O software de gestão de contratos oferece recursos que ajudam as empresas a redigir, negociar e gerenciar acordos contratuais. Descubra aqui as 10 principais funcionalidades desta solução.

[toc]

Quais são os principais recursos de um software de gestão de contratos?

Para acelerar a criação e execução de seus documentos jurídicos, você precisa de um software de gestão de contratos que ajude a mitigar riscos, aprimorar a conformidade e aumentar a visibilidade de ponta a ponta.

Entretanto, as soluções de software de gerenciamento de contratos podem variar de sistemas bastante simples aos mais sofisticados.

Então o que é preciso para escolher um software de gestão de contratos empresarial? Para responder a essa pergunta, listamos as 10 principais funcionalidades que você deve buscar em um sistema de gestão de contratos essenciais para empresas de médio e grande porte.

1 – Automatização de modelos e biblioteca de cláusulas

Novos contratos costumam levar semanas e até meses para serem executados após serem redigidos. Por isso, um software de gestão de contratos deve resolver esse problema, agilizando o processo de criação de contratos com tipos de contrato padrão, biblioteca de cláusulas e automação de modelos.

⌈ Uma das principais funcionalidades que você deve buscar é a capacidade de implementar bibliotecas de cláusulas e automatizar modelos.⌉

Ao manter uma biblioteca de cláusulas padrão com termos comuns usados e suas variações ajuda os autores de contratos a padronizarem a linguagem nos contratos da empresa, além de manter a qualidade e conformidade do documento.

2 – Um repositório central de documentos

Um repositório na nuvem é um dos itens mais importantes para manter os contratos centralizados, seguros, escaláveis e facilmente acessíveis.

⌈Um repositório central oferece acesso fácil e seguro a todos os contratos⌉

Dessa forma, toda a organização pode pesquisar facilmente e realizar as tarefas relacionadas aos contratos corporativos conforme as funções e privilégios.

3 -Alertas para gerenciar cronogramas

Um dos principais recursos de um software de gestão de contratos consiste em alertas para gerenciar cronogramas de obrigações, termos e principais disposições.

⌈ Os gerentes ou responsáveis pelos contratos podem manter-se a par das próximas renovações, obrigações pendentes e principais disposições do contrato.⌉

Por isso, avalie se o software poderá auxiliá-lo enviando lembretes sobre as próximas renovações e alertas sobre ocorrências de não conformidade e obrigações pendentes.

4 – Assinatura eletrônica

Acelerar o tempo de assinatura é um dos principais fatores para fechar o negócio mais rapidamente, visto que na maioria das organizações, levam-se semanas para obter assinaturas.

⌈ As assinaturas eletrônicas oferecem uma maneira mais rápida de obter o consentimento das partes interessadas em contratos.⌉

Da mesma forma, oferece benefícios adicionais, como segurança, verificação e recursos de auditoria para os negócios. Portanto, ter uma opção de assinatura eletrônica facilita para todas as partes interessadas.

Quer saber mais sobre as assinaturas eletrônicas? Leia também o artigo Guia Básico sobre Assinaturas Eletrônicas: tudo o que você precisa saber.

5 – Pesquisa avançada

Os gerentes de contrato perdem muitas horas de trabalho pesquisando contratos que normalmente são mantidos em unidades ou repositórios locais sem pesquisa funcional.

Para quem busca uma solução completa, a funcionalidade de pesquisa avançada oferece aos usuários a capacidade de pesquisar contratos com base em vários parâmetros, como título do contrato, nome do autor, setores de negócios, entre outros.

6 – Análise de desempenho e relatórios

Quer economiza longas horas e melhorar a eficiência? A análise e desempenho e relatórios com base em metadados  fazem as empresas darem um salto de produtividade.

Visto que os relatórios de desempenho de contratos fornecem aos gerentes de contratos e colaboradores informações sobre seus padrões de trabalho.

⌈Uma solução CLM fornece informações sobre possíveis gargalos e riscos entre contratos que podem ser identificados e eliminados.⌉

Os relatórios mostram, por exemplo, se seus contratos são renovados no prazo, se as obrigações são devidamente cumpridas e se os tempos de ciclo dos contratos são adequados.

7 – Ferramentas para gerenciar fluxos de trabalho

Outro item importante ao procurar um software é a capacidade de gerenciar aprovações e fluxos de trabalho para toda a organização.

⌈Uma solução de última geração deve oferecer um mecanismo de fluxo de trabalho facilmente personalizável.⌉

Essa funcionalidade é importante porque cada organização possui regras de revisão e aprovação exclusivas e geralmente complexas para documentos legais.

Por exemplo, se um contrato for criado por um membro da equipe de compras e precisa enviá-lo para o jurídico, como esse contrato será delegado? Portanto, o software deve oferecer recursos para definir processos de aprovação.

8 – Gerenciar todo o ciclo de vida dos contratos

A gestão do ciclo de vida do contrato é um processo complexo que requer atenção aos detalhes e uma compreensão substancial dos riscos envolvidos.

⌈Um software de gerenciamento de contratos deve dividir o processo em uma série de atividades que podem ser controladas e aprimoradas.⌉

Dessa forma, as organizações que usam um software têm uma chance maior de mitigar os riscos relacionados ao contrato e manter melhores relacionamentos com fornecedores, clientes e parceiros de negócios.

9 – Implantação rápida e sem custos

Uma implantação rápida e sem custos, como no caso de plataformas SaaS, oferece uma significativa economia  relacionada à contratação de serviços profissionais de TI e elimina a necessidade de longas horas para configuração.

⌈O melhor a fazer é encontrar uma ferramenta que tenha opções para configurar o sistema do modo mais simples possível.⌉

Além disso, vale investir em uma ferramenta que ofereça uma interface amigável e uma boa experiência para o usuário.

10 –  Escalabilidade e flexibilidade

Em primeiro lugar, é preciso investir em uma solução que pode crescer com você à medida que a sua empresa cresça e o número de contratos também.

⌈Portanto, escolha uma solução que facilite a integração com outros sistemas, como o CRM, por exemplo.⌉

Quando um sistema oferece escalabilidade e flexibilidade, você garante o Retorno de Investimento (ROI), além  de aprimorar a conformidade, segurança de dados e auditorias regulatórias.

Em resumo, o software de gestão de contratos se tornou uma ferramenta essencial para muitas empresas. Basta escolher a opção certa para o seu negócio para que você possa colher todos os benefícios. Cadastre-se na nossa plataforma e faça teste grátis por 14 dias, antes de tomar essa importante decisão. 

Artigos que possam ser de seu interesse

Como definir o capital social da sua empresa?

O capital social é um instrumento fundamental para o nascimento e a vida de sua empresa! Ele serve ao mesmo Leia mais

Como se tornar empresário sem ter sócios no Brasil ?

Você quer empreender sem se associar, mas não sabe ainda qual o modelo de empresa escolher ? Apresentamos neste artigo Leia mais