O controle de versão é extremamente útil e um passo crucial na criação de uma gestão de contratos eficiente.

Por que o controle de versão na gestão de contratos é útil?

Com certeza, você já teve que examinar seus arquivos tentando determinar qual versão de um contrato fazer atualizações e ficou com dificuldades para descobrir a diferença entre a versão mais recente, a versão final ou anterior.

Isso acontece por que em um caso típico de contratação uma das partes costuma enviar um contrato para a outra.  Por conseguinte, a outra parte deseja negociar alterações no contrato e enviar de volta um documento revisado contendo as alterações sugeridas. Ou ainda retornar com uma lista de alterações propostas com explicações.

Logo após, a primeira parte envia de volta um contrato revisado que inclui algumas das alterações sugeridas pela outra parte. Ou também pode se recusar a fazer quaisquer alterações. O processo é repetido até que uma versão final seja acordada e assinada.

É neste contexto que um sistema de controle de versão pode fornecer clareza ao revisar o contrato, esclarecendo o que foi alterado, por quem e quando.

Com o controle de versão, você sempre trabalha a partir da versão mais recente, embora ainda possa fazer referência a versões anteriores. Ou seja, tem a garantia de que trabalha com a versão mais correta.

Um software de gestão de contratos com recursos de controle de versão acompanha todas as alterações no documento e inclui uma trilha de auditoria do usuário que fez a alteração. Também é capaz de reverter para qualquer versão anterior do documento e iniciar um fluxo de trabalho para aprovação ou revisão.

De modo geral, uma solução inteligente oferece um fluxo lógico para acompanhar o progresso do contrato, mantendo alterações detalhadas e não desperdiça o tempo dos colaboradores tentando identificar alterações.

Por isso, as organizações que lidam com documentos longos e complexos, como contratos, que exigem ciclos frequentes de revisão devem adotar soluções de gerenciamento que ofereçam algum tipo de controle de versão.

Esse tipo de funcionalidade evita que você e sua equipe trabalhem com a versão errada de um contrato e criem situações potenciais para compromissos contratuais não intencionais ou obrigações contratuais perdidas.

Como melhorar seu processo de contratos com o controle de versão

Portanto, como já mencionado é importante ter as ferramentas e implantar os procedimentos necessários para monitorar e controlar cada reiteração do contrato.

Sobretudo, é importante certificar-se de que todos estejam olhando para a versão correta. Dessa forma se reduz a confusão e evitam-se riscos.

Algumas pesquisas apontam, por exemplo, que as pessoas costumam passar por mais de cinco versões de um contrato antes de sua adesão final.

Por isso, é bastante claro que as empresas necessitam de ferramentas que permitam comparar contratos e eliminar a complexidade operacional que acompanham o gerenciamento.

Assim o melhor método de controle de versão para quase todos os processos de gerenciamento de contratos é manter registros históricos de versões antigas, especialmente até o ponto em que um contrato foi executado.

Ao fazer isso, os usuários não ficarão inseguros se estão trabalhando com a versão correta do documento. Além disso, é vital que a ferramenta de gestão utilizada permita fazer comparações diferentes versões de documentos que estão em andamento.

Essa funcionalidade permite que os usuários vejam facilmente o que mudou de versão para versão.

A importância de poder concluir uma comparação de documentos rápida é ainda mais importante no momento em que o documento está pronto para ser assinado.

Dito isso, é importante salientar que uma solução de gestão de contratos evita sobreposições de alterações. Assim como o equívoco de duas partes revisarem duas versões diferentes de um documento ao mesmo tempo e fazer alterações na mesma parte ao mesmo tempo.

Outro problema bastante comum é quando se faz a emenda essencial em um contrato e, logo após, por engano usa-se uma versão incorreta como documento final, o que pode acarretar em violações de conformidade.

Também pode ter um impacto bastante negativo se uma pessoa sem autoridade para revisar certas partes de um documento fazer mudanças sem obter as devidas aprovações.

Importante: Sempre faça comparações de versões 

Independente da solução de gerenciamento de contratos que você utiliza, à medida que as negociações avançam você deve sempre executar uma comparação quando receber um rascunho do outro lado.

Uma comparação mostra quais alterações foram feitas em um documento comparando o rascunho que retorna do outro lado contra o rascunho que você enviou.

Então, o que você achou sobre ter um sistema automatizado que garante o controle de versão adequado? Se você quer saber mais sobre esse tipo de solução, faça o seu cadastro na nossa plataforma.

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