Micro e pequenas empresas devem começar a usar o eSocial a partir de julho. Veja 7 pontos que você deve prestar atenção.

Plataforma unifica obrigações da área trabalhista

O processo de implementação do eSocial iniciou no início deste ano de 2108 para empresas com faturamento maior que R$ 78 milhões em 2016.

A partir de julho, está previsto que todos os empresários, sem exceções, devem cumprir de cumprir as novas regras. Ou seja, as pequenas e médias empresas, inclusive os MEIs que tiveram empregados e pessoas físicas terão a obrigatoriedade de usar a plataforma.

O sistema unificará todo o envio de informações sobre os trabalhadores, como a admissão, rescisão de contrato e os pagamentos trabalhistas e previdenciários exigidos por lei.

Embora o programa do eSocial tenha como objetivo simplificar as rotinas administrativas e diminuir a burocracia, as empresas precisam se organizar e se preparar para a atender as exigências.

Visto que os dados que eram enviados separadamente a cada um dos respectivos órgãos públicos, serão encaminhados por uma única via digital.

Por isso, abordamos neste artigo os pontos que devem receber atenção especial para que a sua empresa esteja preparada para o eSocial.

1 – Validação  cadastral 

Em primeiro lugar, sua empresa deverá estar em dia com as obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas. Por isso, a validação cadastral é o primeiro item desta lista e também o primeiro procedimento a ser realizado.

Será necessário importar um arquivo TXT no portal do eSocial com os dados dos colaboradores. Os dados são CPF, data de nascimento e número de PIS/PASEP.

Feito isso, o sistema deverá retornar em até 48 horas um arquivo no qual você poderá conferir se não nenhuma pendência ou divergência de dados.

As informações enviadas pela sua empresa serão confrontadas com os órgãos da CEF, Previdência Social, MTE e Receita Federal. Em caso dados conflitantes é possível se regularizar para começar a utilizar o sistema sem pendências.

2 – Documentação dos funcionários

O segundo passo é organizar e atualizar todos os documentos e registro dos seus funcionários. Visto que no sistema será necessário cadastrar o histórico de cada um dos seus colaboradores.

Do mesmo modo, serão exigidas diversas informações sobre os contratos de trabalho, histórico funcional, entre outros dados.

Para isso, é necessário preparar um responsável, ou dependendo do tamanho da empresa, preparar uma equipe capacitada para gerir e operar essas questões.

O governo disponibiliza o Manual do eSocial para que as empresas possam se guiar para enviar as informações corretamente.

3 – Adequação dos arquivos

Os arquivos terão que ser enviados em XML. Para atender esta exigência, talvez a sua empresa precisará fazer a conversão dos dados.

Portanto, é importante averiguar com antecedência se o sistema que você utiliza nas operações gera arquivos no  padrão exigido pelo e-Social. 

Caso contrário, ainda dá tempo de se adequar e instruir a sua equipe para estar ciente da importância deste procedimento.

4 – Certificação digital

O certificado digital consiste em  assinatura eletrônica que garante a legalidade das operações virtuais e como garantia da autenticidade das informações trocadas.

Cada vez mais o certificado digital tem se tornado uma ferramenta essencial para as empresas cumprirem suas obrigações legais.

E, no caso do eSocial, será obrigatório ter o certificado. Neste caso, você deve ter um modelo A1 ou A3, válidos pelo padrão ICP Brasil.

Para adquirir o certificado, é importante escolher uma certificadora conveniada à Receita Federal. Você inicia a  a compra pela internet e conclui o processo indo até uma agência da certificadora para validação. A aquisição só será concluída de forma presencial pelos representantes legais da empresa.

O portal do eSocial também disponibiliza uma página que explica a utilização do certificado digital na qualificação cadastral. É importante salientar que será necessário adquirir essa “chave de assinatura” antes de fazer a validação no sistema.

5 – Padronização dos laudos médicos

Os laudos médicos deverão ser providenciados no formato codificado conforme o layout que passará a ser exigido pelo sistema.

Essas codificações devem ser fornecidas por empresas de Medicina Ocupacional relativas ao Programa de Prevenção de Riscos Ambientes –  PPRA e com o Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional – PCMSO.

No entanto, não será necessário inserir os detalhes dos laudos, mas apenas os códigos do e-Social.

6 – Detalhamento das atividades

Até o momento as empresas precisavam indicar apenas o cargo de ocupação dos seus funcionários. O eSocial exigirá que além da identificação do trabalhador, deverão ser descritas suas funções de forma sucinta.

Por exemplo, será preciso descrever um texto de até 100 caracteres delineando o cargo e as funções exercidas por cada um dos colaboradores.

7 – Colaboradores temporários

Sabe-se que a contratação de trabalhadores temporários precisa ser intermediada por uma Empresa de Trabalho Temporário (ETT), conforme o que disponibiliza o artigo 4 da Lei 13.429/17.

Ou seja, o RH não pode fazer a contratação direta de temporários. Mas a empresa terá que identificar todos os colaboradores temporários que atuam na sua empresa.

No eSocial, deverá constar os dados destes trabalhadores vinculados ao emprego temporário, local de trabalho, carga horária e filiação sindical. Também será necessário identificar o motivo da contratação temporária, ou seja, se a demanda é extraordinária ou por substituição.

Bônus – Automatize seus contratos

Com o eSocial sua empresa precisará estar sempre em dia com suas obrigações trabalhistas e previdenciárias. Acima de tudo, será necessário agilizar a maioria dos processos e torná-los mais dinâmicos.

Ainda mais que as informações de seus funcionários, como admissão, desligamento, afastamentos temporários e acidentes de trabalho tem prazos para serem repassados ao sistema e devem ser todos online.

Do mesmo modo, a fiscalização em torno das obrigações legais das empresas em relação às contratações funcionais será mais efetiva.

Em vista disso, a automatização de contratos e documentos legais pode proporcionar mais segurança a sua empresa  e, ao mesmo tempo, contribuir para tornar a gestão ainda menos burocrática e mais eficiente.

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