Como evitar a impressora e assinar seus documentos digitalmente?  Neste artigo, você descobre como gerenciar um RH sem papel e com assinaturas eletrônicas. 

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Recursos Humanos sem papel e assinaturas eletrônicas

Todo departamento de Recursos Humanos sabe quanta papelada é preciso administrar diariamente. Quanto maior a equipe, mais documentação para ser assinada, organizada e arquivada.

Mas como conquistar um RH sem papel se geralmente é preciso recorrer a documentos impressos para assinaturas, e arquivamento?

Afinal, durante a admissão de qualquer colaborador, os funcionários precisam assinar e preencher uma extensa documentação interna. Mas não é somente isso, a papelada inicia com a assinatura do contrato de trabalho e continuam durante toda a trajetória do funcionário (documentos sobre as políticas de segurança, TI, benefícios ou outros planos de remuneração).

Sem contar que é preciso manter os registros após a saída dos funcionários. Por fim, são tantos arquivos que se torna praticamente impossível gerenciar com eficiência.

Portanto, parece quase improvável que um RH sobreviva sem papel e grandes arquivos. Correto? Não mais. Hoje, com certeza, esse problema é fácil de eliminar com alguns ajustes na forma como se gerencia esse setor.

Além do mais, administrar sem papel é a solução mais conveniente para manutenção de registros para profissionais de recursos humanos.

Por isso, estabelecer um sistema para assinaturas eletrônicas é mais eficiente e atraente para os empregadores  que desejam reduzir a papelada e implantar uma administração mais digital e em conformidade.

E o mercado de automação está aí para comprovar isso. Uma nova geração de soluções SaaS sem papel tem levado às empresas a repensar a forma como gerenciam seus documentos.

Esses aplicativos para integração, conformidade, benefícios e uma extensa lista de outras funções que simplificam todo o fluxo de trabalho de um departamento de RH estão se tornando o ponto-chave de toda qualquer transformação para uma gestão digital.

Quer saber como e o porquê? Antes, que tal dar uma olhada nos benefícios de uma gestão sem papel? É o que abordamos brevemente no próximo tópico.

Quais os benefícios de uma gestão sem papel?

Em primeiro lugar, você está implementado uma administração mais focada na sustentabilidade e econômica, porque não gastará com papel, pastas, espaços em arquivos e tudo o que necessário para sustentar esse tipo de processo manual.

Em segundo lugar, sua equipe dará um salto de produtividade, visto que ao invés de lidar com a papelada, poderá focar nas pessoas, na estratégia e  metas.

Outro problema recorrente que será resolvido é o extravio de documentos. Quantos arquivos danificados e perdidos já se tornaram um problema para a sua administração?

Se você ainda não tem um sistema na nuvem, estimamos que 7 a 10% dos seus arquivos podem estar perdidos ( .. é o que aponta um recente relatório da ULTRIA)

Por outro lado, a equipe poderá trabalhar conectada ao compartilhar informações digitalmente. Neste sentido, um sistema eletrônico poderá trazer, sobretudo, cooperação e eficiência.

De modo geral, quando o RH ou qualquer outro setor opta por uma gestão sem papel, pode manter seus registros centralizados, organizados e gerenciar todas as suas atividades na nuvem.

Mas para fazer essa transformação, primeiro você deve saber um pouco mais sobre as assinaturas eletrônicas e o que é um sistema de gestão de contratos para RH. 

1 – Utilize assinaturas eletrônicas

Como falar em RH, sem falar em assinaturas? Quase impossível, não? Então quando se fala em assinaturas, logo se imagina a impressão de várias cópias para as partes assinarem.

Mas como mencionamos anteriormente as coisas mudaram. O uso das assinaturas eletrônicas está se tornando cada vez mais comum e inclusive no setor de Recursos Humanos.

Assinar documentos digitalmente é uma prática que tem se tornado cada vez mais fácil. A assinatura eletrônica permite que documentos sejam assinados em qualquer lugar, a qualquer momento em qualquer dispositivo, com apenas alguns cliques.

Ou seja, os candidatos e os funcionários podem preencher, assinar e devolver documentos – de forma legal e segura, usando o dispositivo mais conveniente para eles.

Fácil não? Mas você deve estar se perguntando: – As assinaturas eletrônicas são seguras? Se você está preocupado com a seguranças dessas assinaturas, vamos ajudá-lo, listando alguns pontos que você precisa observar.

1 – Ao adotar uma solução de assinatura digital, certifique-se de que o desenvolvedor do serviço leva em consideração as boas práticas comumente conhecidas em segurança da Internet.

2 – Identificação eletrônica forte significa que o usuário é autenticado com credenciais bancárias, ID móvel ou outro serviço desse tipo.

3 – Em conjunto com os métodos descritos acima, geralmente existem métodos de identificação opcionais para identificar o signatário, como por exemplo métodos baseados em endereço de email, mensagem de texto (SMS), entre outros.

4 – Antes de optar pela sua assinatura eletrônica, verifique se a solução que você escolheu possui um método para rastrear e auditar as assinaturas de maneira clara e abrangente, para que cada documento e cada assinatura possam ser rastreados.

Agora que falamos das assinaturas eletrônicas, vamos mostrar para você uma forma ainda mais completa para gerenciar os seus documentos de RH.

Automatize a sua gestão de documentos e contratos de RH

Uma das palavras-chaves da última década é a automação. Mas essa prática não é apenas uma tendência. Pesquisas apontam que 60% dos todas as ocupações podem ter pelo menos 30% das suas atividades automatizadas (Dados McKinsey & Company)

E os processos de contratos e documentos ocupam um espaço importante neste novo cenário digital.

Novos conceitos de gestão tem otimizado o gerenciamento de documentos para eliminar os custos de tempo e recursos envolvidos no fluxo de trabalho em todo o departamento.

Para a maioria das empresas que buscam soluções eficientes, o novo consenso alcançado é que a gestão digital de documentos simplifica os processos, evita problemas de arquivos mal gerenciados ou perdidos. Por conseguinte,  mantém todo o departamento em ordem.

De modo geral, uma plataforma de gestão de contratos elimina o tempo gasto na coleta, processamento, rastreamento e manipulação de arquivos de RH.

Falando ainda sobre a funcionalidade desse software, o sistema de elaboração de documentos oferece uma integração perfeita que permite que a equipe e os funcionários de RH criem, arquivem e armazenem documentos online.

Dessa maneira, todos os documentos relacionados aos funcionários, contratação e desempenho funcional são armazenados em um repositório centralizado e fácil de usar, que qualquer pessoa do departamento (com permissão) pode acessar com rapidez e facilidade.

Problemas que um sistema de gestão de contratos de RH pode resolver:

– Organizar o conteúdo não estruturado;

– Evitar duplicação de conteúdo e processos em diferentes locais;

– Eliminar os processos manuais demorados para copiar, enviar por email, enviar e arquivar documentos de RH;

– Facilitar  relatórios ou auditoria para solicitações internas e externas;

– Conectar os colaboradores para uma gestão mais moderna;

– Pesquisa rápida e acesso facilitado às informações necessárias para a tarefa do dia a dia;

– Conformidade e menos custos trabalhistas;

– Mais tempo para as equipes focarem na gestão de pessoas;

– Mais conformidade em relações às questões de privacidade e segurança de dados;

Por fim, sabemos que em tais momentos de tanta informação e ofertas de soluções que prometem transformar sua empresa, sabemos que surgem muitas dúvidas em relação o que é necessário ou não fazer para crescer.

Por isso, esperamos que esse artigo tenha sido útil para você que busca informações coerentes e de valor para a sua gestão. E se você gostou desse conteúdo, que tal compartilhar com alguém que também pode se interessar?

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