10 Mar Como economizar 260 horas por ano com automação de contratos
Como economizar tempo valioso com automação de contratos: uma análise de como a tecnologia pode poupar 260 horas por ano em gerenciamento de contratos.
Como a automação de contratos economiza tempo e recursos?
Gerenciar um portfólio de contratos pode exigir muita supervisão diária, especialmente se a equipe responsável pelo gerenciamento de contratos for pequena ou tiver recursos limitados.
No entanto, implementar um sistema prático de gerenciamento de contratos é um investimento crucial para qualquer empresa com um portfólio ativo.
Além de economias financeiras concretas, a automatização de contratos oferece benefícios intangíveis, como a economia de tempo.
A equipe se concentra em questões mais urgentes, o que, obviamente, contribui para o resultado final.
De acordo com estimativas do setor, uma empresa pode economizar pelo menos 260 horas por ano com a automação de contratos, levando em conta que um membro da equipe de gerenciamento de contratos gasta pelo menos uma hora por dia lidando com tarefas triviais relacionadas a documentos.
Considerando que há cinco dias de trabalho por semana e 52 semanas por ano, o tempo gasto por um membro da equipe em tarefas triviais relacionadas a documentos totaliza 260 horas por ano, baseado na suposição de que ele gasta pelo menos uma hora por dia nesse tipo de tarefa.
No entanto, um processo automatizado de gerenciamento de contratos pode evitar que essas horas sejam desperdiçadas.
Confira algumas estatísticas que reforçam a economia mostrada acima:
- De acordo com a Forrester Research, a implementação de um sistema de gestão de contratos pode reduzir o tempo de ciclo do contrato em 50%.
- A Gartner estima que a automatização de contratos pode reduzir o tempo de processamento em até 90%, eliminando a necessidade de revisar manualmente cada contrato.
- De acordo com um estudo da IACCM (International Association for Contract and Commercial Management), a implementação de um sistema de gestão de contratos pode reduzir o tempo gasto em tarefas de administração em até 75%.
- Uma pesquisa da DocuSign mostrou que a implementação de um software de gestão de contratos pode economizar até 82% do tempo gasto em processos manuais, como coleta de assinaturas.
- A empresa de software de gestão de contratos, Agiloft, relata que seus clientes economizaram em média 40 horas por mês na gestão de contratos depois de implementar seu sistema.
Essas estatísticas mostram claramente que a implementação de um software de gestão de contratos pode trazer economia significativa de tempo para as empresas. Agora veja quais os benefícios do software de gestão de contratos que ajuda você e a sua equipe a poupar tempo.
Sem verificações de calendário diário
Gerenciar datas e prazos em contratos pode ser uma tarefa complicada e tediosa, especialmente quando há muitos contratos envolvidos.
Com dezenas ou centenas de contratos, torna-se quase impossível monitorar e lembrar todas as datas importantes manualmente.
Felizmente, uma solução de gerenciamento de contratos pode ajudar a simplificar esse processo.
Através da marcação de datas-chave e a criação de alertas, a solução pode garantir que lembretes por e-mail sejam enviados automaticamente quando um prazo importante estiver se aproximando. Eliminando a necessidade de verificar manualmente o calendário diariamente.
Isso economiza tempo e minimiza a probabilidade de perder um prazo importante.
Sem atualizações diárias de planilhas
Administrar um grande portfólio de contratos requer não apenas uma revisão diária do calendário, mas também a consulta a várias planilhas para verificar informações específicas, inserir atualizações e fazer alterações.
Embora as planilhas sejam úteis para muitas operações comerciais, seu valor diminui à medida que a quantidade de contratos aumenta. As planilhas se tornam cada vez mais complexas e detalhadas, exigindo mais tempo e esforço para mantê-las atualizadas, seja diariamente, semanalmente ou mensalmente.
No entanto, com um software de gerenciamento de contratos desenvolvido especificamente para esse fim, a necessidade dessas planilhas diminuirá e provavelmente desaparecerá completamente.
Nenhuma busca de documentos
Gerenciar e reter documentos é uma parte crucial, embora talvez não tão atraente, da administração de contratos. Embora muitas empresas tenham migrado para sistemas sem papel, há momentos em que cópias físicas ainda são necessárias e os sistemas de arquivamento em papel ainda não foram completamente eliminados.
No entanto, mesmo com cópias físicas que talvez incluam assinaturas originais em tinta, algo que está gradualmente perdendo preferência, ainda é recomendado estabelecer um arquivo online para as versões eletrônicas desses documentos.
Essa prática garante que os contratos sejam armazenados em um local seguro e torna muito mais fácil encontrar um item rapidamente, sem perder tempo procurando por papéis e arquivos.
Sem pesquisas de cláusulas
Além de permitir uma localização rápida de contratos e documentos, um banco de dados eletrônico também oferece a vantagem de realizar pesquisas precisas.
Às vezes, pode ser necessário encontrar uma cláusula específica, mas não é óbvio em qual contrato ela se encontra, especialmente se a empresa tiver vários contratos com o mesmo cliente ou fornecedor.
Em vez de desperdiçar tempo tentando descobrir onde a informação está, um sistema de gerenciamento de contratos online pode ser facilmente pesquisado com palavras-chave relevantes, semelhante ao Google, economizando inúmeras horas preciosas.
Não perca mais tempo: automatize seus contratos hoje mesmo
A automação de contratos é um investimento crucial para qualquer empresa com um portfólio ativo. Além das economias financeiras concretas, a automação oferece benefícios intangíveis, como a economia de tempo.
Com a automação de contratos, é possível economizar pelo menos 260 horas por ano, permitindo que a equipe de gerenciamento de contratos se concentre em questões mais urgentes e importantes.
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