O sistema de gestão de documentos propicia uma visão mais clara e atualizada desses 5 documentos: comerciais, financeiros, marketing, RH e Jurídico.

Quanto mais documentos você tem, mais difícil gerenciá-los

Quando você precisa encontrar um documento, onde você procura? Você sabe o que você quer? Como você sabe se o documento existe? Todos têm documentos que precisam acompanhar.

Mas quanto mais documentos você tem, mais difícil é gerenciá-los.

Sabemos que é fácil ficar sobrecarregado com o grande número de documentos, especialmente se você tiver muitos deles.

As empresas estão cada vez mais buscando soluções para gerenciar seus documentos. Isso porque o grande número de documentos pode levar à sobrecarga e dificuldade de gerenciar e encontrar o que você precisa.

Uma maneira das empresas lidarem com este problema é usando um sistema de gestão de documentos.

Os sistemas de gestão de documentos podem:

• automatizar a criação;
• centralizar o armazenamento;
• acelerar a revisão e compartilhamento de arquivos.

Essa é uma solução utilizada por muitas empresas em diferentes setores, incluindo jurídico, saúde, financeiro e educação, como veremos a seguir. Acompanhe!

Sistema de Gestão de Documentos – como funciona essa solução?

O sistema de gestão de documentos é uma solução de software que lhe permite gerenciar seus documentos em um local centralizado. Ele torna mais fácil encontrar e trabalhar com todos os seus documentos importantes.

Este sistema também oferece muitos outros benefícios:

1. Economiza seu tempo evitando a duplicação de trabalho ou a busca de documentos em falta.
2. Permite o acesso às últimas versões de seus documentos importantes a qualquer hora e em qualquer lugar, pois eles estão armazenados em um único local.
3. Reduz custos usando menos papel e imprimindo menos cópias de documentos.
4. Simplifica e acelera a criação de uma grande variedade de documentos;
5. Facilita a revisão e o acompanhamento de todos eles.

Em vista disso, neste artigo, vamos mostrar 5 tipos de documentos que podem ser automatizados com um sistema de gestão.

Uma solução de gestão de documentos pode ajudá-lo com a entrada de dados, segurança e conformidade, para que sua empresa possa se concentrar nas tarefas em questão em vez de papelada.

5 tipos de documentos que podem ser automatizados com o software de gestão de documentos:

1. Documentos comerciais
2. Documentos financeiros
3. Documentos de Recursos Humanos
4. Documentos de Marketing
5. Documentos jurídicos

1. Documentos comerciais

Estes incluem faturas, ordens de compra, reconhecimentos de ordens de compra, notas de crédito, dentre outros documentos relacionados a negócios.

Os documentos comerciais são essenciais para o bom andamento de qualquer negócio. São eles que registram as operações entre empresas, fornecedores e clientes, por isso é importante que estejam sempre bem organizados e facilmente acessíveis.

Atualmente, a maioria destes documentos pode ser gerada de forma eletrônica, o que torna seu processo de envio ainda mais fácil e rápido.

Além disso, os arquivos digitalizados podem ser integrados a diversos sistemas de pagamento online, o que agiliza bastante as operações financeiras da empresa.

Por isso, é fundamental que a empresa tenha um bom sistema de arquivamento e de busca de documentos.

Automatizar a criação de orçamentos também gera mais eficácia no setor comercial e pode ser uma grande vantagem, especialmente para empresas que precisam elaborar orçamentos com frequência.

Com essa ferramenta, é possível ter um controle mais preciso sobre os documentos da empresa, organizá-los de forma eficiente e compartilhá-los com facilidade.

Além disso, os software de gestão de documentos oferece diversas funcionalidades para garantir a segurança dos documentos e facilitar o fluxo de trabalho.

2. Documentos financeiros

Os documentos financeiros incluem declarações de impostos, recibos e faturas que precisam ser guardados para fins de manutenção de registros e demonstração de fluxo de caixa.

Com um sistema de gerenciamento de documentos você pode armazená-los  eletronicamente para que eles possam ser facilmente acessados quando necessário.

Esses tipos de arquivos também têm metadados associados, tais como data de criação e informações do autor. O software pode ser configurado com o CRM para gerar os dados automaticamente, permitindo que esses documentos sejam emitidos rapidamente e sem erros.

3. Documentos de Recursos Humanos

Os registros de RH incluem contratos de funcionários, informações sobre folha de pagamento, dentre outros formulários necessários para os departamentos de recursos humanos corporativos diariamente.

Um sistema de gerenciamento de documentos também pode ajudar a agilizar o processo de criação de novos documentos através do preenchimento automático de certos campos com base em valores pré-determinados ou regras estabelecidas por um administrador.

Por exemplo, se você tem um modelo de relatório de despesas que requer um determinado valor gasto em cada categoria (refeições, despesas de viagem), então seu sistema de gerenciamento de documentos preencheria automaticamente esses valores quando os funcionários enviassem seus relatórios on-line.

4. Documentos de Marketing

Materiais de marketing como apresentações de vendas e relatórios precisam ser armazenados de forma organizada para que possam ser facilmente recuperados quando necessário.

Com o software de gestão de documentos, é possível criar e editar qualquer tipo de documento, desde textos simples até planilhas e apresentações complexas.

Além disso, as ferramentas de edição permitem que você faça alterações nos documentos com facilidade e realize revisões antes da publicação. O Um sistema também permite criar um repositório central para todos esses documentos, para que possam ser acessados rapidamente por qualquer pessoa da equipe que precise colaborar.

5. Documentos jurídicos

Documentos jurídicos incluem contratos, arrendamentos, escrituras e testamentos, assim como outras formas de documentação criadas por advogados.

As funcionalidades de um software de gestão de contratos que automatizam os documentos permitem aos advogados criar, gerenciar e compartilhar contratos e outros documentos de forma rápida e fácil.

O software também pode ser configurado para gerar alertas quando os contratos estão prestes a expirar ou precisam de renovação, o que permite que os usuários tomem as medidas necessárias para garantir que os seus contratos estejam sempre atualizados.

Por fim, todos podem trabalhar com o gerenciamento das versões, uma das principais vantagens do uso do software de gestão de documentos.

Com essa ferramenta, é possível controlar todas as versões dos arquivos da empresa, desde a criação até as edições mais recentes. Assim, fica mais fácil encontrar uma determinada versão do arquivo quando for necessário fazer alguma alteração ou compartilhar com outras pessoas.

Aliás, o compartilhamento seguro dos arquivos é outra vantagem importante do uso do software de gestão de documentos. Com essa ferramenta, você pode enviar os arquivos da sua empresa para outras pessoas sempre que precisar, sem precisar se preocupar com a segurança das informações.

Além disso, também é possível restringir o acesso a determinados arquivos para evitar que pessoas não autorizadas visualizem ou façam alterações nos mesmos.

Todas as equipes podem:

• reduzir os custos de papel eliminando impressões e armazenamento desnecessários de papel;
• reduzir a entrada de dados duplicados usando modelos ou formulários instantâneos criados a partir de um modelo existente;
• economizar tempo na recuperação de dados através de recursos de busca que permitem aos usuários encontrar rapidamente as informações de que precisam.

Com o Juridoc, é possível automatizar diversos tipos de documentos e ganhar em produtividade.

Aproveite e veja uma demo do produto para entender melhor as funcionalidades e os benefícios que ele pode trazer para o seu negócio.

Artigos que possam ser de seu interesse

Como definir o capital social da sua empresa?

O capital social é um instrumento fundamental para o nascimento e a vida de sua empresa! Ele serve ao mesmo Leia mais

Como se tornar empresário sem ter sócios no Brasil ?

Você quer empreender sem se associar, mas não sabe ainda qual o modelo de empresa escolher ? Apresentamos neste artigo Leia mais