A segunda etapa do ciclo de vida do contrato está relacionada à criação do contratos. Nesta etapa, vale a pena se beneficiar de todos os recursos da sua solução CLM.

Criação –  segunda etapa do ciclo de vida do contrato

Neste artigo, vamos dar sequência a série de dicas para gerenciar as 9 etapas do ciclo de vida do contrato.

Neste segundo artigo, vamos dar uma olhada mais profunda na criação e redação de contratos e no que você pode fazer com a ajuda do software de gestão de documentos.

Talvez como você já deve ter observado no primeiro post dessa série CLM: 5 dicas para gerenciar a primeira etapa do ciclo de vida dos contratos, você e sua equipe podem estar empregando tempo e esforços desnecessários na elaboração de seus documentos.

E uma solução CLM tem como principal objetivo lidar com as formas tradicionais e ineficazes de executar esses processos.

Dito isso, vamos às 5 dicas para elaborar contratos consistentes e que garantam a segurança e sucesso do seu negócio.

1 – Adote boas práticas para a criação de seus documentos

Um software de gerenciamento de contratos completo oferece às organizações a oportunidade de melhorar a eficiência e a segurança em todos as esferas e estágios da contratação.

Mas para isso é preciso adotar algumas boas práticas de gestão para ter o controle do seu portfólio. Mesmo que você utilize ferramentas digitais, como o Word ou outro software de edição de texto para dar suporte ao processo de elaboração, o seu processo passa por ineficiências.

Como o documento pode ser editado livremente por qualquer pessoa, o departamento jurídico ou responsável perde o controle dos termos e, portanto, não pode garantir que o contrato seja finalizado como previsto. Assim a empresa pode ficar facilmente exposta a riscos legais.  

Mas quando você usa uma plataforma para criar e elaborar seus documentos, você tem o controle dos seus contratos e é mais fácil e rápido determinar as informações essenciais para a criação do seu documento.

Além disso, é possível identificar cada tipo de contrato assim como as permissões de acesso. Tudo isso facilita o fluxo de trabalho e a criação de um novo contrato. Se você quiser saber mais sobre as boas práticas de gestão, baixe o nosso guia gratuito. 

2 – Beneficie-se de todos os recursos do seu software

Em primeiro lugar é importante lembrar que seu software de gerenciamento de contratos deve ser utilizado em sua eficiência total.

Como mencionado no item anterior, é importante ter um sistema organizacional que permitirá que você acesse informações de maneira rápida e fácil quando precisar.

Por isso, o ideal é utilizar um software que ofereça estruturas organizacionais baseadas em pasta. Esse tipo de solução ajuda você a configurar pastas e subpastas para organizar contratos em tipos e assim por diante.

A dica é realizar uma auditoria dos tipos de contratos existentes e determinar as informações que são importantes para os acordos da sua organização.

3 – Defina as bases para a direção do contrato

Os contratos são usados ​​em praticamente todos os setores com clientes, fornecedores, colaboradores e etc. E muitas das cláusulas contratuais usadas são aplicáveis para os mais diversos segmentos.

Por isso, você não vai precisar começar um contrato do zero sempre que precisar fechar uma nova negociação.

Existem algumas cláusulas bastante padrão que devem ser incluídas e estas podem facilmente ajudar a estabelecer as bases para a direção do contrato.

Confie em modelos para dar o pontapé inicial, principalmente no que refere-se aos contratos comerciais que costumam conter um conjunto padrão de termos e condições.

E tenha em mente que nos negócios, as coisas geralmente não acontecem como planejado e, portanto, as partes devem poder cortar e executar conforme necessário. Para contratos, isso geralmente envolve a inclusão de uma cláusula de rescisão.

A seção citada acima deve estabelecer claramente as circunstâncias sob as quais uma ou ambas as partes podem rescindir o contrato, independentemente do tempo deixado sob o contrato.

Além disso, é importante pensar nos passos para resolução de conflitos. Esses termos são de extrema importância para esclarecer os planos das partes para resolução de disputas no caso de surgir um problema.

4. Crie um esboço

Juntamente com o seu parceiro de contrato, você deve redigir um esboço do documento. Um dos pontos-chave para um bom esboço é a organização.

Organize seu esboço em torno de conceitos legais. Para cada seção do seu esboço, você precisará identificar as questões legais e sub-questões que devem ser incluídas para essa seção. Você pode começar a compilar uma lista de problemas e subitens para uma seção.

Não apenas o esboço ajudará a escrever o documento, mas também ajudará você a discutir questões que você ignorou ou não discutiu durante as negociações.

5 – Evite a ambiguidade em seus contratos

Ao começar a redigir um contrato, seja claro, conciso e consistente. A clareza é crucial para evitar argumentos sobre a interpretação e ir direto ao ponto.

Você deve procurar manter-se longe de linguagem ambígua em seus contratos a todo custo. A ambiguidade não apenas promove a confusão e a má interpretação, como também expõe você a riscos legais.

Para bons resultados, mantenha suas frases curtas, comece cada sentença com o sujeito, siga com o verbo e termine com o objeto.Use palavras de forma consistente ao longo de um documento, sem se preocupar com repetições.

E lembre-se, caso uma transação envolver vários contratos, verifique se todos os documentos usam termos de maneira consistente e relacionados.

Com essas 5 dicas, esperamos que o seu contratos alcancem os resultados que você almeja para os seus negócios.

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