29 Nov Por que usar assinatura eletrônica integrada ao software de gestão de contratos?
A assinatura eletrônica é uma ferramenta tecnológica fundamental na digitalização de contratos. Sua utilidade não se restringe aos advogados, mas abrange profissionais de várias áreas, como compras, vendas, recursos humanos e finanças.
Muitos usufruem da simplicidade e rapidez que ela proporciona. No entanto, aliar a assinatura eletrônica a um software de gestão de contratos oferece vantagens adicionais significativas.
Vamos explorar o que isso implica e como pode ser aplicado no dia a dia.
Da assinatura em papel à assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica desmaterializa o processo de assinatura, permitindo assinar contratos sem a necessidade de versões em papel. Com apenas alguns cliques, é possível celebrar contratos, independentemente da distância entre as partes.
Essa abordagem não apenas viabiliza a celebração remota de contratos, mas também reduz consideravelmente o tempo necessário para a assinatura. Elimina-se a dependência de correio ou a impressão e digitalização de documentos enviados por e-mail.
Validade jurídica e desmaterialização dos processos internos
A questão da validade jurídica da assinatura eletrônica é frequentemente levantada. Neste ponto, o Código Civil é claro, a assinatura eletrônica possui o mesmo valor jurídico que a manuscrita. O regulamento no Brasil reconhece três níveis de assinaturas, fortalecendo ainda mais sua validade.
Três possíveis classificação de níveis de assinatura eletrônica estabelecidas pelo governo federal:
Assinatura eletrônica simples: permite identificar quem está assinando e anexa ou associa seus dados a outros dados em formato eletrônico;
Assinatura eletrônica avançada: utiliza certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovação da autoria e da integridade de documentos em forma eletrônica, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento. É o caso da assinatura GOV.BR
Assinatura eletrônica qualificada: que utiliza certificado digital, nos termos do § 1º do art. 10 da Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001.
Integração da assinatura eletrônica ao software de gestão de contratos
A assinatura é um estágio fundamental no ciclo de vida do contrato. Antes da assinatura, há elaboração, negociação e validação; depois dela, vem o monitoramento, renovação e análise dos compromissos.
Neste sentido, o software de gestão de contratos desmaterializa os processos internos de aprovação de contratos antes da assinatura. Tradicionalmente, esses processos podem ser morosos, envolvendo:
- a circulação do contrato em papel por várias mãos dentro da empresa;
- múltiplas trocas de e-mails e alterações de versão.
Integrar a assinatura eletrônica a um software de gestão de contratos centraliza todos esses processos e informações atualizadas.
Alguns softwares permitem integrar a assinatura eletrônica diretamente ao fluxo de aprovação. Por exemplo, o Juridoc facilita iniciar a solicitação de assinatura eletrônica após a aprovação do contrato na solução. Isso simplifica o processo, eliminando a necessidade de importar, exportar ou arquivar o contrato em diferentes ambientes digitais.
Benefícios da integração – antes e depois da assinatura
Ao digitalizar a redação e negociação de contratos no software de gestão, agiliza-se o fechamento dos contratos. Formulários de solicitação de contrato permitem que os funcionários mantenham o controle, enquanto um catálogo comum de cláusulas facilita a adição de cláusulas aprovadas internamente.
A coedição de documentos permite que várias pessoas trabalhem simultaneamente no contrato. Após a assinatura, o software de gestão de contratos carrega automaticamente o contrato assinado no local correto e notifica os interessados.
Além disso, o software identifica automaticamente informações essenciais do contrato, agilizando a execução e proporcionando acesso fácil a dados relevantes.
Essa combinação torna os processos de celebração e acompanhamento de contratos mais seguros, rápidos e fáceis. Além de facilitar a colaboração entre partes interessadas, centraliza os dados ao longo da cadeia de processamento contratual.
Não somente facilita a colaboração entre diferentes partes interessadas (internas e externas), mas também centraliza os dados de uma extremidade à outra da cadeia de processamento de contratos.
Como combinar as duas tecnologias
Principais players na área de assinatura eletrônica já estabelecem parcerias com softwares de gestão de contratos. Se já utiliza uma solução de assinatura eletrônica, como Docusign ou Hellosign, a integração com um software como o Juridoc pode ser feita facilmente.
Integrar a assinatura eletrônica a um software de gestão de contratos potencializa as ferramentas digitais para atividades contratuais.
Ao integrar a assinatura eletrônica num software de gestão de contratos, sua equipe explora todo o potencial das ferramentas digitais ao serviço das atividades contratuais da empresa. Quer saber mais como utilizar essa combinação? Assista uma demonstração da solução Juridoc.
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