A crise ocasionada pela Covid-19 impacta principalmente o trabalho corporativo. Por isso, vamos iniciar uma série de artigos com dicas sobre ferramentas digitais, negócios online e tudo o que você precisa saber para superar os principais desafios do trabalho remoto. 

Equipes remotas: a transformação digital impulsionada pela crise

Os casos confirmados do novo coronavírus – COVID-19 – ultrapassa os 180 mil e o seu impacto afeta a economia global e ocasiona medidas de contenção em larga escala em todo o mundo.

Declarada como pandemia pela Organização Mundial da Saúde (OMS), a rápida disseminação da COVID-19 fez com que as principais instituições e bancos reduzissem suas previsões para a economia global e ocasionou a queda dos preços de ações e de títulos. 

Paralelo a isso, a proibição de viagens, o comércio sendo interrompido e as fábricas fechadas ocasiona um rápido impacto na cadeia produtiva e no uso de bens e serviços.

Neste embate, entre todos os efeitos mais graves e relacionados com a economia, destaca-se o impacto no trabalho.

Sem dúvidas, as empresas em todo o mundo têm se esforçado para fazer os ajustes que estão ao seu alcance para manter seus funcionários seguros, conter a propagação do vírus e continuar operando.

Diante disso, para muitas organizações, o trabalho remoto tem sido a principal das alternativas. Hoje, inclusive, a OMC em parceria com a Câmara de Comércio Internacional (ICC) fez uma declaração para que as empresas atualizem, preparem e apliquem planos de continuidade de negócios, prevendo medidas como o teletrabalho, quando necessário.

Vale notar aqui, que independente do setor de atuação, a maioria das empresas já passa por algum tipo de transformação digital. Há muito tempo as empresas têm lidado com a transformação na forma de se relacionar com clientes, fornecedores e colaboradores.

E, sem dúvidas, o uso da tecnologia é um facilitador que está trazendo novas perspectivas para as organizações tanto agora neste momento de crise quanto ajudando a estruturar novos modelos de negócios para o futuro. 

Algumas já se beneficiam de novas tecnologias em nuvem, dispositivos móveis, IA, plataformas de colaboração, soluções para análises de dados inteligentes, entre muitos outros recursos.

Mas mesmos as empresas mais avançadas em seus processos, talvez ainda não estejam totalmente preparadas culturalmente para gerenciar equipes remotas. Da mesma forma, podem ter dificuldades para disponibilizar as ferramentas mais eficazes para que seus colaboradores trabalhem em home office.

Em vista disso, vamos fazer uma série de artigos, para mostrar como as empresas, executivos e profissionais das mais diversas áreas, podem considerar soluções ativadas por tecnologia.

Neste primeiro post, vamos mostrar como o software de gestão de contratos pode ajudar a otimizar seus processos de contratação e aumentar a colaboração entres seus colaboradores remotos. 

Os benefícios do software de gestão de contratos para as equipes remotas

O software de gestão de contratos é usado para gerenciar a criação, negociação, alteração, assinatura e análise de dados de contratos legais e pode ser crucial para as equipes se manterem na mesma página mesmo quando estão trabalhando em home office.

Essa tecnologia é vista como uma das principais ferramentas para fazer uma mudança digital calcada em resultados. Uma vez que uma abandonar uma abordagem analógica – cópia impressa, papel e caneta – é transformador quando se trata de eficiência, velocidade e custo. 

Um grande número de empresas, assim como o setor jurídico, já estão adotando contratos digitais. No entanto, com a crise da pandemia do novo coronavírus, as pessoas que ainda não conhecem essa tecnologia podem estar se perguntando como vão dar continuidade aos seus processos de contratação.

Visto que esse é um processo complexo que exige reunião, comunicação, aprovação e formalidades jurídicas – assim como assinaturas das partes interessadas que podem ser clientes, fornecedores ou mesmo colaboradores. 

Portanto, se a equipe jurídica, de Recursos Humanos, financeira ou mesmo de uma equipe de vendas está trabalhando de forma remota, essa é uma solução que vai unir as pontas e colocar o processo de criação e revisão de documentos em ordem. 

Isso é possível, porque esse é um sistema projetado para ser usado diariamente por profissionais em vários departamentos e unidades de negócios.

Há muitos benefícios do software de gestão de contratos, mas aqui vamos destacar os principais para as equipes remotas. Acompanhe.

Recursos que ajudam os colaboradores a criar, assinar e acompanhar contratos

Um software de gestão de contratos têm como principal trunfo facilitar o acompanhamento de contratos desde a origem do documento até a sua assinatura, mesmo quando os colaboradores estão fazendo home office ou as partes que precisam assinar não se encontram no mesmo local, cidade ou país.

Além de assinar contratos digitalmente, o sistema permite o gerenciamento de todo o portfólio de documentos, mantendo a organização dos arquivos e as equipes no controle.

O software facilita o início de novos fluxos de trabalho e alerta automaticamente os usuários sobre as tarefas que eles precisam resolver.

Dessa forma, mesmo quando os colaboradores estão distantes, é muito fácil que cumpram as tarefas que precisam resolver e todas as formalidades, desde a solicitação até a assinatura do contrato final.

1. Obter documentos assinados rapidamente e online

O software de gestão de contratos torna simples e rápida a assinatura de documentos. Esse sistema completo, elimina necessidade de imprimir, assinar e digitalizar novamente e facilita para todas as partes envolvidas mesmo quando os assinantes se encontram em locais diferentes.

Quando se trata de equipes de vendas, por exemplo, o sistema acelera o processo e aumenta as taxas de conversão, visto que as partes interessadas podem assinar a qualquer hora, em qualquer lugar.

Saiba mais sobre assinaturas eletrônicas e o processo de vendas: 7 vantagens de usar assinaturas eletrônicas em seu processo de vendas. 

2. Acessar de qualquer lugar para criar e editar documentos

À medida que mais e mais negócios são realizados de forma online e os colaboradores estão trabalhando remotamente, o acesso ao processo de contratação é fundamental.

E o sistema de contratos  permite criar, editar, aprovar ou rejeitar contratos de forma totalmente online e colaborativa e com mais eficácia, por meio de notificações por tarefas, visualizações do painel, pesquisa e fluxos de trabalho de aprovação de contratos.

3. Gerenciar e armazenar todos os contratos em um só lugar

Com um sistema avançado de gerenciar contratos, todos os responsáveis pelos contratos podem ter uma visão geral de todos os seus documentos enviados e assinados.

Com mais visibilidade e controle, é possível acompanhar quem visualizou, abriu e assinou o contrato. Com base nessas informações, os colaboradores podem executar a próxima ação apropriada, conforme o fluxo de trabalho.

4. Configurar fluxos de aprovação de documentos

O sistema de gerenciar contratos oferece a possibilidade de configurar fluxos de trabalho  que permitem às empresas definir, automatizar e aplicar tarefas.

Dessa forma, é possível criar regras e pontos de decisão que controlam o ciclo de vida do gerenciamento de contratos, com notificações personalizadas e alertas automáticos.

Para isso, basta incluir no processo as pessoas certas no momento certo para manter o processo funcionando de maneira rápida e eficaz mesmo quando os colaboradores estão fora da empresa.

5. Configurar permissões de usuário 

De fato, um repositório centralizado para armazenar todos os contratos é um aspecto que apresenta muitas vantagens para as equipes que lidam com contratos.

Entretanto, recursos para gerenciar permissões de usuário relacionadas ao acesso de contratos confidenciais, como o controle de acesso baseado em funções se torna fundamental para a segurança de informações.

Por fim, quando você usa uma solução de contratos na nuvem, você tem capacidade de ampliar a capacidade dos seus negócios com uma infraestrutura flexível, na qual seus colaboradores podem trabalhar de qualquer lugar sem interrupções em suas funções.

Quer saber mais sobre como incorporar a automação de seus processos de contratos e facilitar a colaboração entre os seus colaboradores que criam e gerenciam documentos? Cadastre-se na nossa plataforma ou envie um e-mail para hello@juridoc.com.br.

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