As atividades do setor de Recursos Humanos são bastante amplas, visto que engloba desde o recrutamento ao treinamento dos colaboradores. Mas uma boa gestão de contratos pode facilitar as rotinas de RH.

A importância da gestão de contratos de RH

O setor de Recursos Humanos é provavelmente um dos mais complicados de administrar em uma empresa, visto que  a complexidade de trabalhar com pessoas não se encaixam bem em uma simples planilha.

Mas o RH pode ser ainda mais desafiador quando, além de lidar com a gestão pessoal e treinamento dos colaboradores, é preciso lidar com processos de contratação.

Todos sabem que os funcionários são um grande ativo de uma empresa e todas as relações empregador/empregado envolvem necessariamente um contrato de trabalho.

Da mesma forma, salários, benefícios, entre outros elementos que demandam trabalho minucioso refletem também diretamente nas despesas operacionais de uma organização.

Por isso, gerenciar da melhor forma possível os processos de contratação contribuem para o desempenho sistemático de toda a administração empresarial. 

Principalmente pelo fato de que um contrato entre empregador e funcionário governará todos os aspectos do vínculo empregatício.

Sob esse aspecto, os termos acordados de um contrato são de suma importância na determinação dos direitos e deveres de ambas as partes e também em caso de desacordo entre as partes.

Portanto, neste artigo vamos abordar qual a melhor forma de gerenciar os contratos de um departamento de RH. Para começar, vamos fazer uma breve análise dos desafios do RH no processo de contratação. Acompanhe!

Os principais desafios do processo de contratação

As atividades do setor de RH são bastante amplas, visto que engloba desde o recrutamento ao treinamento dos colaboradores.

Além disso, esse é um setor que está repleto de leis e regulamentações o que faz com que muitas empresas terceirizem esse departamento.

Vale destacar que as funções das equipes de RH  iniciam antes mesmo da efetiva contratação, quando é preciso determinar os critérios de seleção e as qualificações obrigatórias e preferenciais para preenchimento de determinada vaga.

Igualmente é necessário produzir novas descrições de trabalho e atualizar as já existentes, conforme a necessidade de recrutamento da empresa. Após a contratação, é necessário manter os arquivos individuais dos funcionários com a documentação associada a cada colaborador.

Isso engloba currículos, análises, ações disciplinares, verificação de treinamento, avaliações, detalhes da folha de pagamento e assim por diante.

Todos esses arquivos precisam ser protegidos e separados dos arquivos gerais. Por isso, todo o RH deve estabelecer  suas políticas de armazenamento e gerenciamento dos documentos de seus colaboradores. 

Cada empresa também lida com diretrizes em relação a horários, ausências, atrasos, férias e licenças, solicitações especiais e assim por diante.

Dessa forma, cada organização, além  das próprias políticas e procedimentos exigidos por lei, também terá que ter normas específicas que lidam, por exemplo, com questões sobre ética de trabalho, promoções, rescisão, referências e registros de funcionários.

Vale destacar que para documento, carta, atualização e formulário gerado é importante certificar-se sempre que seu funcionário recebeu uma cópia, leu e assinou uma declaração reconhecendo que está ciente do seu conteúdo.

Mas, com certeza, tudo isso não funcionará bem, se você simplesmente trabalhar manualmente e operar com cópias em papel.

O ideal é que esses documentos estejam sempre prontos e disponíveis para todos os interessados. Por isso, uma boa gestão está diretamente associada aos meios e ferramentas que o setor tem à disposição para lidar de forma eficaz e sem erros com toda essa papelada.

Quer saber como fazer isso? No próximo tópico vamos explicar como uma solução completa de CLM – Contract  Management Software pode organizar seu departamento de Recursos Humanos, o que pode ser muito mais simples do que terceirizar esse setor.

Não comece do zero a cada contratação

A gestão de contratos inicia antes mesmo da admissão do colaborador.

Antes de divulgar uma vaga, será preciso pesquisar e rever com antecedência os termos que um empregador deve incluir no contrato de trabalho. Além disso, o contrato mesmo baseado na legislação também deve ser deve ser vinculado a políticas e procedimentos específicos da empresa.

Sabemos que cada contratação dependerá do tipo de contrato em si, da posição oferecida, das normas do setor, mas não é necessário começar praticamente do zero. 

Por isso, a melhor forma de garantir uma contratação mais ágil e sem erros para a sua empresa é automatizando os seus processos.

Dessa forma, é possível criar seus contratos a partir de modelos pré-aprovados ou a partir de uma biblioteca de modelos, visto que o objetivo do CLM é aprimorar a conformidade, ao mesmo tempo em que simplifica o fluxo de trabalho.

Abaixo elaboramos uma lista com as principais funcionalidades de um sistema de gestão de contratos. Mas se você tiver interesse em saber mais sobre essa solução, recomendamos baixar o Guia Definitivo e as Melhores Práticas para a Gestão de Contratos .

Um software de gestão de contratos permite: 

– Redução do tempo gasto na geração e revisão de contratos; 

– Contratos legais apropriados ao tipo de papel que o empregado está assumindo; 

– Armazenar, compartilhar e pesquisar seus contratos em um único local de armazenamento; 

– Gerar contratos com mais rapidez e confiabilidade; 

– Preparar uma auditoria e reduzir a exposição da sua empresa ao risco; 

– Eliminar gargalos e identificar problemas com  ferramentas detalhadas de acompanhamento e geração de relatórios. 

Além do que citamos acima, você pode administrar o RH de qualquer lugar, o que é ótimo se a sua empresa tem colaboradores que trabalham em diferentes locais.

Um sistema de CLM (Contract Lifecycle Management) também possibilita que você altere vários contratos semelhantes ao mesmo tempo e os envie automaticamente para várias partes para revisão simultaneamente. Isso pode ser bastante útil quando uma nova lei trabalhista entra em vigor e é necessário reformular os contratos.

Mais colaboração e menos riscos em seus contratos

Por fim, vamos falar um pouco sobre como a colaboração pode eliminar os riscos de futuros litígios. Por exemplo, quando sua empresa adota um  software de gestão de contratos é possível revisar os contratos existentes e fazer as alterações apropriadas, simplificando todo o fluxo de trabalho ou praticamente eliminando o trabalho manual.

Por conseguinte, o documento alterado pode ser enviado aos funcionários para que eles possam ler e revisar, fazer comentários e sinalizar qualquer dúvida e enviar de volta para o responsável do RH.

O melhor de tudo é que o registro desses comentários poderão ser mantidos ao mesmo tempo em que as mudanças necessárias são incorporadas.

Logo, sua empresa além de acelerar os processos de contratação e economizar o tempo da sua equipe administrativa, elimina passivos trabalhistas e, de quebra, engaja todos os colaboradores.

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