O software de gestão de documentos deve aumentar a eficiência da sua empresa e proporcionar mais tempo e recursos para aumentar a velocidade dos negócios. Veja aqui os recursos mais vantajosos em 2021.

Os recursos “obrigatórios” em 2021 para gerenciar seus documentos

Para as empresas mais exigentes do ponto de vista organizacional, a desmaterialização dos processos físicos é uma tendência crescente na administração dos negócios. Neste sentido, o uso de um software para a gestão de documentos tem sido imprescindível para o desenvolvimento das atividades administrativas, uma vez que permite  garantir a gestão de todo o ciclo de vida dos documentos e contratos.

Embora as empresas conheçam cada vez mais os benefícios de automatizar a gestão de documentos, muitas ainda desconhecem as modernas ferramentas utilizadas para a sua gestão. Isso porque os recursos de um software fazem muito mais do que a maioria das pessoas pensam que podem entregar em relação à criação, arquivamento, fluxos de trabalho e negociação.

Nesse sentido, faz-se necessário um olhar criterioso e analítico direcionado às ferramentas de gestão disponíveis no mercado, visto que é extremamente importante que o software escolhido não seja apenas prático e intuitivo, como é esperado de qualquer ferramenta tecnológica, mas também tenha à disposição um leque de funcionalidades que realmente permita deixar no passado o trabalho demorado e ineficiente. 

Portanto, no tocante às funcionalidades embarcadas nos softwares de gestão de documentos, veja aqui uma visão analítica sobre quais funcionalidades estão em alta em 2021. Boa leitura!

Lista dos 10 recursos “obrigatórios” para 2021

Como mencionado anteriormente, a gestão de documentos é uma parte importante de qualquer negócio. Se o seu sistema atual não está facilitando o gerenciamento do ciclo de vida do contrato para sua empresa, agora pode ser a hora de começar a procurar um novo.

Para ajudá-lo com isso, desenvolvemos uma lista abrangente de 10 recursos “obrigatórios” para um sistema de gerenciamento de documentos em 2021.

1. Painel fácil de usar

Ter um painel fácil de usar e entender não significa necessariamente que seu software de gestão de documentos é eficaz. No entanto, um painel de controle bem projetado e intuitivo oferece uma visão adequada de todas as operações do sistema.

✔ Intuitivo

Um painel intuitivo em 2021 deve fornecer uma visão geral das informações importantes que o usuário poderá manusear, assim que efetuar o login.

Como: Da mesma forma que o painel de um carro exibe informações importantes, como combustível restante, velocidade e luzes de advertência, os painéis intuitivos devem mostrar informações vitais em formatos interativos de fácil visualização.

Por que: Para oferecer uma visão holística com percepções vitais de todas as possibilidades para os usuários tomarem decisões mais rápidas e precisas.

2. Repositório Central de Contratos

A organização continua sendo chave em 2021 para gerenciar com eficácia todos os diferentes contratos com os quais sua empresa trabalha ao longo de seus ciclos de vida. Uma das melhores maneiras de fazer isso é usar um sistema de gerenciamento de documentos com um repositório central.

✔ Nuvem

Como: O repositório na nuvem deve oferecer aos usuários acesso rápido e fácil a contratos e dados de contrato para que a sua equipe gaste menos tempo pesquisando em OneDrives e caixas de entrada de e-mail e mais tempo trabalhando com documentos.

Por que: Isso permite que os usuários – e sua organização, por extensão – sejam mais rápidos e flexíveis no trabalho que realizam.

3. Armazenamento e organização de documentos

O gerenciamento de documentos inclui  o escopo do trabalho, cronogramas, estimativas de custo e muito mais. É importante que os usuários possam encontrá-los e trabalhar com facilidade.

✔ Centralização

Como: O sistema deve ajudar você a classificar e organizar seus documentos associados armazenamento os contratos em listas e não apenas em uma biblioteca.

Por que: Dessa forma, você pode facilitar a localização de documentos contratuais importantes.

4. Pesquisa avançada

Dependendo do que sua organização faz, você pode estar trabalhando com uma dúzia a centenas de contratos.

✔  Classificação 

Como: É importante que você possa classificar todos os documentos para encontrar os contratos que procura, sem precisar “rolar” páginas e páginas de contratos.

Por que: Pesquisar o contrato exato economiza tempo. Certamente, este é um item obrigatório para qualquer empresa que busca agilizar o gerenciamento do ciclo de vida do contrato.

5. Alertas Automatizados

É importante que você e seus usuários estejam atualizados com atualizações importantes sobre seus contratos, independentemente de se tratar de termos-chave, obrigações ou vencimento, é preciso estar por dentro do que acontece.

✔ Notificações

Como: O sistema de gerenciamento de contratos de 2021 precisa avisar seus usuários em horários e datas importantes.

Por que: Para que sua empresa não corra o risco de ter problemas de conformidade por não cumprir uma obrigação ou não estar preparado quando um contrato expira.

6. Monitoramento e Relatórios

Assim como você deseja saber o que está acontecendo em cada um de seus contratos individualmente, também deseja saber o status geral de seus contratos. É importante saber se o seu processo de gerenciamento de contratos está saudável e funcionando corretamente.

✔ Acompanhamento

Como: O sistema de gerenciamento de documentos que você escolher em 2021 precisa ser capaz de monitorar e relatar de forma inteligente e precisa seus dados.

Por que: Para que você tenha a capacidade de descobrir tudo o que está acontecendo com pouco ou nenhum esforço. Qualquer sistema que não ofereça isso não vale seu tempo.

7. Integração de assinatura eletrônica

Você precisa de um sistema que facilite a assinatura de contratos e documentos importantes por executivos e líderes.

✔ Ciclo completo

Como: Um sistema de gerenciamento de contratos com integração de assinatura eletrônica é essencial para 2021, visto que oferece uma maneira rápida de obter o consentimento em contratos e documentos.

Por que: A integração com assinaturas eletrônicas oferece muitos benefícios, incluindo: segurança, verificação e recursos completos de auditoria para sua empresa.

8. Capacidade de modelos

A criação de documentos do zero leva tempo. É por isso que sua empresa deve procurar um sistema de gerenciamento de documentos que possa ajudá-lo a se afastar deste trabalho. O sistema em 2021 deve tornar mais fácil para sua empresa criar e usar modelos para seus documentos.

Em vez de perder tempo criando e ajustando um contrato, você pode inserir informações importantes em seus modelos e começar. Isso é rápido, eficiente e um recurso obrigatório que você deve esperar de seu provedor  em 2021.

✔ Escalabilidade 

Como: O sistema deve oferecer modelos de contrato e bibliotecas de cláusulas pré-aprovadas para economizar seu tempo e oferecer vantagens em termos de gerenciamento.

Por que: Ter cláusulas padronizadas e pré-aprovadas disponíveis para a construção de documentos permite que você desenvolva contratos que reduzem os passivos e aumentam a conformidade.

9. Fluxos de trabalho automatizados

O erro humano é um dos maiores problemas que surge no processo de gestão de contratos. É por isso que você precisa estar atento ao máximo possível de maneiras de remover o elemento humano. Um sistema de gerenciamento de contratos com fluxos de trabalho automatizados é a melhor maneira de fazer isso.

✔ Sem lacunas na comunicação

Como: Os fluxos de trabalho devem orientar cada etapa do ciclo de vida do documento, enviando o documento digital por meio de uma sequência de etapas pré-determinadas e notificando partes interessadas selecionadas ao longo do caminho para ações específicas de acordo com as tarefas que devem ser executadas.

Por que:  Para você e a sua equipe simplificarem o planejamento, as revisões, as negociações e a execução de todos os documentos.

10. Integração de ferramentas

À medida que avançamos para 2022, é importante que as ferramentas sejam o mais modulares e flexíveis possível. Para isso, você precisa de ferramentas que possam se conectar e trabalhar com suas outras ferramentas, como o seu CRM.

✔ Flexibilidade

Como: O sistema de gerenciamento de documentos deve conversar com suas outras soluções para economizar seu tempo.

Por que: Dessa forma, você pode garantir que seus dados sejam os mesmos em todas as plataformas. Isso permite que você mude sem problemas de plataforma para plataforma, sem ter que se preocupar com quaisquer problemas ou discrepâncias.

Um sistema de gestão de documentos em 2021 oferece ferramentas que acompanham todo o ciclo de vida de um documento: começando com a criação e registro, passando pela distribuição e processamento, até o arquivamento ou exclusão.

Então, se você tiver alguma dúvida sobre o sistema de gerenciamento de documentos ou se estiver interessado em reservar uma demonstração da Juridoc, preencha o formulário  para agendar uma demonstração gratuita de 30 minutos com nossa equipe.

Adoraríamos responder a qualquer dúvida que você possa ter e mostrar como nosso sistema pode revolucionar seu processo de gerenciamento de contratos.

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