17 Sep Fluxo de trabalho de Aprovação – como melhorar a eficiência da sua equipe [Recursos Juridoc]
A revisão e aprovação de contratos envolve trabalho em equipe, cooperação e produtividade. Mas na vida real, a colaboração nem sempre é fácil.
Quando você tem diferentes membros de equipes participando do mesmo projeto ou negociação, a elaboração e aprovação de um contrato pode demorar semanas e até meses.
E foi exatamente inspirada nos principais desafios de gerenciar contratos, que a Juridoc desenvolveu as ferramentas que estão disponíveis na plataforma para automatizar as tarefas envolvidas em enviar, revisar, colaborar e aprovar contratos.
Com o processo de aprovação em vigor, todo o conteúdo do contrato é examinado, editado e aprovado por membros selecionados da equipe antes de ser enviado para a assinatura.
Então se a sua ideia é utilizar fluxos de trabalho de contrato simples e diretos que você pode adaptar perfeitamente aos seus próprios processos de negócios, você está no lugar certo.
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Por que usar o recurso de fluxo de trabalho Juridoc?
Em um processo de contratação, percebe-se que muito tempo é desperdiçado enviando documentos para frente e para trás para pequenas edições e alterações até o contrato estar pronto para ser enviado para as partes interessadas que precisam assinar.
Recentemente, em uma pesquisa realizada pela Aberdeen Group, 51% executivos jurídicos, de RH e vendas dos EUA, citaram dificuldade em obter status e visibilidade no processo de documentos e 83% não sabem dizer se os documentos foram recebidos e revisados pelas pessoas apropriadas.
E 26% dos executivos e gerentes gostariam que o processo de contratação fosse mais eficiente em suas empresas.
Se você se identifica com os desafios citados acima, você vai adorar saber o quanto os fluxos de trabalho de revisão e aprovação de contratos da Juridoc tornam a colaboração mais fácil e ajudam a sua equipe a ser mais produtiva.
Nesta postagem, vamos ajudar você a entender como funciona o fluxos de trabalho de revisão e aprovação da Juridoc para:
- Colaborar e elaborar contratos precisos e eficientes.
- Encaminhar o contrato certo para a pessoa certa no momento certo.
- Designar os revisores internos em sua empresa.
- Definir as etapas aplicadas em um contrato.
- Reduzir o tempo perdido com aprovações.
- Evitar erros de colaboração e desenvolver um ótimo trabalho.
Então, continue lendo e veja como é fácil criar e configurar fluxos de trabalho de aprovação de vários níveis em seu processo de documentos.
Entenda o fluxo de trabalho Juridoc
A Juridoc sabe que cada processo de aprovação é diferente com base em seu propósito ou requisitos específicos da organização.
Por isso, a plataforma oferece flexibilidade para configurar as tarefas gerais que você provavelmente incluirá ao projetar o seu processo de documentos.
Aqui está um exemplo de aplicação simples para seu fluxo de trabalho:
1. Envio/Solicitação: o processo de aprovação geralmente começa com alguém enviando algo (um documento, solicitação, pedido de compra etc.).
2. Atribuição de aprovadores: se o processo tiver vários níveis de aprovação, o sistema permite definir quem aprovará quais aspectos do trabalho em cada nível.
3. Definição de níveis de permissão: é possível definir o nível de autoridade que cada usuário deve ter e definir entre as permissões de visualizador, editor e administrador, para obter o controle de quem edita, rejeita ou aprova os documentos.
4. Definir datas de vencimento: o sistema permite definir prazos para manter seus fluxos de trabalho em movimento e evitar atrasos de trabalho.
5. Alertas e notificações automáticos: o envio de alertas e notificações automáticas sobre o status podem ajudar a acelerar o fluxo de trabalho (notificações de aprovação ou rejeição, solicitações de atualização).
6. Registro: os registros permitem ver o histórico do usuário. Ou seja, ver quem fez alterações, o quê e quando.
7. Solicitações de edição: as solicitações de edição notificam especificamente um remetente quando o envio foi rejeitado e que requer mudanças antes de ser aprovado.
8. Listas de tarefas: permite incluir a atribuição de tarefas no processo de aprovação, permitindo que cada colaborador veja claramente suas responsabilidades.
9. Chats internos: evita o uso de e-mail ou planilhas para gerenciar aprovações de conteúdo, o que pode atrasar toda a sua equipe.
Como você deve ter percebido até aqui, para que tudo ocorra bem em seu processo de documentos, os usuários podem configurar e projetar seu fluxo de trabalho de aprovação de forma personalizada e com facilidade.
Agora que você já sabe como funciona, veja os benefícios de cada uma das ferramentas para gerenciar seu fluxo de trabalho de aprovação.
4 benefícios de criar um processo de aprovação
As ferramentas da Juridoc permitem que os membros da equipe dentro de um escritório, ou aqueles que trabalham remotamente, acessem documentos, incluindo modelos e biblioteca de cláusulas, assim como ferramentas de edição fáceis de usar para revisar e aprovar contratos online.
E sem o incômodo de erros manuais de idioma, negligenciar cláusulas e termos cruciais para o negócio ou enviar versões desatualizadas.
5 coisas que o processo de aprovação de contratos automatizado pode evitar
- Lacunas e erros humanos que levam a ciclos longos do contratos
- Aprovações de contratos atrasadas
- Falta de padrão nos processos de negócios
- Falta de padrões de conformidade
- Perda de oportunidades
Agora veja os benefícios de criar um fluxo de trabalho de aprovação para o seu processo de contratação.
1. Aprovações internas mais rápidas
Quando você configura cada etapa e designa as pessoas responsáveis, você permite que todos os membros de sua equipe façam alterações instantaneamente.
Por exemplo, você pode definir facilmente quem precisa revisar um contrato e aplicar condições especiais para certos tipos de acordos ou obrigações.
Veja abaixo como a Juridoc permite que você crie um fluxo de trabalho automatizado para conseguir aprovações internas mais rápidas.
Como configurar um fluxo:
#1. Estabeleça os fluxos de trabalho necessários para seus documentos, quando você precisa, por exemplo, que um gestor ou administrador assine o documento antes que ele seja enviado.
#2. O responsável pela aprovação receberá um email automático quando precisar revisar um documento.
#3. Uma vez aprovado, você ou seu gestor poderão enviar o documento imediatamente para o próximo destinatário.
Vantagens dos gatilhos e alertas personalizados:
- Cada pessoa envolvida no processo está ciente de sua próxima tarefa
- Sua equipe gasta menos tempo gerenciando as aprovações
- Rastrear o status de aprovação em suas listas de documentos e painéis
2. Equipes mais colaborativas e responsáveis
Uma vez que suas regras são configuradas, a Juridoc torna mais fácil para qualquer pessoa dentro de uma organização revisar e aprovar os contratos em sua organização.
Para isso, basta atribuir os aprovadores certos para as tarefas certas.
Envolver vários aprovadores garante:
- Documentos em conformidade.
- Aprovação de todas as partes necessárias.
3. Mais conformidade e qualidade em seus contratos
Quando você está trabalhando com várias pessoas, garantir que seus termos principais sejam armazenados em um local central é a chave para manter um fluxo de trabalho eficaz.
Neste contexto, a Juridoc permite que você mantenha todos os seus documentos importantes em um só lugar e as compartilhe facilmente com todos que precisam de acesso a elas. Mas com a vantagem de atribuir membros específicos da equipe a tarefas específicas.
Uma dessas tarefas no processo de fluxo de trabalho pode, por exemplo, envolver a revisão do conteúdo antes da execução do contrato.
O funcionário responsável por editar e aprovar o conteúdo garante que tudo esteja correto, dentro das normas e diretrizes da empresa e a legislação.
Esse processo reduz o risco de que os contratos contenham erros que prejudiquem a empresa ou simplesmente não esteja de acordo com os requisitos específicos de uma negociação com um cliente, fornecedor ou parceiro de negócio.
4. Eficácia em todo o processo de gerenciamento
Todos sabem que um processo de aprovação só é eficaz se houver etapas claras, definidas e repetíveis.
Com a Juridoc, você pode definir etapas que os usuários podem facilmente seguir e repetir um número infinito de vezes conforme as necessidades da sua organização.
Isso porque um processo de aprovação define claramente as funções dos funcionários que podem colaborar de forma direta e eficiente, sabendo exatamente quem é responsável por cada etapa do processo.
Além disso, um fluxo de trabalho de aprovação ajuda os funcionários a cumprirem o cronograma, evita que documentos se acumulem, sejam esquecidos ou não sejam enviados para a assinatura.
Checklist de benefícios do fluxo de trabalho de aprovação:
- Utilizar Modelos e /ou fluxos de trabalho integrados
- Aprimorar a colaboração
- Alertar quando o contrato está pronto para ser assinado
- Rastreamento de controle de versão
- Aumentar a produtividade da equipe
- Mais conformidade e precisão das informações
Então, se você está procurando por uma alternativa que permitirá aos membros de sua equipe criar, revisar e aprovar contratos com facilidade, agende hoje mesmo a sua demonstração.
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