20 May Como a automação de documentos é usada para resolver problemas?
O objetivo da automação de documentos é simplificar e agilizar o processo de criação e gerenciamento de documentos. Isso pode ajudar a resolver problemas comuns que empresas de diferentes setores enfrentam, como erros humanos, falta de padronização e atrasos na criação e envio de documentos.
Neste artigo, exploraremos como a plataforma de gestão de contratos da Juridoc pode ajudar sua empresa a economizar tempo e dinheiro.
Tempo e dinheiro gastos em processos manuais
Os processos manuais são demorados e propensos a erros. A plataforma de gestão de contratos da Juridoc ajuda a economizar tempo e dinheiro, automatizando processos como criação de documentos, coleta de assinaturas e rastreamento de contratos.
Ela também pode ajudar a reduzir os erros humanos, que podem custar caro a longo prazo.
A automação elimina a possibilidade de erros humanos, como a digitação incorreta de informações em um contrato. Com a automação, as informações são preenchidas de forma precisa e consistente, reduzindo os riscos de erros que podem ter consequências legais ou financeiras negativas.
Falta de visibilidade
A falta de visibilidade em relação aos contratos em andamento é um desafio comum enfrentado por muitas empresas. Muitas vezes, os contratos são armazenados em diferentes locais, como pastas físicas, servidores compartilhados ou até mesmo em e-mails. Isso dificulta o acompanhamento e o monitoramento adequado de cada contrato, resultando em perda de controle e possíveis riscos.
No entanto, com a plataforma de gestão de contratos da Juridoc, essa falta de visibilidade pode ser superada. Através dessa solução, todos os contratos são centralizados em um único lugar, permitindo que os responsáveis tenham uma visão abrangente de todos os contratos em andamento. A plataforma oferece recursos que facilitam a monitoração do status de cada contrato, desde a criação até a assinatura e renovação.
Ao ter acesso a essa visibilidade completa, as empresas podem identificar oportunidades de melhoria e tomar medidas proativas para otimizar seus processos contratuais. Por exemplo, podem ser identificadas cláusulas padrão que podem ser reutilizadas em contratos futuros, ou prazos que precisam ser revisados para garantir que não sejam perdidas oportunidades importantes.
Além disso, a visibilidade proporcionada pela plataforma de gestão de contratos ajuda a garantir que todos os contratos estejam em conformidade com as políticas e regulamentações internas e externas. Através de alertas automáticos e acompanhamento contínuo, é possível evitar atrasos, renovar contratos antes do prazo e garantir que todas as cláusulas e condições sejam cumpridas adequadamente.
Dessa forma, a solução de gestão de contratos da Juridoc não apenas oferece visibilidade aos contratos em andamento, mas também ajuda as empresas a ter um controle mais efetivo sobre seus processos contratuais, garantindo conformidade e maximizando o valor de seus contratos.
Contratos expirados ou perdidos
A perda ou expiração de contratos é um problema que pode ter consequências significativas para as empresas, tanto financeiramente quanto em termos de reputação. A falta de acompanhamento adequado pode resultar em contratos expirados e perdidos, levando a perdas de oportunidades de negócios, renovações automáticas indesejadas ou até mesmo disputas legais.
A plataforma de gestão de contratos da Juridoc oferece uma solução eficaz para lidar com esse desafio. Através dessa plataforma, é possível configurar alertas automáticos que notificam os usuários quando um contrato está prestes a expirar. Esses alertas podem ser personalizados de acordo com as necessidades da empresa, permitindo que os responsáveis ajam de forma proativa para renovar, renegociar ou encerrar os contratos antes que seja tarde demais.
Além disso, a plataforma também ajuda a evitar a perda de contratos. Com a centralização de todos os documentos contratuais em um único local seguro e acessível, a Juridoc garante que os contratos não sejam perdidos ou extraviados. Os contratos podem ser facilmente encontrados e recuperados quando necessário, evitando a necessidade de recriação ou negociações adicionais.
Essa funcionalidade de alertas e controle de contratos expirados ou perdidos traz uma série de benefícios para as empresas. Em primeiro lugar, evita custos desnecessários, pois os alertas automáticos permitem que a renovação ou rescisão de contratos ocorra de forma oportuna, evitando a renovação automática de contratos indesejados ou a perda de prazos importantes.
Além disso, essa abordagem pró-ativa fortalece a imagem da empresa, demonstrando aos clientes, parceiros e stakeholders que a empresa é diligente na gestão de seus contratos e está comprometida com o cumprimento dos acordos estabelecidos.
Dificuldades na coleta de assinaturas
A coleta de assinaturas é uma etapa essencial em muitos processos, como contratos, acordos e autorizações. No entanto, as empresas frequentemente enfrentam dificuldades nessa área, seja devido à distância geográfica dos signatários, à necessidade de impressão e envio físico dos documentos ou à demora no retorno dos documentos assinados.
Felizmente, a tecnologia atual oferece soluções para superar essas dificuldades.
Com a plataforma de gestão de contratos da Juridoc, a coleta de assinaturas se torna simples e eficiente. Através de recursos como assinatura eletrônica, é possível enviar os documentos para os signatários de forma digital, eliminando a necessidade de impressão e envio físico. Os signatários podem assinar os documentos eletronicamente, com validade jurídica, diretamente na plataforma. Isso reduz significativamente o tempo necessário para a coleta de assinaturas, agilizando o processo como um todo.
Além disso, a plataforma oferece notificações automáticas, lembrando os signatários de assinar os documentos pendentes. Essas notificações podem ser configuradas de acordo com os prazos e as prioridades estabelecidas. Com isso, a empresa tem maior controle sobre o processo de coleta de assinaturas e evita atrasos desnecessários.
Outra vantagem da coleta de assinaturas por meio eletrônico é a possibilidade de rastreamento em tempo real. A plataforma registra a data e a hora em que as assinaturas foram realizadas, proporcionando um histórico completo e confiável. Isso é especialmente útil em casos em que é necessário comprovar a validade e a autenticidade das assinaturas em disputas legais ou auditorias.
Além disso, a coleta de assinaturas eletrônicas facilita a colaboração entre as partes envolvidas. Os documentos podem ser compartilhados e assinados remotamente, independentemente da localização geográfica dos signatários. Isso elimina as barreiras físicas e possibilita um fluxo de trabalho mais eficiente, sem a necessidade de agendar reuniões presenciais para coletar assinaturas.
Dicas para aplicar a automação de documentos na sua rotina empresarial
Identifique seus processos repetitivos
Comece mapeando os processos que envolvem a criação e a gestão de documentos em sua empresa. Identifique quais são os mais repetitivos e consomem mais tempo. São eles que vão se beneficiar mais com a automação.
Escolha a ferramenta certa
Existem diversas ferramentas de automação de documentos no mercado, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Faça uma pesquisa e escolha aquela que melhor se adapta às necessidades da sua empresa.
Treine sua equipe
Uma vez escolhida a ferramenta, é importante que a equipe que irá utilizá-la seja treinada adequadamente. Isso aumenta a eficiência e reduz a possibilidade de erros.
Monitore e avalie
Após a implementação da automação, monitore e avalie os resultados. Verifique se a ferramenta está sendo utilizada de forma adequada e se os processos estão mais eficientes. Se necessário, faça ajustes e melhorias.
Mantenha-se atualizado
A tecnologia está em constante evolução, e isso inclui as ferramentas de automação de documentos. Mantenha-se atualizado sobre as novas funcionalidades e recursos disponíveis e considere atualizar sua ferramenta caso surjam opções mais adequadas às necessidades da sua empresa.
Com essas dicas, você pode aplicar a automação de documentos de forma eficiente e otimizar os processos da sua empresa. Descubra mais sobre Juridoc, agendando uma demo ou fazendo um teste gratuito.
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