27 May Melhor software de gestão do ciclo de vida dos contratos em 2024

Descubra os casos de uso, os benefícios e as recomendações do software de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos em 2024 nesta análise aprofundada.

O software de gestão do ciclo de vida dos contratos (CLM) é uma solução eficaz para empresas que desejam ter controle de seus contratos e acelerar o processo de contratação.

Ele permite que as equipes jurídicas e comerciais gerenciem os contratos de forma eficiente em todas as etapas e reduzam o trabalho manual envolvido nesse processo.

Este guia do comprador abrange tudo o que você precisa saber sobre o software de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos, desde o que ele é, como funciona e o que você deve considerar como um comprador de CLM pela primeira vez.

O que é o software de gestão do ciclo de vida dos contratos?

O software de gestão do ciclo de vida dos contratos descreve uma tecnologia que permite que as organizações otimizem e automatizem todo o fluxo de trabalho do contrato, desde a criação até o rastreamento e a emissão de relatórios.

O CLM oferece recursos úteis em todas as etapas do ciclo de vida do contrato. Isso o distingue das soluções pontuais, como o software de negociação de contratos ou o software de lembrete de contratos, que se concentram em uma fase específica do ciclo de vida do contrato.

Em vez disso, as plataformas de CLM permitem que as equipes gerenciem os contratos do início ao fim, em um único espaço de trabalho unificado.

O que é um ciclo de vida do contrato?

Um ciclo de vida do contrato é um processo pelo qual um contrato é criado e gerenciado. Ele descreve as várias etapas por que um contrato deve passar, desde o rascunho até o rastreamento do contrato.

Embora alguns acordos possam demorar mais em determinadas etapas do ciclo de vida do contrato do que outros, a maioria dos contratos segue o mesmo processo vago. Eles serão criados, colaborados, aprovados, negociados, assinados, armazenados, rastreados e renovados.

No entanto, como os contratos são documentos legais complexos, é comum que eles se movam para frente e para trás no ciclo de vida do contrato. Sem a tecnologia e os sistemas adequados, isso pode resultar em fluxos de trabalho de contrato dolorosos e demorados.

Qual problema o software de CLM resolve?

Para muitas empresas, o ciclo de vida do contrato é um processo fragmentado, lento e ineficiente.

Os contratos são redigidos no Microsoft Word, compartilhados por e-mail, assinados em ferramentas de assinatura eletrônica, armazenados em unidades compartilhadas e rastreados em planilhas do Excel.

Isso significa que as empresas dependem de até cinco ferramentas diferentes para gerenciar seus contratos e a transição entre essas diferentes plataformas resulta em atrito e perda de dados.

O software de gerenciamento do ciclo de vida dos contratos (CLM) permite que as equipes reduzam esse atrito e protejam seus dados de contrato, trazendo todas essas etapas para um único espaço de trabalho unificado.

Ao oferecer toda a funcionalidade que as equipes precisam para gerenciar contratos em uma única plataforma, o software de CLM elimina a necessidade de pular entre ferramentas e elimina as tarefas de rotina do contrato como resultado.

Se isso soar como algo que poderá beneficiar seu negócio, clique no botão abaixo para saber mais. Para comparar fornecedores de software de gerenciamento do ciclo de vida de contratos e casos de uso, continue lendo.

Quem usa o software de CLM?

O software de CLM é normalmente usado por equipes jurídicas e comerciais em empresas que processam um grande volume de contratos rotineiros e podem se beneficiar da automatização jurídica.

Em particular, as equipes jurídicas usam o software de CLM para otimizar a contratação diária e habilitar outras equipes da empresa a automatizar contratos rotineiros de forma segura e controlada.

Isso, por sua vez, libera o tempo da equipe jurídica, permitindo que eles trabalhem em projetos de maior valor e desenvolvam novas habilidades.

Mas não são apenas as equipes jurídicas que podem se beneficiar de ferramentas de CLM como a Juridoc. Uma solução como a Juridoc também pode ser usada para habilitar e melhorar processos para outras equipes da empresa.

Veja como.

1. Equipas de vendas

As equipes de vendas podem usar o software de CLM para criar e concordar com acordos de vendas mais rápido, sem sair do CRM.

As equipes de vendas se beneficiam do software de CLM de várias maneiras:

• Os ciclos de vendas exigem menos ferramentas e etapas, resultando em velocidade e facilidade para os representantes de vendas
• As soluções de CLM, como a Juridoc, fornecem uma experiência suave para as partes interessadas, reduzindo o tempo para assinar como resultado
• Os representantes de vendas não precisam mais inserir informações manualmente, pois os dados do contrato são capturados automaticamente e enviados diretamente ao CRM para fins de relatório

2. Equipas de RH

As equipes de RH podem usar o software de CLM para automatizar fluxos de trabalho de contrato rotineiro, desde a atualização de contratos de funcionários em larga escala até garantir a conformidade com as leis e os termos pré-aprovados.

As equipes de RH se beneficiam do software de CLM de várias maneiras:

• Uma experiência de negociação e assinatura de contratos sem atrito pode melhorar a experiência geral do candidato
• As equipes de pessoas e talentos podem automatizar a administração rotineira do contrato e atualizar os contratos em larga escala com pouco trabalho manual necessário
• As equipes de RH podem acessar rapidamente os dados do contrato e usá-los para tomadas de decisões estratégicas sem ter que procurar alto e baixo para encontrá-los

3. Equipas de compras

As equipes de compras podem usar o software de gestão do ciclo de vida do contrato para negociar termos mais favoráveis com seus fornecedores e tornar o monitoramento das relações com os fornecedores simples.

As equipes de compras podem se beneficiar do software de CLM de várias maneiras:

• O software de CLM fornece às equipes de compras visibilidade instantânea nos contratos e seus dados, permitindo que eles acessem termos-chave como prazos de entrega, informações do fornecedor, datas de vencimento de pagamento e muito mais em segundos
• As equipes de compras podem identificar rapidamente potenciais economias de custos e negociar termos mais favoráveis antes das renovações futuras
• Os sistemas de CLM podem ser usados para otimizar o processo de incorporação de fornecedores, automatizando os contratos de fornecedores e removendo o atrito do fluxo de trabalho de contratação

4. Equipas de finanças e operações

As equipes de finanças e operações usam ferramentas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato para manter a visibilidade nos contratos e minimizar o vazamento de valor do contrato.

As equipes de finanças podem se beneficiar do software de CLM de várias maneiras:

• Eles podem acessar os dados do contrato em segundos usando uma ferramenta de CLM, permitindo-lhes prever com precisão a receita e os gastos
• As equipes de finanças e operações podem responder a renovações automáticas futuras em tempo hábil, com lembretes de contrato automatizados para mantê-los informados
• Os departamentos de finanças podem controlar os termos de pagamento em um contrato com fluxos de trabalho de aprovação condicional, garantindo que os contratos de alto valor recebam o nível adequado de supervisão no momento certo

Recursos de gerenciamento do ciclo de vida do contrato para se observar

Os recursos de gestão do ciclo de vida do contrato que você precisa geralmente dependem do trabalho que está fazendo e de onde você pode otimizar seu processo atual para aumentar a eficiência.

No entanto, a maioria das empresas se beneficiará dos seguintes recursos de CLM:

• Editor de contrato em texto enriquecido
• Modelos de contrato automatizados
• Fluxos de trabalho de aprovação
• Versões internas e externas divididas
• Riscagem baseada em navegador
• Funcionalidade avançada de assinatura eletrônica
• Repositório de contratos seguro
• Lembretes automatizados de contrato
• Painel de contrato personalizável
• Inteligência e relatórios de contrato
• Integrações com outras plataformas de negócios
• Rastreamento detalhado de auditoria de contratos

Como mencionamos, cada empresa terá requisitos diferentes de CLM, portanto, você deve analisar exatamente o que precisa de uma plataforma e avaliá-los de acordo.

Qual é o melhor software de gestão do ciclo de vida do contrato para 2024?

Existem inúmeras soluções de gerenciamento do ciclo de vida do contrato no mercado, cada uma com um conjunto diferente de recursos, benefícios e limitações.

Para tornar sua pesquisa de fornecedores um pouco mais fácil, compilamos uma lista do melhor software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato em 2024.

1. SAP Ariba Contracts

O SAP Ariba Contracts é uma solução de CLM que permite que as equipes de compras e vendas criem e concordem com contratos de forma mais consistente.

Esse software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato se especializa em fluxos de trabalho pós-assinatura, com funcionalidade de relatório poderosa e a capacidade de monitorar o histórico de gastos e a conformidade em tempo real.

Como o SAP Ariba também oferece funcionalidade de aprovisionamento, faturamento e processamento de pagamentos, esse software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato é uma boa opção para empresas que têm requisitos de compras complexos.

Recursos

• Repositório de contratos centralizado
• Biblioteca de cláusulas
• Lembretes antecipados para datas importantes do contrato
• Rastreamento detalhado de auditoria de contratos
• Modelos de contrato pré-aprovados
• Assinatura eletrônica nativa

Limitações

Dada a complexidade da ferramenta, pode levar muito tempo para aprender a usá-la e configurá-la. Isso pode criar uma barreira à adoção para as equipes que não têm os recursos para investir na implementação da plataforma do CLM. Isso é algo mencionado em várias revisões do G2.

“Pode exigir planejamento cuidadoso, mapeamento de dados e experiência técnica para garantir uma integração suave e sincronização de dados – Usuário verificado do SAP Ariba, revisão do G2

Essa complexidade pode até mesmo resultar em partes interessadas recusando-se a usar a solução de CLM, deixando as empresas para recorrer aos seus ferramentas e processos tradicionais.

“A experiência do fornecedor é frequentemente confusa e difícil, até o ponto de alguns fornecedores se recusarem a usar a plataforma – Usuário verificado do SAP Ariba, revisão do G2

Para quem esse CLM é o melhor?

A solução de gerenciamento do ciclo de vida do contrato do SAP Ariba é mais adequada para grandes empresas que estão dispostas a trocar facilidade por funcionalidade.

Ele funciona para equipes de compras em ambientes corporativos grandes, pois pode dar suporte a outras tarefas, como aprovisionamento e faturamento.

No entanto, é menos adequado para equipes jurídicas e comerciais em empresas em crescimento que desejam uma ferramenta flexível e fácil de usar.

2. Icertis

O Icertis é outra plataforma de CLM que se concentra no gerenciamento pós-assinatura de contratos e se integra perfeitamente com os sistemas de ERP e gerenciamento de gastos.

O recurso mais forte do Icertis é seu repositório de contratos e recursos de relatório, com muitos usuários reconhecendo a ferramenta de CLM como uma plataforma de inteligência de contratos.

Isso é o que o torna uma escolha popular para empresas que precisam de um controle firme sobre a governança e a conformidade.

Recursos

• Relatórios e painéis
• Fluxos de trabalho de aprovação de contratos
• Notificações e lembretes
• Análise de contratos
• Integrações com Salesforce e Workday

Limitações

Apesar de ser uma das ferramentas de CLM mais reconhecidas, o Icertis também é conhecido como uma das soluções mais antigas do mercado, com várias revisões independentes no G2 compartilhando essa visão:

“A interface do usuário pode parecer um pouco antiga às vezes. Ela poderia usar uma atualização para os padrões WCAG mais recentes – Usuário verificado do Icertis, revisão do G2

“A interface do usuário da aplicação em si deixa a desejar. É provavelmente uma das piores aplicativos SaaS modernos que eu já vi neste quesito – Usuário verificado do Icertis, revisão do G2

As revisões independentes no G2 também expressam frustrações sobre a implementação do Icertis, com vários usuários dizendo que fazer pequenos ajustes e personalizações pode ser “complexo, tedioso e custoso”. Isso também é claro na pontuação de 7,6 de 10 do Icertis para facilidade de configuração no G2, que está muito abaixo da média do setor.

“Embora o Icertis apresente todas as funcionalidades e recursos de uma ferramenta de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, a implementação e o treinamento são itens que foram bastante difíceis de se acostumar – Usuário verificado do Icertis, revisão do G2

Para quem esse CLM é o melhor?

Dada a ênfase do Icertis na governança e conformidade, ele é mais adequado para empresas de grande porte com requisitos regulatórios estritos. Também é uma boa opção para empresas com processos e requisitos de contrato mais complexos, já que é altamente personalizável.

No entanto, devido à sua complexidade, esse software de CLM é menos adequado para empresas que desejam automatizar contratos rotineiros e desejam obter valor rapidamente.

3. Juridoc

Também conhecido como automatização inteligente de contratos, a Juridoc é uma evolução do software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Ele habilita empresas em crescimento a criar, concordar, executar e gerenciar contratos até 10x mais rápido do que as ferramentas tradicionais.

A Juridoc é a única plataforma projetada especificamente para funcionar tanto para equipes jurídicas quanto comerciais, resultando em ciclos de contratação mais rápidos, custos mais baixos e riscos reduzidos em toda a empresa. O Juro também é altamente flexível, o que significa que é rápido de implementar e fácil de manter.

Recursos

• Gestão de solicitações
• Editor de texto enriquecido nativo do navegador
• Fluxos de trabalho de aprovação do contrato
• Lógica condicional
• Comentários internos e externos
• Assinatura eletrônica legalmente vinculativa (integracão)
• Repositório de contratos seguro
• Lembretes de renovação
• Análise
• Integrações com sistemas de negócios principais

Limitações

Ao contrário do SAP Ariba, a Juridoc não oferece funcionalidade de ponta a ponta para equipes de compras. Em vez disso, a Juridoc se concentra no gerenciamento de contratos e entrega a funcionalidade que as equipes precisam em todas as etapas do ciclo de vida do contrato.

A Juridoc também prioriza a facilidade de uso e a configuração em relação aos altos níveis de personalização. Isso é algo a ser considerado para empresas que desejam gerenciar contratos e fluxos de trabalho particularmente complexos que exigem muito desenvolvimento personalizado.

Para quem esse CLM é o melhor?

A Juridoc é o melhor software de gerenciamento do ciclo de vida do contrato para equipes jurídicas e comerciais em empresas em crescimento com grandes volumes de contratos.

Ao contrário da maioria das soluções de gerenciamento do ciclo de vida do contrato, a Juridoc foi projetado para equipes jurídicas e de negócios, permitindo que eles:

• Concordem e gerenciem contratos de ponta a ponta em um único espaço de trabalho colaborativo
• Acelere a redação e a colaboração do contrato para encurtar os ciclos de vida do contrato

A Juridoc alimenta centenas de milhares de contratos para as empresas de crescimento mais rápido do mundo. Para saber mais sobre como a Juridoc poderia funcionar para o seu negócio, agende uma demonstração hoje.

4. Agiloft

O Agiloft é uma das ferramentas de gestão do ciclo de vida do contrato mais antigas do mercado, conhecida por seus recursos e segurança de classe empresarial. Como a maioria dos sistemas de CLM herdados, o Agiloft é altamente personalizável, com muitos recursos para os usuários aproveitarem. Os clientes do Agiloft incluem Moderna, Chevron e Taylormade, entre outros.

Recursos

• Fluxos de trabalho de aprovação do contrato
• Lógica condicional
• Marca personalizada
• Lembretes de renovação
• Análise de contratos
• Integração com o Salesforce

Limitações

Uma das maiores limitações do Agiloft é sua interface de usuário, que os usuários descreveram como volumosa e pouco intuitiva em revisões do G2. Isso é um grande contratempo, porque um software difícil de usar e implementar corre o risco de não ser adotado.

“Algumas configurações personalizadas são um pouco difíceis de aprender e exigem tarefas manuais repetitivas para serem implementadas corretamente – Usuário verificado do Agiloft, revisão do G2

Também significa que o período de implementação tende a ser mais longo para uma ferramenta como o Agiloft, com várias revisões independentes citando a necessidade de um especialista em Agiloft dedicado pós-implementação também.

“Eu recomendaria alocar um orçamento significativo para um bom gerente de projeto do Agiloft e uma equipe de implementação para apoiá-lo durante o processo – Usuário verificado do Agiloft, revisão do G2

Essa é uma reclamação comum sobre o software de CLM herdado, sugerindo que os usuários do Agiloft enfrentam uma curva de aprendizado íngreme.

Isso significa que, ao contrário da Juridoc, que é o mais bem avaliado em facilidade de uso, o Agiloft pode tornar difícil para as equipes comerciais fazerem autoatendimento em contratos.

Para quem esse CLM é o melhor?

O Agiloft é mais adequado para empresas que exigem um alto grau de configurabilidade, com a plataforma oferecendo um conjunto extenso de recursos.

No entanto, as revisões independentes sugerem que esse nível de configuração requer muita experiência técnica e tempo para usar e implementar. Isso o torna uma solução mais fraca para empresas que não têm esses recursos em vigor.

O que considerar ao escolher um software de CLM

Ao escolher o software de CLM certo para o seu negócio, há algumas coisas que você precisa considerar:

• Cobertura do fluxo de trabalho. Quais etapas do ciclo de vida do contrato são mais dolorosas para você atualmente? Como cada plataforma de CLM entrega valor em uma etapa específica? Estão faltando algum recurso essencial?
• Complexidade dos seus contratos. Você está lidando com acordos padrão que exigem consistência ou gerencia contratos que são fortemente negociados? Quão bem cada sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato acomoda esses tipos de contratos?
• Orçamento. Qual orçamento você foi alocado para uma ferramenta de CLM? Haverá alguma taxa adicional para incorporação? A preços por usuário se torna muito caro para a sua equipe? Você precisará de alguma ferramenta adicional separada ainda?
• Integrações necessárias. Quais outras plataformas de negócios você gostaria de integrar com o seu software de CLM? Essas integrações estão disponíveis em todas as outras ferramentas? Se estiverem, elas são eficazes e acessíveis?
• Períodos de implementação. Quão rápido você precisa receber valor dessa ferramenta? Você tem o tempo e os recursos necessários para investir em uma implementação pesada do CLM? Você está procurando uma solução mais leve e pronta para uso?

Precisa de um sistema de CLM que seja fácil de usar e implementar?

As empresas funcionam com contratos. Mas com várias ferramentas, equipes e rodadas de negociação, os contratos podem criar uma administração esmagadora e bloquear o crescimento do negócio.

Os sistemas de CLM tradicionais podem ajudar a equipe jurídica, mas a maioria deles nunca é totalmente adotada pelas equipes de negócios.

A Juridoc é diferente. É a única solução de automatização de contratos projetada para equipes jurídicas e de negócios. Nossa plataforma flexível permite que você concorde, execute e gerencie contratos até 10x mais rápido do que as ferramentas tradicionais e se integra com os sistemas que você já usa.

A Juridoc também é classificado acima da média do setor em facilidade de uso e configuração, o que o torna uma ótima plataforma de gerenciamento do ciclo de vida do contrato para empresas que desejam obter valor rapidamente da ferramenta.

A Juridoc é muito fácil de usar entre advogados e não-advogados! Muitas equipes diferentes dentro do nosso negócio se beneficiam da Juridoc – Usuário verificado do Juro, revisão do G2

A Juridoc é o primeiro CLM que encontrei que foi realmente adotado (e apreciado) por vários departamentos/partes interessadas da empresa – Usuário verificado do Juro, revisão do G2

A Juridoc é confiável por mais de 3.000 empresas e é uma das plataformas de gerenciamento do ciclo de vida do contrato mais bem avaliadas de acordo com o G2.

Para saber mais sobre a Juridoc e como ele pode habilitar o seu negócio a concordar com contratos mais rápido, preencha o formulário para uma demonstração personalizada.