11 Feb Software de solicitação de contratos – Juridoc
Descubra como um software de solicitação de contratos torna mais fácil solicitar contratos, enviar aprovações, propor revisões e escalar o processo de gestão.
O que é um software de solicitação de contratos e como ele funciona?
O software de solicitação de contratos Juridoc é uma ferramenta digital que facilita o processo de criação, negociação e assinatura de contratos em uma empresa.
Ele permite que os usuários criem modelos de contratos, enviem para aprovação, negociem e assinem os contratos eletronicamente, tornando o processo mais eficiente e menos suscetível a erros.
Ao utilizar a automação de contratos, os usuários podem criar modelos de contratos pré-definidos com as informações padrão que são utilizadas em muitos contratos, como:
- data de início;
- o prazo de duração;
- o valor estabelecido;
- detalhes do serviço ou produto;
- condições de pagamento;
- responsabilidades das partes;
- cláusulas de resolução de conflitos.
Nota: Estes são alguns exemplos de informações que podem ser padronizadas em um contrato. É importante destacar que cada contrato é único e pode incluir outros itens específicos que sejam relevantes para o acordo em questão.
Solicitando um contrato com Juridoc
Quando um novo contrato é necessário, o usuário pode:
- selecionar o modelo adequado;
- inserir as informações específicas e enviá-lo para aprovação;
- adicionar notas ou sugestões de alterações diretamente no contrato e enviá-las para aprovação.
Assim que o contrato é aprovado, ele pode ser assinado eletronicamente pelos envolvidos, sem a necessidade de impressão ou envio de documentos.
O software de solicitação mantém uma cópia digital do contrato assinado, tornando fácil para a empresa encontrar e acessar as informações quando necessário.
Vantagens de um software de solicitação de contratos
A utilização de um software de solicitação de contratos na gestão de contratos oferece uma série de vantagens, incluindo:
Eficiência: permite criar, negociar e assinar contratos eletronicamente, tornando o processo mais rápido e eficiente do que a gestão manual de contratos.
Segurança: mantém uma cópia digital dos contratos assinados e usa tecnologia de assinatura eletrônica para garantir a integridade dos contratos.
Precisão: oferece a criação de modelos padrão de contratos, o que ajuda a garantir que todos os contratos sejam consistentes e precisos.
Colaboração: permite negociação e assinatura de contratos eletronicamente, facilitando a colaboração entre as partes envolvidas.
Armazenamento seguro: os contratos elaborados são armazenados de forma segura e podem ser acessados facilmente quando necessário, sem a necessidade de busca em arquivos físicos.
Relatórios: acesso a relatórios detalhados sobre o status dos contratos, permitindo acompanhar a evolução dos contratos e tomar decisões informadas.
Software de solicitação de contratos integrado a outras funcionalidades
O software de solicitação de contratos Juridoc é integrado a outras funcionalidades para a gestão completa contratos e todos os seus documentos.
Por exemplo, na etapa da criação, fornece modelos pré-definidos, ferramentas de edição, aprovação e assinatura eletrônica, como veremos a seguir:
Solicitação de contratos: permite que os usuários solicitem novos contratos, enviam aprovações e solicitem revisões.
Modelos de contrato: os usuários podem escolher entre vários modelos de contrato pré-definidos ou criem seus próprios modelos personalizados.
Edição de contratos: a aplicação propicia aos usuários a edição e personalização de contratos, incluindo adição, remoção ou alteração de cláusulas, anexos e outros componentes do contrato.
Aprovação de contratos: envio de notificação para as partes envolvidas acompanharem o status da aprovação.
Ferramentas de comparação de contratos: diferentes versões de contratos podem ser comparadas para identificar mudanças e garantir que todas as partes concordem com os termos.
Histórico de contratos: as partes interessadas podem rever o histórico de todas as versões de um contrato, incluindo aprovações, assinaturas e outras informações relevantes.
Assinatura eletrônica: os contratos assinados eletronicamente dispensam a necessidade de impressão ou envio por correio.
Entretanto, sabemos que a gestão de contratos não se encerra com a assinatura do documento porque o acordo continua a evoluir após a sua criação e é necessário monitorar o progresso, controlar os riscos e manter a comunicação regular com as partes envolvidas.
Em vista disso, a solução para gerenciar contratos da Juridoc também inclui funcionalidades que permitem o monitoramento e avaliação continuada do progresso do contrato, como:
Armazenamento de contratos
Esse recurso mantém todos os contratos em um local centralizado e seguro, com acesso a informações importantes como data de vencimento, valor, partes envolvidas, etc.
Para um gerenciamento eficaz, Juridoc reúne um grupo de ferramentas que permite que os usuários adicionem, façam upload e armazenem documentos relacionados aos contratos, como anexos, revisões e notas.
Também fornece recurso para gerenciamento de vencimentos: acompanha a data de vencimento dos contratos e envia alertas para garantir que nenhum contrato expire sem ser renovado ou renovado a tempo.
Vale destacar também itens centrais para a gestão de contratos de qualquer empresa como:
- Relatórios e análises que fornecem informações valiosas sobre o desempenho dos contratos e permite que os usuários tomem decisões informadas sobre futuras negociações.
- Integração com outros sistemas com outros sistemas internos, como ERP, CRM, dentre outros.
- Segurança e privacidade dos dados dos contratos, incluindo criptografia de dados e autenticação de usuários.
Se você estiver interessado em experimentar o software Juridoc, nós oferecemos uma demonstração gratuita para que você possa experimentá-lo e ver como ele pode ajudar a sua empresa na gestão de contratos.
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