Existem inúmeras tecnologias que ajudam a tornar o seu trabalho mais inteligente e gestão de documentos jurídicos é uma delas. Aqui estão 10 fatos que vão ajudar a entender essa tendência.

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1. Os sistemas de gestão de documentos jurídicos não são apenas para advogados

A primeira coisa a saber sobre os sistemas de gerenciamento de documentos jurídicos é que eles não são apenas para advogados. Um software de documentos jurídicos e contratos é um sistema projetado para gerenciar grandes volumes de documentos como contratos, acordos, resumos e outros documentos legais.

Estes programas permitem criar documentos do zero ou a partir de modelos utilizando a automação inteligente, sem necessidade de códigos.

Além disso, utilizando modelos revisados pelos advogados e biblioteca de cláusulas, o sistema pode ser utilizado por qualquer pessoa que precise criar, armazenar e organizar documentos jurídicos e contratos, independentemente da sua profissão ou setor.

De fato, esses sistemas são uma das tecnologias mais adotadas pelos advogados e escritórios de advocacia para  gerenciar seu trabalho de forma mais eficiente, mas também são uma grande ferramenta para outros setores compreenderem seus assuntos jurídicos de forma mais detalhada.

Utilizada em grande parte pelos advogados para reduzir o trabalho repetitivo e reduzir o estresse quando se trata de gastar tempo editando e pesquisando pilhas de papéis ou e-mails quando trabalham em um caso, essa tecnologia já ultrapassou as fronteiras dos escritórios e departamentos jurídicos.

Empresas de contabilidade e companhias de seguros, assim como departamentos de RH podem utilizá-lo  para gerenciar qualquer tipo de documento jurídico e organizar seus arquivos, acompanhar questões legais em contratos e outros documentos importantes.

Isto inclui práticas de saúde, agências governamentais, companhias de seguros, departamentos de RH – só para citar alguns.

2. Os sistemas de gestão de documentos podem ser acessados de qualquer parte do mundo

Os melhores sistemas de gerenciamento de documentos jurídicos oferecem várias maneiras diferentes de acessá-los, incluindo aplicativos móveis que lhe permitem cuidar dos negócios enquanto em viagem.

Isso significa, que podem ser acessados de qualquer lugar do mundo. Você não precisa estar em seu escritório ou em sua mesa para ter acesso a ele.

Este é um enorme benefício que tornou essa tecnologia muito popular entre advogados e escritórios de advocacia de todos os tamanhos.

Os advogados podem trabalhar de qualquer lugar, desde que tenham uma conexão com a Internet. Eles podem trabalhar de casa nos fins de semana, ou enquanto viajam a negócios, usando seus laptops ou smartphones para acessar seus documentos legais.

Tudo isso, porque o principal benefício de usar um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos é que ele permite que você armazene todos os seus documentos importantes em um único lugar para que não tenha que se preocupar em perdê-los ou extraviá-los.

Também facilita o acesso de outra pessoa a esses mesmos documentos para que ela possa cuidar de quaisquer tarefas importantes que você possa ter deixado inacabadas.

3. O software permite compartilhar os seus documentos

Um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos permite que você organize as informações de uma maneira que faça sentido para você e outros que precisam ter acesso aos dados.

Você pode incluir detalhes sobre cada documento, como quem o criou, quando foi criado e como se relaciona com outros documentos.

Isto facilita que pessoas com diferentes níveis de acesso encontrem informações relevantes de forma rápida e eficiente sem ter que procurar em pilhas de papel onde podem nem mesmo saber o que estão procurando à primeira vista.

O sistema “trabalha” para aumentar a colaboração. Por exemplo, se alguém precisar ter acesso aos arquivos ou documentos de outro funcionário para concluir seu trabalho, pode fazê-lo facilmente com apenas alguns cliques.

Isso também ajuda a garantir que todos tenham acesso às mesmas informações o tempo todo, para que não haja confusão sobre quais necessidades devem ser feitas em seguida ou como as coisas devem ser tratadas em determinadas situações.

4. Inclui integração com assinaturas eletrônicas

A maioria dos sistemas, como o software da Juridoc, inclui a integração com assinaturas eletrônicas, o que significa que os usuários podem assinar documentos digitalmente. Isto elimina a necessidade de papel e tinta, tornando os processos mais eficientes e economizando tempo e dinheiro.

Os sistemas de gerenciamento de documentos também são altamente seguros quando se trata de assinaturas eletrônicas. Eles oferecem recursos de segurança como criptografia, gerenciamento de direitos digitais e proteção por senha. Estes recursos impedem o acesso não autorizado aos documentos e protegem as informações sensíveis de serem perdidas ou roubadas.

5. É uma parte importante do fluxo de trabalho de qualquer empresa

O gerenciamento de documentos é uma parte importante do fluxo de trabalho de qualquer empresa, mas é uma das áreas mais comumente negligenciadas. Quando você está tentando expandir seu negócio, é fácil se concentrar em iniciativas de marketing e vendas, mas se você não tiver um sistema confiável de gerenciamento de documentos, esses esforços acabarão desmoronando.

A capacidade de acessar e compartilhar arquivos de qualquer lugar, em qualquer dispositivo, é um componente crítico de qualquer organização.

Neste sentido, o software de gerenciamento de documentos oferece uma série de benefícios para sua empresa:

• Fácil armazenamento e recuperação de arquivos sem a necessidade de servidores ou suporte de TI.
• Fácil compartilhamento entre usuários, com diferentes níveis de acesso, dependendo do papel e da função dentro da organização.
• Integração perfeita com outros sistemas como CRM, RH, contabilidade, marketing e muito mais – tudo a partir de uma interface fácil de usar.
• Baixo custo em comparação com soluções locais que requerem servidores dedicados, licenças de software, manutenção e suporte de TI.

 Aqui estão algumas características que se destacam quando se trata de fluxo de trabalho: 

Armazenamento de documentos – permite aos usuários armazenar arquivos em um local central. Isto facilita o acesso dos funcionários a seus arquivos de qualquer lugar.

Segurança de acesso – fornecem segurança em dois níveis: segurança de rede e segurança de sistema de arquivos. Segurança em nível de rede significa que somente usuários autorizados podem acessar o sistema de dentro de sua rede; segurança em nível de arquivo significa que somente usuários autorizados podem acessar arquivos específicos através de sua conta de usuário. As políticas de segurança devem ser definidas para cada tipo de documento para que não haja confusão sobre o que é permitido ou não permitido quando se trata de usar o sistema.

Funcionalidade de pesquisa – a funcionalidade de pesquisa permite aos usuários pesquisar arquivos com base em vários critérios, incluindo título, autor, data de criação/modificação/pagamento, assunto.

6. A gestão de documentos jurídicos o ajuda a melhorar a produtividade e a reduzir custos

O software de gestão de documentos jurídicos é uma ferramenta poderosa que pode ajudá-lo a melhorar a produtividade, reduzir custos e melhorar a qualidade de seus documentos. Um sistema de alta performance  permitirá automatizar muitas tarefas, economizar tempo e dinheiro e facilitar o trabalho com os clientes.

Aqui estão algumas das maneiras que a gestão de documentos jurídicos pode ajudar:

Reduz custos: o sistema permite reduzir custos automatizando muitas das tarefas envolvidas na administração de seu negócio. Por exemplo, usar software para criar documentos como contratos ou outros acordos significa que você pode evitar o pagamento de advogados para redigi-los do zero. Você também economizará dinheiro em papel, taxas de impressão e arquivos físicos.

Melhora a produtividade: ferramentas jurídicas facilitam o trabalho, permitindo que os colaboradores envolvidos em uma negociação trabalhem juntos de forma mais eficiente e compartilhem informações rapidamente com colegas em diferentes locais.

Isto pode ajudar a reduzir atrasos na conclusão de projetos e melhorar a produtividade geral dentro de sua organização.

7. Melhora a satisfação e retenção de clientes

A satisfação do cliente é um fator-chave para garantir que os clientes voltem para você. É também um bom indicador de quão bem você está fazendo seu trabalho e atendendo às expectativas.

Neste ponto, o gerenciamento de documentos pode melhorar a satisfação e retenção do cliente, o que significa que você pode gastar mais tempo com as partes de seu negócio que realmente importam.

Os clientes não são apenas números em uma planilha de cálculo. Eles são pessoas com necessidades, desejos e expectativas. Para melhor atender seus clientes, você precisa saber quem eles são e o que eles querem de você.

Sob essa perspectiva, o gerenciamento de documentos permite organizar as informações dos clientes em um banco de dados de fácil acesso que lhes permite acompanhar as necessidades ao longo do tempo.

Isto os ajuda a antecipar o que seus clientes podem precisar em seguida para que possam prestar um melhor serviço no futuro e tratar qualquer problema com rapidez e eficiência

8. Ajuda os seus colaboradores a trabalhar de forma mais eficiente

Os documentos jurídicos fazem parte de todos os negócios e, para algumas empresas, são uma grande parte do seu fluxo de trabalho diário.

Estes documentos podem incluir contratos, faturas, ordens de compra e muitos outros.

Se sua empresa lida diariamente com isso, sem dúvidas, é importante encontrar maneiras de tornar esse processo mais tranquilo para seus funcionários.

Como mostramos até aqui, a gestão de documentos jurídicos é um método para armazenar, compartilhar e colaborar em documentos.

É usado por empresas, escritórios de advocacia e agências governamentais para gerenciar documentos e torná-los mais fáceis de encontrar quando você precisa deles.

São projetados para lidar com uma grande variedade de documentos, inclusive, ajudar seus colaboradores a trabalharem de forma mais eficiente.

Por exemplo, se você tem uma grande coleção de documentos relacionados a um caso, você pode ter que passar horas pesquisando todos eles apenas para encontrar o correto. Com o software de gerenciamento de documentos, você pode facilmente pesquisar todos os seus documentos e encontrar o que está procurando em segundos ou minutos ao invés de horas.

Você também poderá acessar esses documentos de qualquer lugar, portanto, se um funcionário precisar de algo enquanto estiver fora do escritório, ele poderá acessá-lo através de seu smartphone ou tablet sem ter que carregar nenhum arquivo físico com ele.

Outro benefício é permitir que funcionários que normalmente não trabalham juntos – como advogados de diferentes setores – colaborem mais facilmente.

Se um advogado precisar da opinião de outro sobre algo em seu arquivo, ele não precisa enviar um e-mail perguntando sobre isso; ele pode simplesmente compartilhar seu arquivo para que essa pessoa possa ver exatamente a indicação feita no documento.

Aqui estão alguns benefícios para os seus colaboradores:

Organização: os documentos jurídicos estão frequentemente espalhados por diferentes locais. Tê-los todos em um só lugar facilitará aos funcionários encontrar o que eles precisam durante o curso de um projeto importante.

Eficiência: assim que seus documentos encontram-se organizados, será mais fácil para os funcionários encontrar o que eles precisam quando for necessário.

Segurança e controle: manter todos os seus documentos em um único local significa que você tem melhor segurança sobre eles também.

Você sabe onde tudo está o tempo todo, portanto não há risco de perder informações importantes ou de apagar acidentalmente alguma coisa sem saber que ela existia em primeiro lugar.

9. Ajuda a reduzir a quantidade de tempo gasto em tarefas administrativas

Você sabia que a gestão de documentos legais pode ajudar a reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas?

O software de gerenciamento de documentos jurídicos pode ajudar a reduzir a quantidade de tempo gasto em tarefas administrativas, automatizando-as e liberando o tempo dos advogados e outros profissionais para usos mais produtivos, racionalizando a administração da seguinte forma:

Criando e editando de documentos

O software de gerenciamento de documentos permite criar modelos para documentos comuns, tais como contratos ou acordos.

Isto reduz a quantidade de tempo que os funcionários levam para redigir estes documentos do zero cada vez que são necessários, pois eles já existem como arquivos modelo no sistema. Isto significa menos trabalho para os funcionários e menos dinheiro sendo gasto em taxas legais por ter que criar novos modelos a partir do zero a cada vez

Facilitando a pesquisa

Advogados podem passar horas pesquisando arquivos ou documentos de computador para encontrar informações específicas sobre um caso, assim como as equipes de um departamento podem fazer o mesmo em busca de documentos para dar andamento a um projeto, uma venda ou uma negociação.

Com um bom sistema instalado, eles serão capazes de localizar rapidamente o que precisam e economizar tempo na busca. Isto também significa menos dinheiro gasto em trabalho administrativo, bem como menos tempo perdido por profissionais que poderiam estar trabalhando em outras tarefas em vez de procurar por documentos.

Otimizando tarefas financeiras [Faturamento]

O financeiro frequentemente têm que enviar faturas após a conclusão de um atendimento, venda ou consultoria.

Com um sistema eficiente, eles podem enviar faturas imediatamente após a conclusão do trabalho em vez de ter que esperar até que tenham tempo de percorrer todos os seus arquivos novamente para encontrar informações de faturamento.

Isto lhes permitirá faturar mais rápida e eficientemente, o que significa clientes mais felizes.

10. Simplifica as operações e aumenta a flexibilidade em sua empresa

Com um sistema de gerenciamento de documentos jurídicos, você pode gerenciar todos os documentos de sua empresa com facilidade.

Os benefícios do gerenciamento de documentos incluem:

Eficiência na manutenção de registros

Você não precisará mais classificar em pilhas de papel para encontrar o que está procurando. Em vez disso, todos os seus documentos serão armazenados de uma forma organizada e fácil de pesquisar.

Isto facilita muito a localização rápida de documentos específicos, quando necessário.

Maior eficiência

Seus funcionários passarão menos tempo procurando informações e mais tempo trabalhando em seus projetos. Isto permite que terminem os projetos mais rapidamente e façam mais em menos tempo.

Aumento da segurança

Seus dados são seguros porque somente usuários autorizados têm acesso aos arquivos. Isto ajuda a proteger as informações sensíveis de serem vistas por terceiros não autorizados.

Flexibilidade

O gerenciamento de documentos também ajuda as empresas a se tornarem mais flexíveis, proporcionando fácil acesso à informação em qualquer lugar onde ela possa ser necessária, a qualquer momento.

Isto pode ajudar as empresas a responder rapidamente a novas oportunidades ou desafios à medida que eles surgem.

Portanto, a gestão de documentos não é somente sobre documentos

Um dos conceitos errados e bastante comum sobre a gestão de documentos é que se trata apenas de gerir documentos. Embora seja verdade que esta é uma parte do processo, não é a mais importante.

O verdadeiro objetivo da gestão de documentos é aumentar a eficiência e reduzir os custos, assegurando que os documentos sejam tratados de forma organizada e consistente em todos os departamentos, para que os funcionários não tenham de passar tempo à procura de informação ou a tentar encontrar alguém que saiba como algo funciona ou como algo deve ser feito.

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Nosso software possui diversas funcionalidades que facilitam o dia-a-dia de advogados, contadores e outros profissionais.

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