Contract Lifecycle Management (CLM) é a combinação estratégica de processos e tecnologia usada para garantir que as organizações obtenham o máximo de seus contratos por meio da gestão do ciclo de vida do contrato.

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Contract Lifecycle Management – definição

Se você é um gerente de contratos, você provavelmente sabe que gerenciar contratos é uma tarefa complexa e demorada.

Existem muitos tipos diferentes de contratos, cada um com seu próprio conjunto de regras e regulamentos.

Contract Lifecycle Management (CLM) é uma solução de gerenciamento de ciclo de vida de contrato que podem ajudá-lo a agilizar o processo e torná-lo mais eficiente, economizando tempo e melhorando o desempenho da gestão de contratos.

O CLM concentra-se em resolver as seguintes necessidades da contratação:

1. Solicitação;
2. Criação;
3. Aprovação;
4. Negociação;
5. Assinaturas;
6. Armazenamento;
7. Obrigações;
8. Conformidade;
9. Renovações.

Ao usar uma solução de CLM focada nos itens acima, as empresas podem reduzir os tempos de ciclo de contratos de 50 a 80%.

Neste novo processo, é possível obter:

• padronização;
• controle e visibilidade de todo o portfólio de documentos;
• eliminar riscos;
• melhorar a conformidade;
• aumentar a produtividade das equipes.

O que você pode obter com o CLM?

A lista de verificação abaixo destaca algumas das principais funcionalidades de uma solução de CLM:

Fornece armazenamento centralizado

Não é raro que as organizações tenham centenas ou até milhares de contratos em sua posse em um determinado momento. A solução CLM deve fornecer armazenamento centralizado que permite rastrear todos esses contratos em um único lugar.

Facilita o rastreamento de documentos e auditorias

Uma boa solução CLM permitirá rastrear todas as mudanças feitas em cada contrato durante todo o seu ciclo de vida, incluindo emendas e renovações (se aplicável). Ela também lhe dará acesso a trilhas de auditoria para que você possa ver o que foi feito com cada documento ao longo de seu ciclo de vida.

Ajuda na análise de dados e na identificação de tendências

Você pode usar soluções de CLM para analisar seus dados a fim de identificar tendências e padrões que de outra forma passariam despercebidos, tais como quais cláusulas são mais frequentemente usadas em seus contratos ou quanto tempo leva.

Oferece recursos para uma abordagem proativa para gerenciar contratos

Permitindo que você gerencie seus contratos de forma pró-ativa para evitar prazos perdidos e erros de pagamento causados por falhas de comunicação ou falta de visibilidade do que está acontecendo com cada contrato.

Ajuda a atribuir tarefas relacionadas às pessoas necessárias ao processo

Centralização de dados sobre contratos para facilitar a colaboração com colegas de trabalho, parceiros externos e fornecedores.

Oferece modelos padronizados, bibliotecas de cláusulas e idiomas

Padronização do processo em torno do gerenciamento de todos os contratos. Isto inclui o gerenciamento de todos os tipos de contratos, incluindo aqueles que são celebrados por vários departamentos e equipes dentro de uma organização.

Propicia o uso de alertas e notificações para acelerar o processo

O CLM ajuda você a gerenciar e automatizar os processos de todo o ciclo de vida de um contrato, da negociação inicial à renovação de serviços ou cancelamento. Evita as renovações automáticas desfavoráveis ao negócio, elimina prazos perdidos e erros de pagamento

1 – Pra criar o seu contrato

Todos sabem que criar o contrato pode ser uma tarefa bastante demorada. Mas ao usar o CLM, não será mais necessário começar com um documento em branco. Uma biblioteca de cláusulas pode construir seu modelo de contrato usando a linguagem jurídica apropriada.

O software permite que você use cláusulas padrão e alternativas pré-aprovadas em um contrato. Com isso, as equipes responsáveis pelo contrato podem evitar as partes repetitivas do processo de negociação e aprovação.

2 – Para aprovar e revisar 

Você pode obter a aprovação do seu contrato com os aprovadores internos, antes de partir para a negociação. O contrato poderá ser encaminhado para as todas as partes interessadas e designadas.

3 – Para negociar com seus clientes ou fornecedores

Sem dúvidas, a negociação é uma das etapas mais desafiadoras do gerenciamento do contrato. Mas algumas soluções de CLM, como a plataforma de gestão de contratos da Juridoc, permitem negociar o contrato com seus clientes e fornecedores sem precisar sair da plataforma.

4 – Para assinar 

O contrato aprovado pode ser assinado rapidamente com as assinaturas eletrônicas, independente do local onde estão os signatários.

5 – Armazenar com segurança

Um dos principais aspectos do gerenciamento do ciclo de vida do contrato é o armazenamento e a organização de documentos. Com uma solução em nuvem, além de organizar os seus contratos, é possível configurar alertas de segurança e conceder acesso de login a usuários específicos. Ou seja, você terá a capacidade de acessar os dados que deseja em segundos – em vez de utilizar horas e até mesmo  dias – em busca de seus registros.

6  – Para cumprir as suas obrigações 

O CLM permite acompanhar o seu contrato e cumprir obrigações  de desempenho, pagamentos  e outras obrigações, evitando violações contratuais, multas e perdas.

7 – Para gerenciar seu contrato

Com o CLM, você poderá fazer uso de seus dados contratuais de forma mais proativa e gerenciá-los com muito mais eficiência. Será mais fácil abordar cada estágio do processo de contrato, oferecendo visibilidade e previsibilidade para gerenciar os principais problemas como perda de prazo e marcos importantes do acordo, ao mesmo tempo em que elimina tarefas repetitivas.

8 – Para otimizar o seu processo

Ao analisar cada contrato para mensurar resultados, corrigir problemas e partir para renovações de forma mais rápida e valorosa para os seus negócios, você otimiza o seu processo e foca na produtividade.

Se você sentiu-se motivado por esse processo e tiver interesse em adotar a tecnologia CLM e conhecer as melhores práticas de gerenciamento de contratos, você pode fazer o download gratuito do nosso material O Guia Definitivo e as Melhores Práticas para a Gestão de Contratos .

Conclusão

O CLM é uma abordagem para gerenciar todos os aspectos do ciclo de vida do contrato – da criação à execução – de forma coordenada. O objetivo do CLM é assegurar que os contratos sejam utilizados de forma eficaz e eficiente durante todo o seu ciclo de vida, a fim de atingir os objetivos do negócio e, ao mesmo tempo, mitigar os riscos.

Agende hoje mesmo uma demonstração e veja como o seu gerenciamento de contratos pode: 

• Agilizar seu processo de vendas automatizando tarefas repetitivas como a criação de propostas, o envio de e-mails e o acompanhamento de aprovações;
• Consolidar todos os dados de vendas em um único sistema;
• Rastrear as principais métricas, como receita trazida por cada negócio ou segmento de cliente;
• Gerar insights sobre seu negócio através da análise de tendências em seus dados.

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