Você sabia que a gestão de documentos jurídicos consome mais tempo do que qualquer outra atividade profissional? Já pensou em reduzir o tempo gasto com documentos jurídicos?

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Fatores que influenciam no tempo gasto com documentos

O tempo médio gasto com documentos jurídicos e contratos é de 18,2 horas por semana. Isso significa que, para cada hora trabalhada com um cliente, os profissionais passam quase uma hora e meia para elaborar e guardar documentos.

Um estudo recente, publicado pela PwC, mostra que as companhias do mundo todo estão perdendo milhares de horas por ano devido às dificuldades na administração de documentos jurídicos.

Além disso, mais de 1/3 das companhias não conseguem obter acesso aos seus próprios documentos legais, e 30% dos profissionais envolvidos nesta área têm que fazer mais do que 3 buscas por dia.

Pesquisas também revelam que 64% dos advogados consideram o seu trabalho com documentos um dos mais desafiadores do escritório. Diante disso, reduzir o tempo gasto com documentos é um dos principais objetivos de qualquer organização.

Esses números confirmam que criar e gerenciar os documentos jurídicos é uma tarefa que pode ser muito difícil e demorada quando temos:

• Documentos em excesso;
• Documentos com erros;
• Ausência de software específico para gerenciamento de documentos jurídicos;
• Falta de padronização na organização dos arquivos digitais;
• Ausência de um fluxo de trabalho.

Então, como reduzir o tempo gasto com a gestão de documentos em até 80%?

A resposta é: com uma solução de software para gestão de documentos jurídicos.

Um sistema digital oferece uma série de funcionalidades para ajudar os advogados a economizarem tempo e se manterem organizados.

Ele ajuda na criação de um processo que possa ser utilizado por todos os colaboradores da empresa.

Por exemplo, o software de gestão de documentos jurídicos e contratos da Juridoc, tem uma solução completa para todos os tipos de processos. Ele permite que a empresa faça seus documentos com mais facilidade, reduzindo o tempo total de produção e possibilitando que os profissionais trabalhem com maior produtividade e qualidade.

Vamos explicar tudo isso para você nos próximos tópicos.

Gerenciando melhor seus documentos e seu tempo

Sabemos que uma das maiores dificuldades enfrentadas pelo advogado é a necessidade de consultar diversos documentos para determinar o que precisa ser feito em uma determinada situação.

Isso tudo, porque a quantidade de documentos a serem lidos, analisados e assinados é enorme.

É aqui que a automatização da gestão de documentos se torna um dos pilares da tecnologia para gerenciar essas tarefas tanto em escritórios de advocacia quanto em empresas privadas e do setor público.

Esse é um processo que envolve muitas etapas, desde a produção de texto até a sua digitalização, armazenamento e revisão, passando por um ciclo de vida do documento que precisa ser mensurado e organizado.

Muitos documentos e muitas etapas: maior necessidade de automação

Para começar, uma das etapas mais importantes no processo de gestão de documentos jurídicos é o controle interno sobre sua segurança e armazenamento.

Essa fase consiste em tomar as medidas necessárias para garantir que nenhum documento seja perdido, área que exige:

1. alta transparência;
2. visibilidade;
3. segurança.

Neste âmbito, a tecnologia atual para gestão de documentos permite que essas funcionalidades sejam implementadas com facilidade e com baixo custo.

Com a evolução das tecnologias de armazenamento de dados, plataformas como a Juridoc, por exemplo, oferecem soluções robustas que garantem o acesso a documentos em qualquer lugar e em qualquer tempo.

Para entender melhor, veja algumas das melhores funcionalidades que ajudam quando se trata de liberar tempo dos colaboradores.

Automação completa do fluxo de trabalho: permite que você organize os seus arquivos, crie buscas específicas e encontre as informações que você precisa rapidamente e sem erros.

Gerenciamento eficiente de documentos: oferece um gerenciamento eficiente dos documentos, o que permite que os advogados encontrem rapidamente o documento desejado.

Recuperação automática de dados: propicia a recuperação automática dos dados, o que permite que os advogados recuperem facilmente os arquivos perdidos ou excluídos.

Compartilhamento seguro de documentos: oferece um compartilhamento seguro dos documentos, permitindo que os advogados compartilhem facilmente os arquivos com outros usuários do software.

Segurança: o compartilhamento seguro também impede que terceiros acessem os arquivos para os quais não tem permissão.

Organização: crie buscas específicas e encontre as informações que você precisa rapidamente e sem erros. Organize os seus arquivos por tipo de documento (contratos, petições, termos de confidencialidade e outros).

Interface intuitiva e fácil de usar: todas as ferramentas necessárias para gerenciar os contratos estão disponíveis em um único lugar, o que permite que os usuários criem e gerenciem seus documentos com recursos avançados para aqueles que precisam de mais controle sobre seus processos contratuais.

Flexibilidade: a plataforma pode ser adaptada às necessidades específicas de cada negócio, permitindo que as empresas implementem as melhores práticas para o seu processo, integrando com CRM e outros aplicativos.

Os itens citados acima, podem ser resumidos nos seguintes benefícios:

1. Redução de custos;
2. Aumento da produtividade;
3. Mais transparência nos processos internos;
4. Melhoria na comunicação interpessoal;
5. Menos tempo gasto no trabalho;
6. Menor custo com papel e impressão;
7. Mais produtividade e menos erros.

Conclusão

Uma das principais preocupações de um escritório de advocacia é a gestão documental. E o principal objetivo da gestão de documentos jurídicos é tornar os processos mais eficientes e reduzir custos operacionais, além de proporcionar uma melhor experiência para o usuário final.

Isso ocorre porque os sistemas de gestão de documentos fornecem um canal centralizado onde todos os processos.

O software de gestão de documentos jurídicos e contratos pode dar um grande passo em direção à produtividade. Para saber mais e conhecer os benefícios, entre em contato com a nossa equipe agora mesmo.

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