06 Dec Como melhorar sua gestão de contratos: ferramentas e dicas

A gestão de contratos constitui um poderoso desafio para as empresas. Com efeito, o contrato não é apenas um documento legal , é uma verdadeira ferramenta de gestão administrativa estratégica.

Tudo está sujeito à celebração de um contrato e é importante redigir cuidadosamente cada cláusula para garantir os interesses de todos os intervenientes.

O que é gerenciamento de contratos? Por que isso é importante? Qual processo você deve adotar?

Veja dicas para aplicar para melhorar a gestão administrativa de contratos.

Para começar… uma definição de gestão de contratos

O que é um contrato?

O contrato é a base de qualquer relação comercial entre uma empresa e seus fornecedores ou prestadores de serviços Também vincula o empregador aos seus empregados. É através deste documento legal que as partes acordam a sua vontade de trabalhar em conjunto e a forma como esta colaboração se concretizará.

Em síntese, falamos em contrato quando vários atores desejam trabalhar juntos, sejam duas empresas ou um funcionário de uma organização. Em seguida, especifica os termos e condições sob os quais cada parte cumpre sua parte do acordo.

E a gestão de contratos?

A gestão de contratos é o processo de organização de um conjunto de contratos, termos contratuais, modelos e cláusulas para promover padronização e busca eficiente. No entanto, abordagens pouco sofisticadas ao software de gestão de contratos estão prestes a prejudicar as empresas, à medida que a gestão de riscos e a agilidade se tornam imperativas.

A gestão de contratos também é chamada  de CLM ( Contract Lifecycle Management) e consiste em seguir todas as etapas do ciclo de vida do contrato :

• a solicitação dos elementos que permitem a sua elaboração, até à assinatura;
• a boa execução do contrato e sua atualização se necessário;
• o término do contrato.

A gestão de contratos abrange, portanto, todas as operações de supervisão , mas inclui também a seleção de:

• fornecedores,
• provedores,
• funcionários.

Em suma, trata-se de maximizar o desempenho operacional e financeiro de uma organização, minimizando os riscos financeiros, mas também de aproveitar ao máximo o tempo despendido nestas tarefas obrigatórias para se manter em conformidade com a lei. A gestão de contratos diz também respeito à revisão regular dos documentos existentes com vista à sua adaptação à evolução legal e regulamentar.

 

Por que a gestão de contratos é importante?

A gestão ineficaz dos contratos comerciais tem consequências prejudiciais a vários níveis.

Além disso, de acordo com a Harvard Business Review, as organizações perdem até 40% do valor de uma transação devido à má gestão de contratos.

Processos inadequados levam a:

1. desperdício significativo de recursos financeiros ;
2. uma perda de tempo ligada a discussões intermináveis;
3. vulnerabilidades legais, que resultam em litígios dispendiosos e afetam a reputação da empresa.

Nesse contexto, a adoção de processos inovadores e sua automatização tornam-se uma necessidade.

Os benefícios da gestão otimizada de contratos

Uma boa gestão de contratos é essencial por vários motivos. 

Melhor eficiência

Uma boa gestão de contratos economiza tempo e, portanto, reduz custos operacionais . Por exemplo, centralizar documentos num mesmo local (software em particular) permite uma monitorização mais transparente, rápida e, portanto, mais eficiente.

A automatização de determinados procedimentos também reduz o tempo gasto na modificação ou atualização de contratos.

Por fim, a fase de negociação também é agilizada se o processo de entrega integrar assinatura eletrónica e versionamento em tempo real (cada parte interessada tem sempre acesso à versão mais recente).

Redução de risco

O contrato formaliza obrigações de cada parte e uma boa gestão garante o cumprimento desses compromissos contratuais . Proporciona tranquilidade, evitando lembretes, atrasos ou disputas.

Também aqui a tecnologia desempenha um papel importante. Por exemplo, as bases de dados de software e a automatização dos processos de preparação de documentos (dependendo do tipo de contrato ou do perfil das partes) contribuem significativamente para a segurança jurídica.

Ganhos de produtividade

Por fim, uma boa gestão de contratos permite:

• concentrar -se em questões operacionais sem ser sobrecarregado por tarefas demoradas;
• ser mais ágil ao lidar com assuntos administrativos dentro do prazo limitar os riscos de erros e litígios , melhorando a fiabilidade dos documentos contratuais;
• reduzir os custos de processamento simplificando as operações.

Além disso, armazenar os contratos em um espaço seguro e compartilhado também aumenta a produtividade, evitando ter que pesquisar em todos os lugares quando precisar de informações específicas.

As 7 etapas da gestão de contratos

Gerenciar contratos não envolve apenas elaborá-los e assiná-los.

Reúne diversas etapas que começam bem antes da criação do documento em si.

1.Coleta de dados

Para elaborar o contrato, a empresa deverá recuperar dados relativos às partes (identidade, informações regulamentares e administrativas, etc.). Ele também deve determinar o tipo de contrato. É um contrato de serviço, um contrato comercial ou mesmo um contrato de trabalho  ?

Anteriormente, esta etapa era tediosa e muitas vezes fonte de erros devido à transcrição manual dos dados.

A padronização de determinados procedimentos facilita a preparação: por exemplo, o gestor insere a informação uma vez no seu software para que ela se reflita em todos os documentos em questão. Economia de tempo garantida!

2.Preparação de contratos

Esta é uma fase pré-contratual , que consiste em estabelecer uma primeira versão do documento e submetê-lo às partes para aprovação ou modificação. Uma escrita precisa e objetiva é garantia de sucesso!

Este passo consite na  utilização de um sistema de gestão de contratos que integre, por exemplo, textos regulamentares ou acordos coletivos, permite evitar irregularidades jurídicas.

Aqui também é importante adaptar o conteúdo do contrato às condições específicas da empresa, aos seus desafios, bem como ao contexto do pedido.

3.Negociação de condições

O contrato é então discutido entre as diferentes partes.

Este é o momento de negociar para modificar, excluir ou adicionar cargos, serviços ou missões. Esta etapa é mais ou menos longa consoante o caso, mas depende enormemente do cuidado na elaboração a montante: quanto mais cuidada e concertada for a preparação , menos será necessário negociar.

Um sistema de gestão de contratos simplifica a negociação e reduz o tempo gasto na identificação de pontos complicados. As trocas de argumentos e sugestões de cada parte são centralizadas num único documento, acessível online em espaço seguro, até à celebração do contrato.

A automatização do processo de roteirização permite também melhorar a segurança e a qualidade dos contratos, que podem ser verificadas diretamente pelos diversos serviços e partes interessadas:

• jurídico,
• finança,
• recursos humanos, etc.

4,Aprovação e assinatura do contrato

Depois que todos concordarem com os termos do contrato , é hora de validá-lo. A assinatura constitui então um elemento essencial, porque a legalidade do acordo se baseia na sua conformidade .

Dependendo do tamanho da empresa, várias entidades irão aprovar o contrato (não só o diretor, mas também o RH ou o departamento financeiro por exemplo). A finalização ocorre com a assinatura oficial do documento, que marca o início efetivo da missão.

Estas assinaturas podem ser manuscritas. Mas também eletrónico, graças a um software especializado que acelera o processo de validação. 

5.Execução e monitoramento

Uma vez lançado o contrato, ele não fica necessariamente armazenado em um armário (ou arquivo de computador).

A sua execução requer frequentemente atualizações ou alterações que confirmem as modificações. Geralmente, estes devem seguir o mesmo processo de validação do contrato inicial. Muitas vezes esta é uma etapa negligenciada pelas empresas e fonte de perdas financeiras: esquecer uma rescisão, uma renovação, um aviso prévio custa caro!

Um bom gerenciamento evita a perda de arquivos. Também permite que as aprovações sejam obtidas rapidamente quando necessário. O acompanhamento também é otimizado, mantendo todas as informações relativas ao contrato no mesmo local :

• orçamento,
• negócios,
• minutos de encontros,
• modificações, etc

Um sistema de gestão de contratos integra a implementação de auditorias e relatórios contratuais destinados a verificar o cumprimento dos termos do acordo por cada parte.

6.Revisão e modificações do contrato

A evolução da missão durante a execução leva por vezes à revisão ou modificação do contrato :

• evolução dos preços, aluguéis, taxas,
• adicionar uma missão ou modificar uma tarefa,
• abandono de uma missão ou serviço.

Esta operação de atualização rapidamente se torna demorada se for realizada manualmente!

Graças a um sistema de gestão de contratos, todos os documentos da redação inicial são reunidos no mesmo local e, portanto, facilmente editáveis. É possível adicionar ou subtrair missões, dependendo da necessidade, e cada interessado fica sabendo dos ajustes em tempo real.

7.Fim do contrato

A gestão administrativa dos contratos cobre finalmente a duração do contrato , quer porque a missão foi corretamente executada, quer porque uma das partes pretendeu rescindi-la.

Em todos os casos, determinados procedimentos devem ser seguidos para cumprir os regulamentos, especialmente no contexto de contratos de trabalho ou de contratos públicos .

As soluções de software integram regras operacionais garantindo o cumprimento de prazos, condições de pagamento ou processos de gestão.

Melhorar a gestão de contratos através do uso de software apropriado

Software de gerenciamento de contratos

A supervisão do CLM é grandemente facilitada pela utilização de software de gestão de contratos, devido à automação, essas ferramentas maximizam o desempenho e economizam um tempo significativo.

Em termos de funcionalidades, estas plataformas oferecem, por exemplo:

• processamento de fornecedores e ofertas;
• controle de custos dentro de um orçamento pré-determinado;
• gestão de modificações e revisões ao longo da vida do contrato, integrando as repercussões no orçamento, recursos ou cronograma de execução;
• monitorar o progresso no campo para permitir que as equipes planejem ações corretivas ou tomem decisões oportunas;
• comunicação e colaboração das partes interessadas, facilitando o acesso à documentação, bem como o intercâmbio entre as diferentes partes (reuniões, memorandos, cartas, etc.);
• monitoramento de compliance, com alertas automáticos configuráveis.

Juridoc é um bom exemplo de software de gerenciamento de contratos. Destinado a todos os tipos de negócios, permite criar em poucos cliques contratos que vão ao encontro das suas necessidades e obrigações legais, a partir de uma plataforma flexível e intuitiva. E para agilizar o resto das operações, Juridoc automatiza o processo de aprovação, simplifica a comunicação entre as partes, integra assinatura eletrónica e centraliza todos os documentos e informações úteis.