Cada vez mais a tecnologia avança para trazer aos profissionais de diversas áreas maior qualidade de vida e capacidade de produtividade. Na advocacia, são inúmeros os softwares que prometem cumprir essa função. Em um meio onde o contato humano é tão essencial, como saber o que realmente trará melhorias?

A verdade é que a advocacia nunca poderá ser completamente automatizada, tornando-se uma espécie de indústria. É bastante descolado da realidade se preocupar com isso, uma vez que tecnologias com autonomia de pensamento e interpretação ainda são possíveis apenas na ficção científica.

Porém, no campo da realidade existem diversos recursos em softwares que podem, de verdade, amenizar a rotina de trabalho dos advogados e impulsionar a capacidade de produção e atendimento dos escritórios. E é disso que falaremos a partir de agora.

1. Índice esconder

   1 Nuvem

   2 Plataforma online

   3 Centralização de informações

   4 Usuários múltiplos e registro de tarefas

   5 Task Score (Pontuação por Tarefas)

   Nuvem

O conceito da nuvem é poder manter seus arquivos em qualquer lugar, tendo capacidade de acesso remotamente de qualquer lugar que possua acesso à internet. Dessa forma, caso passe por alguma urgência ou precise acessar determinada informação com rapidez, não dependerá de um computador específico onde esses arquivos estão inseridos. Basta acessar o servidor através do dispositivo que estiver ao alcance.

2. Plataforma online

Pelo mesmo motivo do item anterior, é de suma importância que o software ofereça uma plataforma online que, através de login e senha, possa ser acessada de qualquer dispositivo. A ideia de um software instalado em um computador limita por completo sua capacidade de trabalho.

⌈Um software online permitirá liberdade no seu trabalho, trazendo inclusive a possibilidade de realizar home office ou viver como um nômade digital.⌉

Com exceção de alguns mercados, como audiovisual e fonográfico, a tendência é que esse tipo de aplicação desapareça rapidamente. Apostar em um software instalado hoje é a certeza de precisar migrar dados e organizar tudo do zero novamente em um futuro breve.

3. Centralização de informações

Quando se trata de economia de tempo, é de suma importância que você opte por uma ferramenta que centralize o máximo de informações e possibilidades. É possível, por exemplo, você manter seu escritório totalmente digital sem gastar um centavo. Entretanto, você provavelmente precisaria usar diversos softwares gratuitos diferentes, um para cada função.

Acredite, não é uma economia que valha a pena. Portanto, quando você for investir em um software, tenha certeza de que ele possui todas as funcionalidades que você precisa e que você consiga acessar informações com agilidade.

4. Usuários múltiplos e registro de tarefas

Para manter a qualidade do trabalho conjunto no seu escritório, outro fator muito importante é que a plataforma ofereça usuários individuais para cada colaborador. Ou seja, a sua conta permita a criação de usuários individuais para todos que trabalham com você.

Junto a isso, é importante que você tenha um software que registre em histórico as tarefas realizadas e o responsável por cada uma delas. Isso diminui bruscamente a taxa de erros e a perda de informações no dia a dia de trabalho. Um recado anotado em um pedaço de papel que seria facilmente perdido torna-se um registro digital em um histórico que estará ali para sempre.

Através disso, também se tem uma visão muito mais justa da produtividade de todos. Caso uma falha aconteça no processo, será possível saber exatamente onde ela ocorreu e através de quem. Dessa forma, é possível cobrar e capacitar as pessoas corretas para elevar a qualidade do escritório como um todo.

5. Task Score (Pontuação por Tarefas)

O Task Score é um sistema de pontuação por tarefa. É algo que tem um poder profundo de transformar o método de trabalho. Está ligado ao conceito de gameficação.

⌈Através do Task Score, você consegue definir uma quantidade específica de pontos para cada tarefa realizada no trabalho.⌉

Quanto maior o tempo exigido e a complexidade de uma tarefa, maior é a pontuação referente. Quanto mais simples e rápida, menor.

Após conseguir adaptar as tarefas do escritório em pontuações proporcionais, você poderá determinar a meta de pontos mensais de cada colaborador, setor, área de atuação ou do escritório como um todo. É uma ótima forma de conseguir enxergar a produtividade do escritório com clareza.

Esse recurso é muito importante, inclusive, para o advogado ter controle de sua produtividade e não acabar trabalhando demais. Possuindo uma métrica diária de pontuação, ele consegue enxergar quando já trabalhou o suficiente. No Brasil, a advocacia é uma das profissões com maior incidência de estresse, depressão e burn out. Além de impulsionar sua carreira, por que não usar a tecnologia também à favor do bem estar e da saúde?

Autor convidado: 
ADVBOX – Software jurídico com usuários em todo Brasil e recursos exclusivos no mercado.

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