O mercado oferece diversas opções de software de gestão de contratos, e escolher a melhor pode ser um grande desafio. Para ajudá-lo nessa missão, preparamos este guia com tudo o que você precisa saber sobre software de gestão de contratos.

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Considere as funcionalidades e o tipo de negócio

A escolha do software de gestão de contratos é um dos passos mais importantes para o sucesso de um projeto de automação.

Mas também é um dos mais delicados. Como as necessidades e requisitos específicos variam muito de projeto para projeto, ser capaz de selecionar o sistema de gerenciamento de contratos que melhor se adapte às suas necessidades é de fato um verdadeiro desafio.

Em vista disso, na hora de escolher um software de gestão de contratos, é importante considerar alguns critérios, como:

1. o tipo de negócio da empresa;
2. o porte da equipe responsável pelo gerenciamento dos contratos;
3. o número de contratos que precisam ser gerenciados;
4. as funcionalidades necessárias para atender às necessidades da sua empresa.

Além dos itens citados acima, é crucial escolher um software que seja flexível e fácil de usar, para que todos os envolvidos no projeto possam tirar o máximo proveito dele.

Para simplificar sua pesquisa, preparamos este guia com as principais características que você deve considerar ao escolher um software de gestão de contratos.

1. O que é um software de gestão de contratos?

O sistema para gerenciar contratos é essencialmente um software para gestão de conteúdo de seus documentos e contratos. Fornece aos gestores responsáveis uma interface de acesso seguro onde a criação e as atualizações podem ser feitas de forma relativamente ou muito amigável (dependendo do sistema utilizado).

Por exemplo, imagine que você tenha um editor de texto (como o WORD) que permite criar contratos diretamente em uma plataforma na qual o contrato poderá ser assinado e armazenado.

Parece ótimo, não? Entretanto, este é um exemplo muito básico de um software de gestão de contratos. Hoje em dia, a maioria dos melhores sistemas ajuda você a fazer muito mais do que isso.

Os softwares mais completos permitem que você:

• compartilhe seus documentos, faça alterações nele, com controle de versão e acesso de usuários;
• negocie cláusulas e termos em tempo real;
• acessar recursos adicionais como notificação de prazos;
• crie uma base de dados centralizada para todos os documentos e registros;
• poderá gerar relatórios para acompanhamento dos compromissos assumidos por cada parte.

Ao escolher um software de gerenciamento de contratos, é importante considerar também alguns fatores-chave, como:

• a funcionalidade do software;
• sua usabilidade; e
• seu custo.

Além disso, é importante verificar se o software é compatível com os sistemas operacionais e dispositivos que você usa.

Também é recomendável verificar as principais avaliações de softwares. Veja uma avaliação completa de 5 softwares: 5 principais softwares de gestão de contratos do Brasil 

2. O que você pode criar com um software de gestão de contratos?

Muitas pessoas pensam que os softwares são feitos apenas para contratos e tem mais utilidade no setor jurídico. É verdade que algumas das melhores plataformas foram originalmente projetadas para isso.

No entanto, muitos deles evoluíram ao ponto de se tornarem altamente personalizáveis e podem criar qualquer tipo de documento.

A verdade é que os softwares de gestão de contratos hoje em dia são tão flexíveis que você pode usá-los para quase qualquer tipo de documento e qualquer setor empresarial, como jurídico, vendas, RH, financeiro, dentre outros.

Criar rotinas administrativas no departamento de Recursos Humanos

O software de gestão de contratos pode ser uma ferramenta muito útil para o departamento de RH, pois pode ajudar a gerenciar os vários contratos que os funcionários podem ter, como contratos de trabalho e treinamento.

O software também pode ser utilizado para fazer a gestão dos prazos dos contratos. Isso é importante para garantir a renovação no período certo. Ele também é um aliado para manter um registro dos funcionários e das suas respectivas informações pessoais e profissionais.

Isso é importante para garantir que as informações sejam mantidas em segurança e também para permitir que você faça uma busca rápida quando precisar delas.

Criar  propostas de vendas e negociar online

As equipes de vendas podem usar o software de gestão de contratos para acompanhar e gerenciar seus contratos. O software pode ajudar as equipes a manter um registro de todos os seus contratos, bem como o status dos mesmos.

Além disso, o software pode fornecer um histórico de todas as negociações e alterações realizadas em cada contrato.

Isso permite que as equipes de vendas vejam facilmente quaisquer problemas que possam ter surgido durante o processo de negociação e resolvê-los rapidamente.

Criar um gerenciamento eficiente no setor financeiro

O software de gestão de contratos é uma ótima ferramenta para departamentos financeiros, pois ajuda a gerenciar todos os seus contratos e documentos de maneira eficiente, visto que as equipes podem criar tarefas e atribuí-las a outras pessoas.

Isso é útil para que ninguém esqueça de fazer algo importante. Além disso, o software de gestão de contratos permite que você registre todos os gastos relacionados a um determinado contrato, assim como as datas em que foram realizados. Isso facilita muito o controle dos gastos e evita problemas futuros.

Outra vantagem do software de gestão de contratos é a capacidade de analisar os dados registrados. Você pode gerar gráficos e relatórios detalhados para ter uma melhor visão geral dos gastos da empresa e tomar decisões acertadas.

Entre todos os setores, você cria a colaboração perfeita

Se a escolha for um software baseado na nuvem, o compartilhamento de informações e a colaboração entre as diversas áreas da sua empresa permite que você gerencie todos os seus contratos de forma centralizada, otimizando o seu tempo e a sua produtividade.

Você pode acessar esses dados a qualquer momento e em qualquer lugar, tornando o gerenciamento de contratos mais eficiente do que nunca.

Ou seja, um software de gestão de contratos pode fazer muito por você a partir da sua escolha, por isso vamos dar uma olhada juntos nas melhores funcionalidades de um software e o que será tendência em 2023.

Software de gestão de contratos, quais as tendências em 2023?

Ao longo dos anos, os softwares de gestão de contratos evoluíram muito, sempre oferecendo mais facilidade de uso e autonomia aos seus usuários.

Por exemplo, o contrato se tornou muito mais fácil de negociar, sem necessariamente ter que recorrer ao email, visto que aplicativos completos como o Juridoc simplificam e otimizam todo o ciclo de vida do contrato, garantindo que todas as partes envolvidas cumpram com os seus compromissos.

Existem diversas funcionalidades importantes que um software de gestão de contratos pode oferecer em 2023.

A seguir, listamos algumas delas:

1. Gestão eficiente de prazos e obrigações contratuais

Um software de gestão de contratos permite que você gerencie todos os seus contratos de forma eficiente, rastreando todos os prazos e obrigações.

Isso torna muito mais fácil cumprir todas as suas obrigações dentro do prazo, evitando atrasos ou penalidades.

2. Controle de acesso e permissões

Um software de gestão de contratos também lhe dá controle total sobre quem tem acesso a quais informações.

Você pode determinar quais usuários podem visualizar ou editar determinadas partes do contrato, garantindo assim que apenas as pessoas autorizadas tenham acesso às informações confidenciais.

3. Gerenciamento de riscos

Outra vantagem importante é que um software de gestão de contratos ajuda a gerenciar os riscos associados a cada contrato.

Você pode identificar rapidamente quaisquer cláusulas ou condições precisam ser revistas e tomar as medidas necessárias para minimizar ou eliminar esses riscos antes que causem problemas.

4. Maior transparência

Por fim, vale ressaltar que um software de gestão de contratos também promove maior transparência na sua organização.

Todas as informações relativas a cada contrato estarão centralizadas em um único lugar, facilitando o acesso às mesmas por parte dos envolvidos no processo (clientes, fornecedores, parceiros, etc.).

Isso garantirá uma maior transparência na relação entre todas as partes interessadas.

Portanto, a sua escolha deve focar em uma solução que ofereça:

• A criação, edição e assinatura eletrônica dos contratos;
• Armazenamento seguro e compartilhado dos contratos;
• Gerenciamento das obrigações assumidas por cada parte envolvida no contrato;
• Monitoramento do andamento dos contratos e a identificação de eventuais problemas;
• Gerenciamento das notificações relativas aos contratos.

Uma rápida introdução à infraestrutura aos sistemas de contratos

O gerenciamento de contratos requer uma boa infraestrutura para funcionar corretamente. Isso inclui um banco de dados centralizado para armazenar todas as informações sobre seus contratos, bem como um processo robusto para rastrear e monitorar as atividades relacionadas a cada um deles.

Além disso, é importante ter um sistema para gerar relatórios detalhados sobre o status dos seus contratos, a fim de identificar quaisquer problemas potenciais ou lacunas.

Então, além das funcionalidades citadas no tópico anterior, considere também na sua escolha:

Facilidade de uso

O software precisa ser fácil de usar, pois será utilizado por diversas pessoas com diferentes níveis de conhecimento técnico. Ele também precisa ter uma interface intuitiva que permita acessar rapidamente as informações necessárias.

Flexibilidade

O software precisa ser flexível o suficiente para atender às suas necessidades específicas. Diferentes empresas têm diferentes processos e requisitos, portanto, é importante escolher um software que possa ser facilmente adaptado às suas necessidades específicas.

Integração

O software precisa ter recursos para integrar-se com outros sistemas internos da sua empresa, como o ERP ou o CRM. A integração permite que as informações do software sejam compartilhadas facilmente com outras partes interessadas na gestão dos seus contratos.

Recursos adicionais

Além dos recursos básicos acima mencionados, é importante verificar se o software oferece outras funcionalidades úteis, como ferramentas para análise e relatórios detalhados sobre o status dos seus contratos.

Esses 4 recursos podem ajudá-lo a tomar decisões mais informadas sobre como gerenciar melhor os seus contratos.

Como saber se você precisa de um software de contratos?

Você está lutando para manter o controle de todos os seus contratos? Parece que sempre há um novo contrato para assinar ou um vencimento próximo.

Além disso, seus contratos estão espalhados em diferentes pastas de arquivos e são difíceis de encontrar.

Então, veja o que acontece após você se basear nas nossas dicas para escolher o seu software.

Para começar, você poderá facilmente controlar todos os seus contratos em um só lugar. Não mais vencimentos esquecidos ou surpresas desagradáveis!

O software também lhe dará um alerta quando um contrato estiver prestes a expirar, para que você possa renová-lo a tempo.

Você poderá gerenciar vários usuários e dar acesso à equipe inteira, para que todos estejam cientes dos termos do contrato e da data de expiração.

Com todos os seus contratos organizados em só ligar, você pode rapidamente procurar pelo fornecedor, data de expiração do contrato e outros detalhes importantes.

Também será muito fácil fazer um follow-up com fornecedores para garantir que eles cumpram o que prometeram.

Por fim, ele simplificará sua vida e permitirá que você economize tempo (e dinheiro)!

Você está à procura de um software para gerenciar todo o ciclo de vida do contrato? Juridoc é a solução ideal.

A Juridoc é uma plataforma completa que permite a gestão de todos os contratos da sua empresa, desde a entrada até a saída. Além disso, ele conta com recursos avançados para simplificar o seu dia-a-dia e auxiliar na tomada de decisões.

Conheça tudo sobre nosso software agora mesmo! Com Juridoc você tem total controle dos contratos da sua empresa, podendo analisar minuciosamente todos os dados relacionados aos seus documentos.

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