Como a sua empresa lida com a gestão de contratos? Os processos manuais o impedem de acelerar os seus negócios? Descubra o que a automação da gestão de contratos pode fazer por você.

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Como você gerencia os seus contratos?

Eis uma questão bastante desafiadora para a maioria das empresas. Mas para superar os principais desafios da gestão de contrato, basta responder uma pergunta:

– A partir do momento que os termos são acordados e o contrato assinado, como a sua empresa lida com a gestão diária?

Por exemplo, se a sua empresa ainda gerencia seus contratos em papel, deve encontrar dificuldades para manter o controle em todos os estágios do ciclo de contrato – criação, negociação, conclusão e monitoramento.

Contratos são dispositivos legais com um grande volume de dados e precisam ser gerenciados para o negócio crescer. Por isso, todos os caminhos apontam para a automatização.

Quando o processo se mantém manual, à medida que a empresa cresce, está mais propensa a perder o controle sobre revisões e atualizações, assim como encontrar dificuldades para cumprir prazos e métricas.

Além do mais, corre-se o risco de até mesmo não saber por onde anda determinado acordo quando se deseja rever cláusulas e prazos, renovar ou rescindir um acordo.

Tudo isso consome tempo e recursos financeiros. Em suma, quando há falta de visibilidade (controle) do processo de execução ocorrem mais problemas relacionados a atrasos e não-conformidade.

Benefícios de automatizar a gestão de contratos: 

1 – Eficiência em todo o processo;

2 – Elimina processos manuais e armazenamento físico;

3 – Menos tempo para revisões, renovações e rescisões;  

4 – Mais visibilidade e controle do progresso e status dos processos; 

5 – Contribui para a governança corporativa, visto que auxilia na prestação de contas;

6 – Auxilia na manutenção de contratos por períodos mais longos; 

7 – Termos e cláusulas podem ser revisados e atualizados a cada novo contrato de forma mais rápida; 

8 – Evita a falta de responsabilidade das partes envolvidas no acordo. 

Como funciona uma solução para gestão de contratos?

As plataformas que desenvolvem softwares de automação de contratos costumam fornecer modelos personalizáveis e cláusulas pré-aprovadas sempre atualizadas.

Isso é possível graças a tecnologia utilizada para a criação de formulários que permitem incorporar campos personalizados e dados predefinidos em modelos padronizados.

Desta forma, a tecnologia contribui para a redução de erros e promove a conformidade. Essa condição é vital para evitar implicações financeiras relacionadas a falhas cometidas na formulação legal do documento.

Além disso, em todos os estágios do ciclo de contrato, o sistema de gerenciamento pode rastrear fluxos de trabalho e automatizar processos de revisão e aprovação.

Todos os mecanismos citados acima levam a uma análise mais precisa dos dados e informações dos acordos negociados e constantes melhorias no processo.

Por exemplo, no estágio de negociação, as informações de um determinado contrato podem ser facilmente acessadas, o que pode auxiliar na avaliação de possíveis contratos futuros e no desenvolvimento de estratégias.

Vantagens da gestão de contratos:

– Garantir de uma relação sem conflitos entre compradores e fornecedores;

– Maior segurança de que os prazos acordados sejam cumpridos;

–  Eficiência que gera maior lucratividade;

– Avaliação regular para que se cumpram os termos ao longo de um acordo;

– Apreciação do desempenho do fornecedor ao longo do contrato;

– Decisões baseadas em dados e análises que permitem a prevenção de riscos; 

– Maior cooperação entre as partes;

– Redução de disputas ou litígios. 

– Economia de estrutura, tempo e custos. 

Por que automatizar é a melhor forma de gerenciar?

Sem dúvidas, o melhor método para melhorar a eficiência no gerenciamento de contratos é implementar um sistema automatizado.  

Visto que ter contratos na nuvem permite que vários usuários visualizem, editem e comentem um contrato, o que cria um ambiente mais colaborativo.

A centralização do armazenamento, por sua vez, simplifica o processo para todas as equipes –  vendas, contábeis e departamento jurídico.

Principais mudanças a curto prazo: 

1 – Qualidade do contrato;

2 – Simplificação do processo de negociação;

3 – Aprovações mais rápidas;

4 – Capacidade de pesquisar dados arquivados instantaneamente;

5 – Armazenamento em nuvem e centralizado; 

6 – Controle completo de gerenciamento;

7 – Maior conformidade;

8 – Acessibilidade;

Com a automação abre-se um leque de oportunidades para compreender melhor cada contrato negociado. Desta forma, a capacidade de tomar decisões e prever métricas financeiras se torna uma grande vantagem.

Assim quanto mais você souber sobre os contratos que estão em operação, melhor para a sua empresa. Sabe-se que um  monte de papel e trabalho manual limitam sua capacidade de gerir novos negócios.

Já a automação torna a gestão do ciclo de vida do contrato uma realidade. Sobretudo, é uma prática que pode ser aplicada a todos os tipos de negócios para tornar o fluxo de trabalho legal mais inteligente.

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