13 Feb Como gerenciar contratos com uma planilha do Excel
Descubra como gerenciar contratos no Excel com este guia e baixe nosso modelo gratuito de gestão de contratos no Excel.
Com mais de um bilhão de usuários do Microsoft Office em todo o mundo, o Excel é o padrão profissional para contadores, analistas financeiros, banqueiros e qualquer outra pessoa encarregada de gerenciar grandes quantidades de dados.
Mas você sabia que advogados também podem usar o Excel para gerenciar seus contratos? Neste post, vamos explorar como equipes jurídicas podem rastrear seus dados contratuais no Excel, com um modelo gratuito de gestão de contratos no Excel para baixar.
Também vamos explorar uma maneira melhor e mais eficiente para empresas como a sua capturar e rastrear seus contratos, e como isso pode reduzir a quantidade de tempo e recursos que você gasta fazendo esse trabalho manualmente.
O que é gestão de contratos no Excel?
Gestão de contratos no Excel descreve o processo de gravação, rastreamento e organização de um portfólio de contratos em uma planilha do Excel.
Isso dá às empresas a oportunidade de centralizar todos os seus dados contratuais chave em um único arquivo, em vez de tê-los espalhados pelas cópias originais dos contratos.
Por que as empresas usam o Excel para gestão de contratos?
Há algumas razões pelas quais as empresas recorrem ao Excel para gestão de contratos.
Primeiramente, muitas empresas já usam aplicativos do Microsoft Office, e usar as ferramentas para as quais você já tem licenças pode ser custo-efetivo para empresas com orçamentos enxutos ou inexistentes.
Equipes jurídicas muitas vezes já estão familiarizadas com o uso do Excel em um nível básico também. Isso significa que geralmente há menos curva de aprendizado quando se trata de usar o Excel para gestão de contratos.
No entanto, a principal razão pela qual as empresas usam o Excel para gestão de contratos é que ele oferece a funcionalidade básica necessária para armazenar esses dados contratuais e fazer cálculos com base neles.
Planilhas do Excel também são fáceis de acessar, atualizar e compartilhar, permitindo que as equipes melhorem a visibilidade dos contratos em toda a organização.
A gestão de contratos no Excel não oferece a maneira mais rápida ou confiável de rastrear dados contratuais, mas é certamente melhor do que não rastrear esses dados.
De fato, é um ótimo primeiro passo para equipes jurídicas que precisam se tornar mais orientadas por dados.
Limitações da gestão de contratos no Excel
O Excel não foi projetado para gestão de contratos, no entanto. Como resultado, há algumas limitações significativas ao usar um modelo de gestão de contratos no Excel para rastrear seus acordos legais.
1. Requer muito trabalho administrativo e que consome tempo
A maior limitação é a quantidade de tempo e trabalho administrativo necessário para criar e atualizar a planilha. Equipes jurídicas têm que ler contratos individuais, copiar e colar os pontos de dados chave na planilha e, mais tarde, atualizar esses dados se os termos mudarem.
Isso é distinto do Juridoc, onde os dados são capturados automaticamente em campos inteligentes de contratos e puxados para um banco de dados de contratos na plataforma por padrão.
2. Sem lembretes automáticos de contratos
O Excel também não oferece lembretes de contratos. Isso significa que equipes com muitos contratos têm que praticamente viver na planilha para rastrear prazos de contratos iminentes, como renovações automáticas, datas de início e datas de término.
Caso contrário, eles correm o risco de perdê-los.
Softwares de lembrete de contratos, em comparação, eliminam essa necessidade de revisão manual constante, pois os usuários recebem lembretes automáticos de contratos antes desses marcos, facilitando o rastreamento de suas obrigações.
3. Sem maneira fácil de transferir dados de contratos para outras plataformas
Uma planilha do Excel é um arquivo estático, o que significa que os dados que ela contém não são transferidos facilmente entre sistemas. Em vez disso, organizações que usam o Excel para gestão de contratos precisarão atualizar manualmente os registros mantidos em seus sistemas de RH e CRMs com os dados dos contratos que assinam.
No entanto, quando indivíduos usam o Juridoc para rastrear seus contratos, esses dados são empurrados automaticamente para os sistemas de sua escolha.
Para saber mais sobre a funcionalidade de rastreamento de contratos da Juridoc, clique no botão abaixo para obter uma demonstração personalizada.
Mas, como mencionamos anteriormente, a gestão de contratos no Excel pode ser um ótimo primeiro passo para empresas que precisam de uma maneira básica de capturar dados de contratos.
Isso é especialmente verdadeiro para pequenas empresas que gerenciam apenas um punhado de contratos e não têm orçamento para algo mais sofisticado.
Para permitir que você gerencie seus contratos no Excel, criamos um modelo de gestão de contratos no Excel (Google Drive) que é gratuito para baixar, personalizar e usar. Clique na imagem abaixo para baixá-lo.
Alternativamente, você pode criar seu próprio modelo de planilha de gestão de contratos no Excel usando as dicas e informações compartilhadas abaixo.
No entanto, se você está procurando uma maneira mais avançada e eficiente de gerenciar seus contratos e seus dados, entre em contato com nossa equipe de especialistas para descobrir como a plataforma colaborativa de contratos do Juro pode ajudar.
Como criar um modelo de planilha de gestão de contratos no Excel
Dicas para criar um modelo de planilha de gestão de contratos no Excel
Há algumas coisas importantes a considerar ao rastrear contratos em uma planilha do Excel.
Primeiramente, você precisará limitar quais dados podem ser inseridos em campos específicos da planilha. Isso ajuda a garantir que os pontos de dados sejam formatados corretamente e possam ser filtrados com precisão.
Você também precisará estabelecer certos fluxos de trabalho para atualizar e revisar os dados nessas planilhas. Afinal, os dados armazenados na planilha são inúteis se estiverem desatualizados ou nunca usados.
Você precisa decidir:
- Quando a planilha precisa ser atualizada
- Quem é responsável por atualizar a planilha de gestão de contratos
- Quando a planilha deve ser usada (por exemplo, para rastrear renovações iminentes)
- Quem é responsável por rastrear os dados dentro da planilha e com que frequência
Também é importante bloquear a planilha e garantir que as edições não sejam feitas acidentalmente ou sem a permissão do proprietário. Isso é importante porque protege a integridade dos dados.
Quais campos você deve incluir em uma planilha de gestão de contratos no Excel?
Se você decidir criar seu próprio modelo de planilha de gestão de contratos no Excel, precisará decidir quais pontos de dados gostaria de rastrear.
Estes podem variar muito entre empresas, mas criamos uma lista detalhada de pontos de dados comuns abaixo para lhe dar alguma inspiração:
- Proprietário do negócio: o indivíduo que possui comercialmente o contrato
- Proprietário legal: o membro da equipe jurídica que possui o contrato
- Número de referência: o número indicado na página de título do contrato que é citado em todas as comunicações sob o contrato
- Contra-parte: uma parte de um contrato ou a outra parte de uma transação financeira
- Tipo de contrato: as diferentes estruturas ou formas de contrato
- Aprovação 1, 2, 3 (etc.): A assinatura de cada stakeholder chave
- Status: rascunho, aprovado, totalmente assinado, etc.
- Lado da compra ou venda: o papel da sua organização em relação ao contrato
- Valor total: quanto o contrato vale após ter sido executado, incluindo receita recorrente e taxas
- Valor anualizado: a taxa de retorno para um período inferior a um ano, mas calculada como se a taxa fosse para um ano inteiro
- Duração (em anos): o período de tempo que o contrato estará em vigor
- Data de término: o dia em que o contrato terminará
- Data de aviso: a data pela qual o aviso legalmente vinculativo deve ser dado
- Teto de responsabilidade: limite monetário colocado na responsabilidade de uma parte por danos contratuais
- Dados pessoais: aplicável apenas se o contrato contiver dados pessoais
- Jurisdição: indica qual estado controla o contrato e onde uma disputa será resolvida
- Notas: informações adicionais, como se o término está planejado no final do prazo, etc.
Existe uma maneira melhor de capturar e rastrear dados de contratos?
Advogados muitas vezes recorrem a capturar dados chave de contratos em uma planilha do Excel porque os dados podem ser adicionados e atualizados relativamente facilmente.
Mas imagine o quanto mais rápido e eficiente seria se esses dados fossem capturados e atualizados automaticamente – sem necessidade de entrada de dados manual.
Com a plataforma colaborativa de gestão de contratos do Juridoc, essa captura de dados é automatizada e acontece em tempo real.
Em vez de extrair pontos de dados do contrato e colá-los em uma planilha do Excel, os usuários do Juridoc podem confiar que esses dados são registrados por padrão.
Contratos criados no Juridoc são construídos como dados estruturados, tornando-os totalmente pesquisáveis desde o momento em que são criados.
Os usuários do Juridoc também podem definir campos inteligentes de contratos em seus modelos de contrato, o que significa que os metadados do contrato nesses campos podem ser usados para filtrar e organizar contratos no painel de controle de contratos personalizável do Juridoc.
Para saber mais sobre o software de gestão de contratos colaborativo e rico em dados do Juridoc, preencha o formulário abaixo.
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