Contratos online e assinaturas digitais são tão executáveis e legais quanto os documentos em papel. Confira os benefícios para a sua empresa.

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A validade jurídica dos contratos online e assinaturas digitais

Atualmente, assinaturas digitais e contratos onlines são tão juridicamente válidos quanto qualquer outro documento assinados em papel.

Vale destacar que as primeiras iniciativas de regulamentação da assinatura digital surgiram no final da década de  nos Estados Unidos, União Europeia e Canadá.

Já no Brasil, a regulamentação ocorreu pela publicação da Medida Provisória 2.200-2. A saber,  a MP 2.200-2 trata de diversos formatos de assinatura eletrônicas, mas distingue a assinatura digital de outros meios eletrônicos de assinar.

Essa distinção deve-se ao uso do certificado digital como garantia da autenticidade, integridade e validade jurídica dos documentos eletrônicos.

Vantagens e benefícios das assinaturas digitais e contratos online

As assinaturas digitais e os contratos online oferecem sobretudo a possibilidade de conduzir os negócios inteiramente pela internet, beneficiando principalmente as B2Bs – Business-to-Business.

Mas não somente as empresas desse setor que podem usufruir dessas vantagens. Para empresas de qualquer setor, os contratos online assinados digitalmente resultam em economias substanciais que podem ser repassadas aos consumidores.

Além de economia, as empresas operam de forma mais ágil graças a formalização instantânea do contrato. Visto que é possível assinar documentos de qualquer lugar.

Ou seja, não importa onde os signatários estejam, basta uma simples conexão com a Internet para fechar uma negociação.

Portanto, o principal papel dessas ferramentas é melhorar de forma expressiva a eficiência comercial e a qualidade dos serviços.

Para entender melhor ambos os processos, acompanhe abaixo mais detalhes sobre cada processo eletrônico. Vamos lá!

Contratos sem papel

Quando falamos em contratos online, além de praticidade e negócios mais ágeis, podemos ressaltar também a questão da sustentabilidade.

Visto que contrato online é um contrato criado e “assinado” em formato eletrônico. Ou seja, sem uso de papel ou cópias impressas.

De modo simples, isso significa escrever um contrato no computador e o enviar por e-mail para um parceiro de negócios. Igualmente, a outra parte assina e envia por e-mail com uma assinatura eletrônica indicando a aceitação.

Um contrato eletrônico também pode ter a forma de um contrato “Clique para Concordar”. Esse modelo é bastante utilizado, por exemplo, quando um software é baixado e o usuário clica em um botão “Concordo” em uma página que contém os termos de licença do aplicativo.

Benefícios da assinatura digital

Um dos principais benefícios da assinatura digital é a segurança. Além de garantir dados como data, hora e local, ela também atesta que o conteúdo do documento assinado não foi modificado.

Todos os dados permanecem incorporados no documento e quaisquer alterações podem ser facilmente detectadas. Essa rastreabilidade, por sua vez, permite um maior controle sobre os riscos financeiros associados.

Assinaturas digitais podem:

– Comprovar a origem de uma mensagem;
– Comprovar se uma mensagem foi alterada;
– Provar que uma mensagem foi enviada e a que horas;
– Manter mensagens em segurança pelo uso de criptografia.

No que tange a economia, as assinaturas eletrônicas também reduzem de forma significativa os custos associados à impressão, arquivamento e entrega de documentos. Sem dúvidas, esse é um passo fundamental na desmaterialização de procedimentos.

Benefícios da gestão de contratos online

Em primeiro lugar, podemos focar no fato que não há necessidade impressão e desperdício de tempo procurando por contratos nos arquivos de papel da empresa.

Um software de gestão de contratos, por exemplo, permite gerenciar contratos sem papel e fechar as negociações rapidamente com assinaturas eletrônicas. Portanto, os empresários não precisam se preocupar com os custos indiretos associados ao preenchimento e à impressão.

De modo geral, um sistema de gerenciamento de contratos é mais fácil de usar do que parece em função da dinâmica baseada em interface intuitiva e simples de aprender.

Em vista disso, qualquer um pode gerenciar contratos com um mínimo de treinamento. É possível não somente gerenciar contratos, mas redigir rapidamente contratos de serviços, funcionários e quaisquer outros documentos que a empresa tem necessidade.

Do mesmo modo, a negociação também recebe auxílio por meio de seus recursos integrados de bate-papo, o que acaba com o vaivém de e-mails e ligações telefônicas.

Além disso, o armazenamento das informações em nuvem são mantidas em segurança e privadas. Apesar da informação estar sempre acessível, ela estará segura e visível apenas para acessos autorizados.

Um bom software de gestão de contratos oferece uma visão abrangente de seus documentos, além de alertas para garantir o cumprimento de prazos e renovações.

Em resumo, as assinaturas digitais e os contratos online estão aí para você economizar tempo e dinheiro em sua empresa, enquanto aumenta o seu portfólio de clientes.

E você está pronto para usar esses novos recursos digitais e acelerar os seus negócios? Que tal compartilhar a sua opinião nos comentários!

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