12 Jan 8 razões para usar uma plataforma digital de contratos

Se você ainda não converteu seu processo de contrato de papel para digital, aqui estão 8 motivos pelos quais você deve usar uma plataforma digital de contratos.

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1. Melhorar a criação e aprovação do contrato

Primeiro, começaremos com o maior benefício: a plataforma digital facilita a criação e aprovação de contratos por parte das pessoas. É simples e intuitiva, permitindo que todas as partes envolvidas estejam sempre alinhadas.

Com ela, é possível fazer uma análise detalhada de todos os pontos do acordo antes da assinatura, garantindo que tudo está conforme o combinado. Além disso, todas as alterações são registradas e ficam disponíveis para consulta, o que facilita a resolução de eventuais conflitos.

Sem PDFs, sem anexos e papel

Chega de lidar com PDFs ou anexos de e-mail. Basta clicar em alguns botões para criar seu contrato on-line e depois compartilhá-lo com outros usando um sistema seguro de compartilhamento de arquivos.

Uma vez revisado, o contrato pode ser assinado diretamente dentro da plataforma.

Ela oferece uma solução eficiente, segura e paperless para gerenciar seus contratos.

Com ela, você pode: criar assinar, armazenar e compartilhar seus documentos em um único lugar, de forma rápida e fácil.

Além disso, a plataforma também permite que você acesse seus contratos de qualquer lugar, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

2. Aumentar a visibilidade e o controle em tempo real

Em segundo lugar, uma plataforma digial também facilita o cumprimento do contrato, rastreando quem viu cada documento, quem assinou cada documento e quando foi revisto pela última vez por um membro autorizado de sua equipe.

Com este recurso, você sempre saberá quem viu quais documentos, quem deve revisá-los em seguida e quando essas revisões devem ocorrer – tudo em tempo real!

Você pode acessar seus dados em tempo real, o que significa que você pode detectar problemas antes que eles se tornem maiores, e tomar as decisões corretas.

Isso significa que quando você estiver trabalhando com uma plataforma de contrato digital, você sempre poderá ver o que está acontecendo.

Você pode verificar facilmente seus contratos, clientes e fornecedores para quaisquer atualizações ou mudanças de status. Também será capaz de ver o que está acontecendo com os membros de sua equipe – seu progresso, tarefas concluídas, etc.

Com todas estas informações, você terá as informações necessárias para tomar decisões informadas sobre como seguir adiante com seus negócios.

Solução em nuvem para gerenciamento em tempo real

Por ser  uma solução baseada em nuvem, ela permite gerenciar todos os seus contratos digitalmente. Ela ajuda você a garantir que todos em sua equipe tenham acesso às mesmas informações em tempo real, para que não haja atrasos na hora de tomar decisões.

Você terá até mesmo acesso a análises que lhe mostram quantas vezes cada contrato foi acessado, quem está acessando com mais frequência e a que hora do dia eles estão fazendo isso. Estes dados podem ajudá-lo a determinar quais contratos precisam de mais atenção ou quais devem ser atualizados.

3. Acelerar a negociação do contrato

As plataformas de contratos digitais ajudam a acelerar a fase de negociação, permitindo que você faça e receba contra-ofertas em tempo real, para que você possa chegar ao melhor resultado o mais rápido possível.

Isso é especialmente útil em situações onde há várias partes tentando negociar umas com as outras ao mesmo tempo, ou se há muitas pessoas envolvidas no processo de negociação.

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Quando você estiver negociando, é importante que você tenha uma ferramenta que lhe permita ver o quanto sua contraparte mudou de ideia ao longo do tempo.

Sem esta informação, seria impossível saber quando um acordo é realmente feito ou se ainda há espaço para melhorias.

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Por exemplo, digamos que você esteja tentando comprar uma casa de alguém que vive fora do Estado. Neste cenário, há múltiplas partes envolvidas no processo de negociação: você mesmo (o comprador) e o vendedor (é claro). O vendedor tem seu próprio agente imobiliário que trata de toda a papelada para eles.

Com uma plataforma de contrato digital, porém, todas as três partes podem trabalhar juntas em uma única plataforma ao mesmo tempo!

Isto significa que, em vez de ter três contratos separados sendo negociados entre três pessoas diferentes em dois locais diferentes (uma pessoa em São Paulo; duas pessoas no Rio de Janeiro), agora só há um contrato sendo negociado entre duas pessoas.

Ela possui várias características-chave que a tornam ideal para este fim:

• É fácil de usar, mesmo para aqueles que nunca usaram uma plataforma de contrato digital antes.
• Permite visualizar documentos em tempo real e colaborar com outras pessoas neles. Isto permite que você obtenha feedback de seus colegas enquanto trabalha na fase de negociação de um negócio, para que você possa ter certeza de que todos concordaram antes de avançar com o próximo passo (como assinar).
• A plataforma acompanha automaticamente as mudanças feitas por todas as partes envolvidas no processo de negociação para que não haja confusão sobre o que precisa ser assinado e quando.
• Você pode facilmente compartilhar documentos com outras pessoas fora de sua organização usando esta plataforma – por exemplo, um advogado ou consultor – para que eles possam lhe dar feedback sobre determinadas cláusulas sem ter acesso a informações confidenciais.

4. Garantir a conformidade Legal

A conformidade é importante. É também a razão pela qual temos contratos – porque eles são uma forma de garantir que todos em um acordo tenham concordado claramente com seus papéis e responsabilidades.

Mas às vezes, é difícil garantir que seu contrato esteja atualizado com todas as últimas mudanças na lei e regulamentação.

Neste âmbito, quando se trata de conformidade, uma plataforma de contrato digital é o caminho a seguir.

A primeira razão é que é mais fácil rastrear e monitorar quaisquer mudanças que tenham sido feitas em um contrato, o que o ajudaa garantir que você esteja sempre em conformidade com as leis e regulamentos locais.

Outro grande benefício de usar uma plataforma de contrato digital é que ela pode ser compartilhada entre as partes. Isto significa que todos têm acesso ao mesmo documento ao mesmo tempo, o que torna muito mais fácil para todos os envolvidos se manterem a par do que está acontecendo no dia-a-dia.

Finalmente, usar uma plataforma de contrato digital significa que você não precisa se preocupar em perder nenhum documento ou informação importante devido a danos físicos.

5. Melhora a compreensão do desempenho de seus negócios

Ter uma melhor compreensão do atual desempenho contratual é fundamental para tomar decisões informadas sobre como seguir em frente.

A plataforma para gerenciar contratos digitais ajuda você a fazer isso, fornecendo acesso a todos os seus dados contratuais, inclusive:

1. Status do contrato;
2. Desempenho do contrato ao longo do tempo (histórico de desempenho);
3. Dados de tendência de desempenho;

Por fim, você pode ver todas as informações de seu contrato em um só lugar. Você não precisa mais ir de um sistema para outro, ou entrar em vários sistemas apenas para obter informações básicas.

Todos os dados que você precisa estão bem ali, para que você possa tomar melhores decisões sobre o que precisa ser feito em seguida.

Você será capaz de avaliar rapidamente se seus contratantes estão cumprindo ou não suas obrigações e tomar medidas caso não estejam. Você não precisa se preocupar em perder papelada ou prazos importantes – a plataforma digital torna mais fácil  se manter informado o tempo todo.

6. Reduzir riscos e minimizar passivos

Os contratos são uma parte necessária dos negócios, mas também podem ser incrivelmente arriscados se não forem estruturados adequadamente.

Quando você está trabalhando com clientes, é fácil ficar atolado nas minúcias de um contrato – pode parecer que há tantos detalhes que você não sabe por onde começar.

Mas ao usar uma plataforma automatizada, você pode reduzir significativamente seu risco e sua responsabilidade.

Ela fornece uma maneira fácil de criar, assinar, armazenar e rastrear contratos online. Você pode criar, por exemplo,  um modelo de contrato que pode ser usado para múltiplos propósitos, garantindo que sua empresa estará sempre protegida.

7. Permitir mudanças mais rápidas e mais eficientes

Como vimos até aqui, uma plataforma de contrato digital é um software que permite que você tenha um fluxo de trabalho eficiente e automatizado para a criação e manutenção de contratos e documentos.

Essa ferramenta pode ser usada para tornar seu negócio mais eficiente, reduzindo o tempo necessário para redigir e manter contratos, ao mesmo tempo em que aumenta a qualidade da redação de seus documentos. Ela torna mais fácil adaptar seus fluxos de trabalho, colaborar uns com os outros e fazer as coisas acontecerem.

Ser capaz de fazer mudanças de maneira fácil, rápida e eficiente pode ajudar a reduzir custos, evitar atrasos e garantir que seus clientes estejam satisfeitos.

Principais mudanças no seu processo de contratos

1. Assinatura eletrônica segura: um dos benefícios mais importantes das plataformas digitais de contratos é a capacidade de assinar eletronicamente documentos de maneira verificável e segura. Não há necessidade de se preocupar com assinaturas manuscritas ou que não podem ser autenticadas.

2. Armazenamento seguro de dados: As plataformas digitais oferecem a capacidade de armazenar os documentos em um local seguro, protegido com segurança de nível empresarial.

3. Flexibilidade: ao usar uma plataforma digital, você pode facilmente fazer alterações nos documentos na medida em que necessário, permitindo maior flexibilidade e controle de versões.

4. Acompanhamento: na maioria das plataformas digitais, você pode rastrear facilmente quem assinou os documentos e quais documentos foram assinados.

5. Automação: a automação dos processos é outra vantagem importante das plataformas digitais. Você pode configurar o sistema para enviar notificações, lembretes e outros processos para garantir que os documentos sejam devidamente assinados no tempo certo.

 

 8. Tornar mais fácil o compartilhamento de informações

A plataforma de gerenciamento de contratos foi projetada para facilitar o compartilhamento de informações entre divisões e partes interessadas. Isso significa que você pode acessar facilmente todas as informações relevantes sobre um contrato, em um só lugar.

Ela permite que todos os envolvidos no processo de aprovação e negociação colaborem e assinem documentos de forma remota, o que pode ser especialmente útil em casos de trabalho em equipe ou outras situações em que as partes envolvidas estão em locais diferentes.

Além disso, a plataforma também permite que você acompanhe as mudanças nos contratos e até mesmo automatize tarefas e obtenha uma trilha de auditoria (o que é muito importante quando se lida com informações sensíveis).

Uma plataforma digital como a Juridoc, por exemplo, utiliza tecnologia de ponta para garantir que os dados dos contratos e documentos estejam sempre seguros e acessíveis.

O sistema registra automaticamente todas as alterações feitas na plataforma, de modo que nunca será necessário se perguntar se alguém adulterou ou não seus dados ou apagou documentos críticos.

Visão clara e detalhada

A trilha de auditoria é um registro de todas as atividades na plataforma, incluindo a criação, modificação e assinatura de contratos. Ela fornece uma visão clara e detalhada de tudo o que aconteceu na plataforma, ajudando a rastrear todas as transações e garantir que tudo foi feito corretamente.

Com este recurso, você pode ter certeza de que todas as suas transações são registradas com precisão e segurança. Você também pode usá-lo para monitorar quem teve acesso a seus contratos, quando eles foram acessados e que mudanças foram feitas neles.

Isto significa que você pode descansar facilmente sabendo que seus dados são seguros e precisos, e que a pista de auditoria está sempre disponível quando você precisa.

Conclusão

Com a ferramenta certa, os contratos podem se tornar uma ferramenta poderosa para alavancar os negócios.

No passado, os contratos eram exclusivamente baseados em papel. Eles eram criados e aprovados individualmente por várias partes.

Hoje, uma plataforma digital pode melhorar a criação e aprovação de contratos, automatizando os processos, reduzindo o trabalho em papel e eliminando erros.

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