Neste conteúdo vamos abordar o que é a gestão de documentos, quais são os seus principais objetivos e como a gestão de documentos digitais pode ser implementada na sua empresa.

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Como sua empresa se beneficia de seus documentos e contratos?

Com a crescente transformação digital, a gestão de documentos tornou-se uma tarefa cada vez mais importante para as empresas. O gerenciamento é crucial para que o negócio seja bem-sucedido, eficiente e produtivo.

Quanto mais organizada essa tarefa for, menos tempo os profissionais precisarão gastar na busca por arquivos, tendo maior disponibilidade para que sejam estratégicos.

Adotar boas práticas no gerenciamento de documentos, principalmente quando se lida com contratos, permite que as empresas mantenham um controle eficiente, facilitando o acesso e reduzindo o tempo gasto na busca e rastreamento de informações.

Dada a importância deste tema, esse post oferece uma introdução à gestão de documentos, abordando conceito e benefícios.

Vamos apresentar o processo de gestão de documentos, focando nas boas práticas e ferramentas que ajudam neste processo. Vamos lá! 

1. O que é gestão de documentos?

Em linhas gerais, a gestão de documentos é uma área da administração que se dedica à organização e armazenamento de documentos.  É um processo essencial para qualquer empresa, pois permite o controle dos processos internos e a melhor tomada de decisões.

Essa gestão pode ser feita de forma manual ou automatizada.

Na gestão automatizada, foco principal de nosso artigo, os documentos são armazenados em um banco de dados de forma a garantir que eles estejam: bem organizados, acessíveis e seguros.

O processo envolve a utilização de um sistema para classificar e armazenar os documentos, assim como criar contratos e afins de forma automatizada.

Assim como garantir que os documentos sejam facilmente encontrados quando necessário.

Os pilares da gestão de documentos digital

Organização: a gestão de documentos digital, sobretudo, está relacionada com um sistema de organização para aumentar a produtividade e reduzir a quantidade de tempo que as equipes gastam procurando por um documento específico.

Escala: o processo envolve o gerenciamento de todos os tipos de documentos jurídicos, principalmente contratos, em todas as fases do seu ciclo de vida, desde a criação. O mesmo processo deve garantir que todos os documentos estejam atualizados e estejam em conformidade com as políticas da empresa.

Eficácia: o método ou sistema adotado deve ajudar a simplificar os fluxos de trabalho, melhorar a eficiência e a comunicação entre colaboradores e equipes.

Independentemente do método utilizado, a gestão de documentos precisa atender a alguns critérios básicos, como:

• segurança;
• confiabilidade;
• disponibilidade;
• flexibilidade.

2. Qual a importância da gestão de documentos para a sua empresa?

Documentos são um importante parte de qualquer organização e, como tal, a gestão de documentos jurídicos e contratos é uma importante área de negócios. Ter uma boa gestão de documentos pode ajudar a melhorar a eficiência e reduzir custos.

A má gestão de documentos, por outro lado, pode levar a perda de informações importantes, atrasos nos processos e violações de segurança.

Sob esta ótica, o gerenciamento de documentos digitais é essencial para manter operações eficientes e proteger informações importantes, visto que essa é uma área que tem como objetivo principal garantir a correta conservação e utilização dos documentos, de forma que possam ser facilmente recuperados e utilizados como um banco de dados quando necessário.

Crucial para gerenciar documentos jurídicos e contratos

Quanto se trata de gestão de documentos jurídicos, o gerenciamento de contratos é outro aspecto importante das operações comerciais. As empresas precisam rastrear seus contratos com clientes e fornecedores, bem como garantir que esses contratos sejam atualizados em tempo hábil.

Um sistema de gestão de documentos pode ajudar as empresas a se manterem organizadas e em conformidade com suas obrigações contratuais.

3. Quais os principais desafios ao gerenciar documentos?

Quando se trata de documentos, as empresas enfrentam um conjunto único de desafios.

1. Grande volume de documentos

O primeiro é o volume crescente de documentos que precisam ser gerenciados, visto que com a digitalização, as empresas produzem documentos em uma taxa sem precedentes.

As empresas devem ser capazes de rastrear e gerenciar um grande número de documentos, geralmente em diferentes departamentos e locais.

2. Diversidade e complexidade de documentos

Os segundo e terceiro desafios são a diversidade e complexidade dos documentos. Essa complexidade aumentou com o advento da tecnologia, já que os documentos podem agora ser criados, armazenados e transmitidos eletronicamente.

Elas devem ser capazes de rastrear e gerenciar um grande número de documentos, geralmente em diferentes departamentos e locais.

Além disso, precisam garantir que esses documentos sejam precisos e atualizados.

3. Conformidade

Também existe a necessidade de manter a conformidade com a legislação, ou seja, preservar os documentos por um período de tempo determinado pelas leis e regulamentações.

É necessário garantir que os documentos relevantes sejam mantidos por um período adequado para fins legais e administrativos. Finalmente, as organizações enfrentam o desafio da segurança dos documentos.

Com a crescente ataques virtuais às redes corporativas, é necessário garantir que seus documentos estejam protegidos

Por essa e outras razões, os sistemas de gerenciamento de documentos fornecem um repositório central para todos os documentos da empresa. Isso torna mais fácil para os funcionários encontrarem as informações quando precisam.

Os melhores sistemas também incluem recursos como controle de versão e fluxo de trabalho de documentos, que ajudam a manter todos informados.

4. Como implementar uma gestão eficiente de documentos?

A seguir, listamos 5 dicas para te ajudar nessa tarefa:

Crie um sistema de arquivamento: uma das primeiras coisas a se fazer é criar um sistema de arquivamento para os seus documentos. Esse sistema pode ser físico (pastas e gavetas) ou digital (banco de dados ou pasta no computador).

O importante é que você escolha um sistema que seja fácil de ser gerenciado e que permita que você encontre rapidamente o documento que está procurando.

Indexe os seus documentos: outra forma de facilitar a busca por um determinado documento é indexá-lo, isto é, criar um índice com todos os documentos da sua empresa e as respectivas categorias. Dessa forma, basta consultar o índice para encontrar o documento desejado.

Mantenha os seus documentos atualizados: é importante que você mantenha os seus documentos sempre atualizados, pois assim você garante que as informações contidas neles estão corretas e completas.

Além disso, caso seja necessário fazer alguma alteração em um determinado documento, fica mais fácil localizá-lo e realizar as devidas modificações.

Faça backups dos seus documentos: outra dica importante é fazer backups dos seus documentos, pois assim você evita perder informações importantes caso haja algum problema com o arquivo original.

Os backups podem ser feitos em disco rígido externo, nuvem ou pen drive, por exemplo.

Utilize um software: existem diversos tipos de software especializados em gestão de documentos, com recursos para armazenamento, segurança da informação, etc.

Esses programas podem facilitar muito a sua vida na hora de gerenciar os arquivos e tornam a busca por um determinado documento muito mais simples e rápida.

5. Como estruturar a gestão de documentos digitais?

Há muitas maneiras diferentes de estruturar um sistema de gerenciamento de documentos digitais. O fator mais importante é escolher um sistema que funcione bem para suas necessidades específicas.

Ao configurar um sistema de gerenciamento de documentos para sua empresa, há algumas coisas importantes a serem lembradas. Primeiro, você precisa decidir como organizará seus documentos. Você usará armazenamento na nuvem ou local?

Em segundo lugar, pense em como você compartilhará documentos com funcionários e clientes. Por fim, considere quais recursos você precisa em um sistema de gerenciamento de documentos.

Por exemplo, você precisa do controle de versão ou da capacidade de assinar documentos eletronicamente?

Uma solução completa, como a Juridoc, pode oferecer ambos os recursos.

Outras vantagens de um software de automação

O uso de ferramentas automação e gestão de documentos também permite pesquisa e recuperação rápidas quando necessário. Os sistemas podem ser configurados para permitir que apenas determinados indivíduos acessem determinados arquivos, garantindo que as informações confidenciais sejam mantidas em segurança.

Além disso, fazer backup de arquivos eletrônicos é mais fácil do que gerenciar cópias físicas em papel, o que reduz o risco de perda de dados.

Com certeza, há muitos benefícios em usar um sistema de gerenciamento de documentos, os quais ainda vamos explorar mais adiante neste conteúdo. 

6. O que é um software de gestão de  documentos e como ele funciona?

Um sistema/software de gestão de documentos fornece a funcionalidade necessária para criar documentos, armazenar, gerenciar e compartilhar documentos digitais em qualquer empresa ou departamento.

Na verdade, existem várias maneiras de abordar o gerenciamento de documentos, mas a maioria dos sistemas envolve alguma combinação de criação de documentos digitais, indexação e armazenamento de documentos em um repositório central.

Depois que os documentos são armazenados eletronicamente, eles podem ser facilmente acessados por usuários autorizados de qualquer lugar com uma conexão à Internet. Isso torna mais fácil para os funcionários trabalharem remotamente e colaborarem em projetos sem precisar compartilhar documentos fisicamente.

Além disso, um software de gestão de documentos pode fornecer funcionalidades adicionais para gerenciar os documentos, como:

1. versionamento;
2. controle de acesso;
3. auditoria.

Outros benefícios de um software são:

• Otimização do processo de gerenciamento de documentos jurídicos e contratos, desde a criação até o encerramento;
• Melhor controle sobre os prazos e as obrigações assumidas em cada contrato;
• Redução dos riscos jurídicos e financeiros;
• Acesso às informações de forma rápida e segura.

Tenha um banco centralizado de dados

Em linhas gerais, um software funciona como um banco de dados centralizado, onde todas as informações referentes aos contratos da empresa são armazenadas e podem ser facilmente acessadas por todos os envolvidos no processo.

Além disso, essas ferramentas oferecem diversas funcionalidades para facilitar o gerenciamento dos contratos, como alertas automáticos sobre prazos e obrigações, gerador de relatórios, entre outras.

Confira todas as funcionalidades aqui: Software Gestão de Contratos – 10 principais funcionalidades

7. Principais benefícios de um software para gerenciar documentos jurídicos

Os benefícios de ter um bom sistema de gerenciamento de documentos em vigor são inúmeros.

De forma resumida, pode se afirmar que ele pode economizar tempo e dinheiro aumentando a eficiência e reduzindo o risco de documentos perdidos ou extraviados. Também pode ajudar a proteger informações confidenciais e melhorar a conformidade com leis e regulamentos.

Talvez outro benefício bastante óbvio é ajudar a economizar tempo e dinheiro da sua empresa.

Ao simplificar os fluxos de trabalho e automatizar tarefas como aprovações e notificações, os sistemas de gerenciamento de documentos podem ajudar a reduzir a quantidade de tempo gasto em tarefas administrativas.

Mas como é possível alcançar essa eficiência?

♦ Ao manter todas as partes interessadas informadas e atualizadas sobre as versões mais recentes dos documentos, erros podem ser evitados e os projetos podem avançar com mais facilidade.

♦ Os sistemas de gerenciamento de documentos também melhoram a comunicação dentro das empresas, fornecendo acesso rápido e fácil a arquivos de qualquer lugar do mundo.

♦ A automação melhora a eficiência da sua organização, facilitando aos funcionários a localização das informações de que precisam e evitando a exclusão ou modificação acidental de arquivos importantes.

♦ Ferramentas avançadas permitem rastrear quem acessou quais documentos e quando, fornecem informações valiosas sobre os padrões de trabalho dos funcionários e ajudá-lo a identificar possíveis riscos de segurança. Isso pode ser especialmente importante para empresas que estão trabalhando em projetos sensíveis ou de alto risco, onde quaisquer alterações feitas nos documentos podem ter implicações importantes.

♦ Os recursos de controle de versão rastreiam alterações em documentos ao longo do tempo e permitem que os usuários voltem facilmente para versões anteriores, se necessário.

♦ Fornece uma maneira fácil para os membros da equipe compartilharem comentários e ideias sobre documentos, à medida que possibilita manter todos arquivos de projeto em um só lugar pode facilitar o rastreamento das alterações e manter tudo organizado.

8. 6 formas que a gestão de documentos ajuda no seu dia a dia

1. Reduz o tempo gasto com a busca por documentos

Com a gestão de documentos, as empresas conseguem reduzir o tempo gasto com a busca por documentos. Isso acontece porque todos os documentos ficam armazenados em um único lugar e podem ser facilmente encontrados através de um sistema de busca.

2. Organiza melhor os arquivos da empresa

A gestão de documentos também permite que as empresas organizem melhor os seus arquivos. Com um sistema de gestão, é possível criar pastas para cada tipo de documento e classificá-los de acordo com a sua importância.

Assim, fica mais fácil encontrar um determinado arquivo quando preciso.

3. Facilita o compartilhamento de informações

Outra vantagem é que ela facilita o compartilhamento de informações entre os funcionários da empresa. Com um sistema centralizado, todos os usuários podem ter acesso às mesmas informações, facilitando assim o fluxo de trabalho.

4. Diminui o risco de perda de dados importantes

Por meio da gestão de documentos digitais e das informações, as organizações conseguem minimizar significativamente o risco de causarem perdas irreparáveis dos seus dados e do seu histórico organizacional.

5. Melhora de comunicação entre as equipes e projetos 

Fluxos automatizados reduzem o risco de erros e garante que todos estejam trabalhando com as versões mais atualizadas dos documentos, o que é crucial para garantir que todos tenham acesso às informações relevantes.

6. Segurança das informações

A gestão de documentos é essencial para a segurança das informações por vários motivos. Em primeiro lugar, ela ajuda a manter os documentos organizados e facilmente acessíveis, o que é importante para garantir que as informações sejam rapidamente encontradas e utilizadas quando necessário.

Além disso, a gestão de documentos também pode ajudar a proteger os documentos contra danos ou perda, garantindo que as informações sejam mantidas seguras e intactas.

8. Por que devo utilizar um software de gestão de documentos na minha empresa?

Grande parte de documentos de sua empresa podem ser contratos, documentos importantes que regulam as relações entre as partes envolvidas em um negócio.

A gestão de contratos é essencial para assegurar que todas as obrigações sejam cumpridas, evitando problemas futuros.

Com um software para gerenciar seus documentos e contratos, você terá:

Maior controle sobre os documentos: um sistema de gestão de contratos permite que todos os documentos sejam armazenados em um único lugar, facilitando o acesso e o gerenciamento dos mesmos. Além disso, esse tipo de sistema oferece recursos para realizar a busca e o compartilhamento de documentos, o que torna mais fácil encontrar o que você precisa, quando precisar.

Menor risco de erros: todas as informações relevantes ficam registradas em um único lugar e podem ser facilmente acessadas por todos os envolvidos no processo. Isso reduz significativamente o risco de erros na interpretação dos documentos e na execução das obrigações assumidas pelas partes.

Melhor organização dos processos: um sistema de gestão de contratos oferece recursos para automatizar algumas tarefas, como o envio de lembretes para as partes envolvidas nos processos e a geração de relatórios gerenciais. Essa automação facilita a organização dos processos e libera tempo para que as equipes se concentrem nas atividades estratégicas da empresa.

Maior transparência nas relações com os clientes: é possível ter uma visão global dos processos em andamento e do histórico das relações com os clientes. Essa transparência permite maior controle sobre os processos e melhor atendimento aos clientes, evitando problemas futuros.

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Como vimos até aqui, a gestão de documentos é essencial para as empresas que precisam ter um controle eficiente sobre os seus processos. As empresas podem diminuir o tempo gasto com a busca por documentos, organizar melhor os seus arquivos e facilitar o compartilhamento de informações.

Você está buscando um software completo para gestão de documentos jurídicos e contratos? O Software de Gestão de Contratos Juridoc é o melhor e mais completo do mercado, além de ser fácil de usar. 

Você terá um controle total sobre seus arquivos, podendo acessá-los sempre que quiser, mesmo estando fora da empresa. 

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