Softwares de gestão de documentos na nuvem podem oferecer melhor segurança, gerenciamento e monitoramento do que os escritórios de advocacia podem fazer por conta própria. Confira!

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Por que utilizar um software de gestão de documentos na nuvem?

A tecnologia é essencial para a prática moderna do direito. E, hoje, mais e mais escritórios de advocacia estão se movendo para a nuvem com o objetivo de gerenciar as suas operações.

E o mercado de tecnologia voltado para soluções no setor jurídico – as Legaltechs – tem oferecido uma gama de ferramentas SaaS que facilitam cada vez mais o movimento dos escritórios jurídicos para a nuvem.

O modelo SaaS permite que os usuários paguem uma assinatura mensal e acessem seus dados via conexão da Web a um servidor remoto, em vez de um programa instalado localmente no servidor interno da empresa.

Em vista disso, o software de gerenciamento de contratos baseado em nuvem oferece muitas vantagens sobre as soluções locais, incluindo  disponibilidade constante, dimensionamento simples e eficiência.

Tudo isso ajuda os advogados a aumentar a produtividade e a lucratividade do seu escritório de advocacia. Quer saber de que maneira isso acontece? Acompanhe!

1 – Escritório mais organizado

Um sistema de gerenciamento de documentos organizará todos os documentos e contratos  em um repositório central.

Logo, um escritório de advocacia baseado na nuvem conquista mais uniformidade e oferece aos seus funcionários ferramentas atualizadas e que centralizam todo o conteúdo.

Todos os contratos podem ser salvos e armazenados com registro de data e hora e organizadas por assunto,  ao lado de  documentos e e-mails.

Ou seja, todos os seus documentos, e-mails, eventos, datas de vencimento, tarefas, contatos, entre outros dados podem ser acessados a qualquer momento por qualquer usuário autorizado, em qualquer dispositivo.

2 – Escritório descentralizado

Com repositório baseado na nuvem, você tem acesso ao repositório de dados inteiro da sua empresa de qualquer lugar do mundo.

Isso significa que toda a sua equipe tem liberdade de recuperar e trabalhar  informações em um ambiente seguro sem a necessidade de conexões de rede complicadas. Visto que tudo que é armazenado na nuvem é sincronizado em tempo real para que você possa acessá-lo por meio de um aplicativo da Web ou móvel.

Ao contrário, com servidores de arquivos no local, você fica limitado a acessar seus documentos, e-mails e anotações importantes para o seu escritório.

3 – Documentos sempre atualizados

Como tudo o que você precisa está sincronizado e armazenado na nuvem, você está sempre 100% confiante de que as informações que você acessa estão atualizadas. Ou melhor, que documentos e dados são as versões mais recentes.

Igualmente, todos os seus contratos e documentos são hospedados em um repositório central o que aumenta a visibilidade e o acesso a relatórios.

Quer saber melhor as vantagens de gerenciar seus documentos em uma única plataforma ? Baixe o Guia Definitivo e as Melhores Práticas para a Gestão de Contratos e descubra as melhores práticas para aplicar no seu gerenciamento.

4 – Escalabilidade

As soluções em nuvem são também a melhor escolha pequenos escritórios de advocacia que precisam de uma solução de gerenciamento de documentos que crescerá com eles.

Os escritórios de advocacia podem selecionar e escolher serviços que se encaixem melhor às suas necessidades. Além disso, é possível  começar com um pequeno número de funções e usuários e se organizar para mudanças futuras.

5 – Segurança

A nuvem privada e altamente segura seus dados com segurança e backups automáticos. Dessa forma, você pode efetivamente reduzir os riscos de perda de dados causados ​​por desastres naturais ou ataques cibernéticos.

Principalmente se você optar por ferramentas certificadas pela ISO 27001, não haverá mais preocupações com backup, recuperação, conformidade e segurança de dados no seu dia a dia.

Além disso, você controla quem tem acesso às informações do cliente, o que garante o atendimento às rigorosas obrigações de confidencialidade, sigilo profissional e proteção de dados de terceiros.

6 – Eficiência

Sem dúvidas, o software de gestão de documentos aumenta a eficiência sobre os processos manuais. E se for uma solução em nuvem tudo se torna ainda melhor, visto que todos os dados são atualizados e vinculados em tempo real.

Como advogado, isso significa que você pode ficar à frente de suas tarefas e prazos utilizando calendários e alertas atualizados.

Logo, à medida que você reduz o tempo necessário para ter uma visão minuciosa do  desempenho da sua empresa terá mais tempo para impulsionar o crescimento e a lucratividade do seu escritório.

7 – Você não precisa mais de servidores e TI

Os sistemas de gerenciamento de documentos na nuvem são obviamente como o nome indica, hospedados na nuvem.

Isso significa que você não vai precisar de nenhum servidor e equipe de suporte de TI dispendiosa. Igualmente, não será necessário instalar nenhum software em seus computadores. Ou seja, você dá adeus à manutenção constante, custos e gerenciamento de servidores de TI.

Esperamos que esses 7 itens tenham deixado você mais inspirado para mover o seu escritório de advocacia para a nuvem. Mas você já opera na nuvem e ainda não se está satisfeito com a sua gestão de contratos?

Faça um tour pela nossa solução para escritórios jurídicos e confira o que podemos fazer  por você.

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