A gestão de documentos tornou-se algo fundamental para as empresas, e não apenas para as que atuam no setor digital. Aqui estão 5 soluções para gerenciar os seus contratos em 2022!

As melhores soluções de gestão de documentos para você

Um sistema de gestão de documentos é uma solução de software que ajuda as empresas a manter o controle de tudo, executando, assinando e rastreando adequadamente todos os contratos.

Neste artigo, vamos mostrar o que acreditamos ser os melhores serviços e softwares para gestão e armazenamento em nuvem de documentos.

Naturalmente, também nos concentraremos em serviços que oferecem valor jurídico e gerenciamento de assinatura eletrônica, a fim de fornecer a você ferramentas para substituir completamente o papel.

As vantagens mais importantes à primeira vista

Além de gerenciar todos os documentos facilmente online, o sistema deve ajudar você a redigir seus documentos e  contratos com base em modelos predefinidos, um software moderno deve:

• Fornecer a capacidade de criar, editar, compartilhar e colaborar facilmente em contratos internamente (com outros funcionários) e externamente (com clientes ou parceiros).
• Permitir que os usuários enviem notificações para marcos significativos, como expiração ou renovação do contrato.
• Cumprir os requisitos legais corporativos, bem como as normas corporativas internas das partes envolvidas no contrato.

Dito isso, aqui estão as melhores soluções para gestão de contratos em 2022. Boa Leitura!

[toc]

1. Juridoc

Com a Juridoc, a gestão de documentos complexos é coisa do passado. Em vez de lutar com pastas de arquivos e montanhas de papel, todas as informações contratuais são armazenadas digitalmente e podem ser acessadas a qualquer momento por meio das funções de filtro e pesquisa. Assim, você aumenta seus ganhos e ao mesmo tempo que minimiza riscos relacionados à perda de prazos e financeiros.

A Juridoc envia alertas para que você nunca perca um prazo importante do contrato, permite o compartilhamento entre as equipes e o relacionamento com o cliente. Além disso, os usuários avançam facilmente nas etapas de negociação com mais velocidade e assinam propostas comerciais rapidamente.

Funcionalidades:

• • Automação de contratos: permite criar contratos rapidamente com os seus próprios modelos ou preencher automaticamente seus documentos jurídicos com a integração do CRM.
  • Fluxos de Trabalho de Aprovação: facilitam a atualização de aprovações com uma ou mais pessoas e enviam alertas automáticos para todas as partes em segundos.
  • Controle de acesso avançado e permissões de usuário: direitos de acesso para proteger a confidencialidade e mitigar riscos.
  • Revisão e Controle de Versão: visibilidade total de versões de um documento em ordem cronológica e comparação com versões anteriores.
  • Negociação: visibilidade total do progresso do contrato que possibilita a negociação com as contrapartes em um só lugar, capturando em tempo real os pontos de negociação e sugestões.
  • Assinaturas eletrônicas: contratos e acordos assinados com mais rapidez e segurança – conformidade com ISO 27001 e compatíveis com 25 países.

✅ Prós

Solução completa e muito fácil de usar, simples e intuitiva, sem custos para treinamento e integração, além de oferecer documentos e templates ilimitados.

🚫 Contras

Falta de integração com algumas ferramentas usuais do mercado de gestão empresarial. (Tudo isso estará na próxima versão.)

Contraktor

Contraktor é outra ferramenta de gerenciamento de documentos criada para ser utilizada em diversos departamentos para otimizar o fluxo de documentos e assinaturas. Atua como um sistema de software que simplifica setores como: administrativo, comercial, financeiro, marketing, entre outros.

Com a Contraktor, os usuários podem armazenar com segurança e organizar de forma inteligente os documentos. Entre as principais funcionalidades estão monitoramento das assinaturas, armazenamento de documentos e o gerenciamento do ciclo de vida do contrato.

Funcionalidades:

• • • Assinar: assinaturas com segurança e validade jurídica.
    • Monitorar: armazenamento, controle e personalização
    • Gerenciar: gestão e automação completa de documentos, prazos, tarefas e vigência.

✅ Prós

Recursos avançados de gerenciamento do contratos e solução própria de assinaturas integradas.

🚫 Contras

Limitações em relação à edição de documentos e ferramentas para a etapa da negociação.

3. Linte

Linte também é uma maneira mais fácil e segura de criar e gerir documentos e colaborar com outros times para produzir documentos de maneira mais rápida e intuitiva. Além disso, também ajuda na  negociação de contratos com visibilidade para todos os envolvidos.

Com foco na automação de contratos e edição de documentos, a plataforma permite carregar seus modelos para serem selecionados e preenchidos automaticamente. Assim como permite editar arquivos diretamente pelo sistema, visualizando novas versões sem precisar buscar em seus e-mails.

Funcionalidades:

• • • Abertura e distribuição automática de demandas: e-mails de clientes internos podem transformados em demandas na plataforma.
    • Automação de contratos e edição de documentos: permite editar arquivos diretamente pelo sistema, visualizando novas versões sem precisar buscar em seus e-mails.
    • Assinatura eletrônica integrada: assinar documentos via DocuSign diretamente da plataforma, sem perder tempo com a troca de um sistema para outro.

✅ Prós

Oferece eficientes ferramentas para a automação de documentos e workflow de aprovação.

🚫 Contras

A automação de documentos e o Workflow são duas soluções diferentes.

4. Netlex

Netlex é um software de gerenciamento de documentos que ajuda a simplificar as partes mais importantes de todo o processo do contrato, incluindo: criação do contrato, assinatura eletrônica, rastreamento do progresso, arquivamento de documentos e análise de resultados.

O foco da plataforma é permitir que os usuários criem documentos personalizados de forma rápida e controlada, gerencie e otimize todo o processo de revisão e negociação de documentos, obtendo dados dos documentos de forma automática.

Funcionalidades:

• • • Solicitação: automatiza a coleta e o processamento de solicitações internas, como revisão de contratos, pareceres e mais.
    • Elaboração: crie documentos através de um processo de entrevista.
    • Negociação: revisa e negocia documentos, de forma fácil, com clientes, fornecedores ou entre departamentos.
    • Revisão e Aprovação: otimiza e acompanha o fluxo de aprovação.
    • Assinatura: integração nativa com os principais fornecedores de assinatura digital.
    • Gestão: controle prazos, obrigações, aditivos e mais.

✅ Prós

Além de solução própria de assinatura com validade jurídica, oferece outras integrações de assinaturas eletrônicas.

🚫 Contras

Ausência de algumas ferramentas cruciais para o gerenciamento de tarefas, como lembretes automatizados que facilitam o trabalho em equipe.

5. Sispro

Sispro é um software de gerenciamento de contratos que se concentra em trazer simplicidade e facilidade para quem lida com documentos e contratos. Com a proposta de ser uma interface fácil de usar e configurada para qualquer equipe, também pode se integrar a todas as outras ferramentas, fluxos de trabalho e sistemas de negócios já existentes.

Os recursos desse sistema de gerenciamento de contratos incluem: automação, colaboração com clientes e equipes, recursos de assinatura eletrônica, alerta de prazos e workflow de aprovação.

Funcionalidades:

• • • Editor online: É possível editar seus contratos do zero ou de algum modelo especifico já criado na plataforma
    • Alerta e notificações: permite acompanhar eventos, alerta de atrasos, vigências, reajustes, informações sobre pendências e ocorrências por e-mail.
    • Workflow de aprovação: crie fluxos de aprovação com etapas personalizáveis para otimizar o seu processo desde a criação até a assinatura.
      
    • Assinatura Eletrônica: integrações com as principais ferramentas de assinatura digital do mercado.
      
    • Integrações: facilmente integrável com outros ERPs de mercado.
      

✅ Prós

Totalmente integrado ao SISPRO ERP e também facilmente integrável com outros ERPs  [sistemas de gestão empresarial] de mercado.

🚫 Contras

Não disponibiliza planos Free para os usuários testarem a solução e tem custos para implantação.

Conclusão

Como vimos até aqui, gestão de documentos é um conjunto de processos implementados para simplificar o uso de papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura. Em termos práticos, a gestão documental é conduzida de acordo com a realidade de cada organização. Aquelas que geram uma grande quantidade de arquivos, por exemplo, podem precisar automatizar todas as etapas do ciclo de vida do contrato.

Por outro lado, empresas menores podem ser bem atendidas com menos recursos, mas ainda eficientes. Em vista disso, cada empresa deve antes de tudo fazer uma análise de suas necessidades e, por conseguinte, uma pesquisa entre as melhores oportunidades do mercado, como essa que apresentamos aqui no blog da Juridoc.

Gostou deste conteúdo? Ainda não escolheu a sua solução? Você pode testar gratuitamente a Juridoc optando pelo plano Free para gerenciar seus documentos. Que tal começar com uma demonstração?

[:]

Artigos que possam ser de seu interesse

Como definir o capital social da sua empresa?

O capital social é um instrumento fundamental para o nascimento e a vida de sua empresa! Ele serve ao mesmo Leia mais

Como se tornar empresário sem ter sócios no Brasil ?

Você quer empreender sem se associar, mas não sabe ainda qual o modelo de empresa escolher ? Apresentamos neste artigo Leia mais