31 Jan Benefícios da automação de contratos de vendas nas empresas B2B
O processo de gestão de contratos é um aspecto muito importante para a eficácia da força de vendas em empresas B2B e a utilização de software para gestão do ciclo de vida de contratos (CLM) pode gerar receitas significativas em termos de tempos de revisão de contratos e resolução de problemas relacionados.
Conheça aqui os principais benefícios.
A importância automação de contratos de vendas para as empresas B2B
A área de vendas é um dos pilares de qualquer organização, e do seu sucesso depende a estabilidade financeira da empresa. Nessa perspectiva, conseguir se adaptar às novas tendências e estilos no processo de vendas representa uma habilidade mais do que desejável.
Novos softwares, novos perfis de compradores, consumidores e conhecimento sobre processos e filosofias de vendas são apenas parte do que esta área em constante evolução oferece, e que representam um desafio na hora de gerar novas oportunidades de negócios, chaves para o crescimento de qualquer empresa.
Adapte-se ou morra, essa é a máxima.
Para apoiar a compreensão das novas tendências – nomeadamente sobre a necessidade de implementação de métodos de gestão de contratos nos processos de vendas – abordamos a seguir os principais benefícios para a força de vendas derivados de uma gestão eficiente de contratos dentro da empresa; bem como os principais aspectos que devem ser considerados ao incluir a tecnologia de gestão contratual na gestão comercial.
O antigo método de venda transacional corresponde àquele em que o vendedor oferece ao cliente as características de um produto, estabelecendo as regras e diretrizes da negociação, e submetendo a satisfação do usuário ao que o produto vendido pode oferecer. Em suma, são apresentados os aspectos relevantes de um produto ou serviço, sem considerar as reais necessidades do prospect.
Por outro lado, as vendas consultivas oferecem uma alternativa mais sensível às necessidades do consumidor, adaptando a oferta ao que o consumidor tem interesse e/ou necessita.
Uma característica muito decisiva desta metodologia é a capacidade de identificar as soluções que o cliente necessita e alinhar os processos de venda às suas necessidades específicas.
Estamos falando de uma estratégia que deve seu sucesso ao amplo conhecimento do vendedor sobre sua área e produto/serviço oferecido, influenciando a decisão de compra graças aos reais benefícios que a aquisição trará ao prospect.
A verdade é que aproveitar as vantagens do acoplamento entre os processos de vendas e compras que a implementação da metodologia consultiva implica é um aspecto que potencia a otimização das vendas de uma empresa.
A International Association for Contract & Commercial Management -ou IACCM, na sua sigla- alerta para a mudança de paradigma ao nível do processo de vendas, destacando a necessidade de maior integridade na abordagem aos potenciais clientes, oferecendo-lhes soluções adaptadas a contextos específicos.
Outro aspecto que tem gerado uma revolução no processo histórico de vendas é a importância que a gestão de contratos tem assumido.
Por que? Um estudo realizado pela SpringCM com mais de 1.400 executivos, dos quais 21% correspondiam à força de vendas, mostrou que 64% consideram que o encerramento dos seus negócios foi adiado devido ao processo de aprovação de contratos.
Por isso a importância de ter um processo eficiente de gestão de contratos na empresa. Entre outros benefícios, a utilização de um software de gestão de contratos permite:
- Melhorar a visibilidade e a transparência dos acordos em 44%.
- Otimizar o tempo no processo de aprovação do contrato.
- Reduzir em até 6 vezes o ciclo de gestão de contratos.
A automação de contratos para empresas B2B
A otimização da gestão de contratos torna-se mais relevante particularmente nas empresas que aplicam transações B2B, pois representa reduções significativas de custos, conflitos contratuais e tempos de resolução de problemas.
Graças a estes sistemas, os agentes de vendas podem abordar os seus potenciais clientes com melhores argumentos e estratégias, aumentando potencialmente o número de conversões (vendas efetivas).
Da mesma forma, um CLM ajuda a controlar o processo de preparação, aprovação e negociação de contratos, acelerando esses processos, permitindo fechar mais negócios em menos tempo.
A má gestão do ciclo de vida dos contratos – no que diz respeito ao processo de vendas – pode traduzir-se numa série de aspectos contraproducentes, como um aumento significativo dos prazos de revisão e renovação de novos contratos, ou desgaste das relações com os clientes.
A seguir veremos como a incorporação do software CLM (Contract Lifecycle Management) traz benefícios importantes para a força de vendas, a começar pela redução do ciclo de vendas.
Acelerando o ciclo de vendas B2B com um CLM
Uma das maiores preocupações dos gerentes de vendas é a quantidade de fechamentos que sua equipe realiza a cada mês durante o ciclo de vendas. No entanto, de acordo com dados do segundo relatório anual sobre o estado das vendas – da empresa Salesforce – é o processo para atingir este objetivo que faz a diferença entre uma empresa de alto ou baixo desempenho.
O documento mostra que um dos problemas mais importantes percebidos pelos gestores de vendas é a redução da produtividade relacionada às tarefas administrativas: em média, os vendedores gastam 64% do seu tempo em tarefas não relacionadas a vendas.
A solução? automatize o máximo dessas tarefas durante o processo.
De acordo com as estatísticas, 48% das organizações de baixo desempenho têm processos inexistentes ou informais, enquanto 50% das empresas de vendas de alto desempenho têm processos de vendas “monitorados de perto, rigorosamente aplicados ou automatizados”. Além disso, estima-se que empresas B2B com ciclo de vendas formal consigam aumentar seu faturamento em até 28%.
Para entender a eficiência do ciclo de vida do contrato
Um ciclo de vendas formal difere de um informal porque tudo o que acontece “por trás de uma venda” é claramente definido e monitorado: métodos de gestão do funil de vendas, tempo para sua manutenção e orçamento para treinamento do processo.
A gestão de um acordo contratual reduz custos e recursos, fortalece o relacionamento da empresa com os seus clientes, facilita as relações comerciais dentro e fora da empresa e aumenta a confiança e a fidelização, ao mesmo tempo que acelera o controlo dos principais marcos.
Um contrato gerido de forma otimizada e eficiente proporciona à marca uma clara vantagem competitiva: a rapidez do processo de vendas e a redução do erro humano resultarão num melhor atendimento ao cliente, porque o cliente perceberá o processo como ágil e confiável.
Conforme estabelecido pela Associação Internacional de Gestão de Negócios e Contratos, IACCM, é necessário ter os recursos necessários na gestão de contratos, uma vez que as organizações que os carecem não são confiáveis para potenciais clientes.
Um CLM é ideal para encurtar tempos em processos de vendas, graças às suas funcionalidades como:
1. Novas solicitações contratuais
O ciclo de vida de um contrato começa com novas solicitações contratuais. Nisso, um CLM facilita a centralização e resolução desta primeira etapa. Tanto o registro do pedido como a sua visualização imediata num painel permitem iniciar o resto do processo, que inclui a elaboração, revisão, autorização, assinatura, execução e administração do contrato.
Um CLM permite acompanhar – em tempo real – os papéis estabelecidos e gerenciar as informações necessárias à elaboração do contrato, como nome do cliente, valor da venda, acordos e particularidades da transação, entre outros.
2. Criação de contrato
Os softwares de gestão do ciclo de vida dos contratos possuem ferramentas essenciais para a formulação de novos contratos, como modelos pré-estabelecidos que podem ser modificados de acordo com os parâmetros da organização, bem como a gestão de diferentes versões para posterior avaliação. Além disso, inclui diversas funcionalidades para aplicação de estruturas, critérios de redação e estilo.
Durante esta fase o responsável pode certificar-se de que detalhes importantes como cláusulas, acordos, termos e condições estão incluídos no contrato.
3. Processo de validação de contrato
Esses tipos de ferramentas facilitam a comunicação entre as áreas envolvidas durante o processo produtivo e gestão de novos contratos.
Comentários, notas e alterações podem ser facilmente gerenciados durante cada etapa. A automação permite que nada seja deixado ao acaso, criando um roteiro desde o primeiro momento. Assim, cada pessoa atribuída a uma função específica poderá visualizar e controlar as suas responsabilidades, de acordo com os parâmetros que a organização considera relevantes.
4. Assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica é um dos aspetos que mais poupa tempo e dinheiro na gestão de contratos com clientes, traduzindo-se em importantes benefícios para a empresa. Assim, algo que antes demorava dias pode hoje ser reduzido a minutos.
5. Administração pós-assinatura
Com um CLM, cada etapa gerará um registro no sistema, proporcionando a qualquer momento a visibilidade e rastreabilidade necessárias para identificar quais aspectos da gestão do ciclo de vida do contrato podem ser melhorados. Comentários, datas, horários e alterações realizadas poderão ser consultados posteriormente para avaliação.
Sem dúvida, um CLM proporciona a agilidade necessária para acelerar o processo de vendas, gera redução de custos e controla erros humanos durante o ciclo de vida de um contrato.
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