Os recursos do software de gestão de contratos beneficiam as instituições de ensino, melhorando a eficácia organizacional e reduzindo custos para as organizações do setor de educação.

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Gerencie todos os contratos da sua instituição de ensino

O sistema de gestão de contratos pode ser utilizado pelas faculdades, universidades e instituições escolares para celebrar diversos tipos de contratos com agilidade e segurança.

Além de gerenciar os contratos com seus clientes (estudantes, patrocinadores, franquias), a solução simplificada e automatizada ajuda a estabelecer relacionamentos comerciais com vendedores, fornecedores de bens e serviços e colaboradores.

Principais funções do software na área da educação:

• Automatizar a criação, assinatura e envio de documentos
• Notificar automaticamente sobre datas e tarefas
• Permitir o acesso às informações em tempo real
• Automatizar todos os processos, tarefas e deveres complexos
• Economizar o tempo gasto em tarefas
• Manter todos os dados em segurança
• Acompanhar requisitos regulatórios
• Rastrear os dados de contratos
• Gerar relatórios operacionais
• Armazenar os contratos em um só lugar
• Facilitar a pesquisa e o acesso

A seguir acompanhe as funcionalidades e benefícios da gestão de contratos Juridoc para as empresas que atuam no setor de educação.

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Ferramentas para superar os desafios da gestão na educação

Os profissionais de gerenciamento de contratos de educação precisam lutar diariamente para se manter organizados quando dependem de abordagens manuais ineficazes para contratos.

A ausência de um repositório centralizado de contratos, por exemplo, eleva o risco de perder obrigações importantes e prejudica o desempenho financeiro.

Lidar com documentação em papel, vaivém de e-mails e armazenamento e desorganizado traz muitos problemas.

Entre os quais, se destacam:

• Redação manual do contrato
• Processos de elaboração manuais
• Falta de armazenamento centralizado de documentos
• Fluxos de trabalho que envolvem emails e telefones
• Perda de tempo com tarefas operacionais
• Perda constante de datas de renovação
• Atrasos em pagamentos ou outros marcos do contrato

Diante disso, as práticas baseadas em soluções digitais estão se mostrando cada vez mais eficientes para o gerenciamento de todo o ciclo de vida do contrato.

Recursos para gerenciar todos os contratos do setor educacional

As ferramentas oferecidas pela solução Juridoc facilitam a criação de contratos, substituindo o processo de elaboração manual pela automação da criação e aprovação, assim como a difícil tarefa de negociação e assinaturas.

Lista de recursos para a gestão de contratos online:

• Fluxos de trabalho
• Automação
• Colaboração e edição
• Agendamento e lembretes
• Análise e otimização de contratos
• Armazenamento seguro na nuvem
• Assinaturas eletrônicas

Alguns tipos de contratos que podem ser gerenciados pelo software na área educacional:  

• Contratos de ensino
• Contratos de prestação de serviços
• Acordos de confidencialidade
• Acordos de financiamento de pesquisa
• Cartas de compromisso
• Acordos de transferência de material
• Memorandos
• Contratos de licença de software
• Acordos de Compra
• Remuneração e benefícios dos colaboradores

Etapas de um plano de gerenciamento para contratos educacionais: 

1. Designar quem é responsável pelo quê.
2. Definir como serão monitorados os principais indicadores de desempenho.
3. Estabelecer prazos para resolução de problemas.
4. Determinar  procedimentos para as alterações no contrato.
5. Indicar quais dos funcionários estarão envolvidos no processo.

Agora veja uma análise detalhada sobre os recursos individuais do software de gestão de contratos.

Criação de contratos

Criação de contrato: gerador de documentos e ferramentas para a criação de novos contratos.

Modelos de contrato: permite aos usuários definir modelos para tornar a criação de novos contratos mais fácil e consistente.

Biblioteca de cláusulas: os usuários podem salvar determinados campos de um contrato para reutilização [armazenados em uma biblioteca de cláusulas].

Anexos de contratos: os usuários podem anexar outros documentos aos contratos.

Perguntas automatizadas: com base nas políticas da empresa e nas circunstâncias do negócio) ajudam no processo de autoria do contrato.

Colaboração de contrato 

Compartilhamento de contratos: os usuários podem compartilhar contratos de maneira fácil e segura com usuários internos e externos.

Edição de contratos: os contratos podem passar por vários rascunhos e revisões.

Comparação de versões: o software oferece suporte a várias versões e comparação de versões. Dessa forma, as equipes têm em mãos sempre a versão mais atualizada.

Colaboração de contrato: usuários internos e externos podem colaborar em contratos sem alterar o texto do contrato. Essa operação pode ser feita por meio de comentários.

Processo de aprovação: os fluxos de trabalho de aprovação podem ser configurados para agilizar e automatizar o processo de aprovação.

Fluxos de trabalho de negociação: os usuários podem aprovar contratos com parceiros externos de negócios  para que a contratação possa fluir sem interrupções.

Assinatura Eletrônica: uma parte importante do gerenciamento de contratos na nuvem é a capacidade de integração com assinatura eletrônica.

Monitoramento do contrato

Banco de dados de contratos: os contratos são armazenados e organizados em um repositório central.

Pesquisa de contrato: os usuários podem facilmente pesquisar contratos no banco de dados

Lembretes e alertas: os usuários podem agendar lembretes e/ou disparar alertas de acordo com os marcos do contrato.

Painéis: os painéis fornecem uma visão geral das atividades do contrato.

Relatórios de contrato personalizados: os usuários podem criar relatórios personalizados sobre o status de contratos e cronogramas de contrato.

Rastreamento do status do contrato: os usuários podem rastrear o status de um contrato conforme ele avança pelo processo de aprovação e negociação.

Benefícios para todas instituições de ensino e educação

Eficiência

#1. Obter os termos e cláusulas desejados.

#2. Garantir que todos os termos necessários sejam incorporados.

#3. Configurar fluxos para fechar contratos mais rapidamente.

Segurança e controle

#1. Armazenar contratos com segurança.

#2. Manter os contratos organizados.

#3. Ter o controle de versão de documentos.

Mais colaboração

#1. Acompanhar os status de aprovação.

#2. Reduzir os atrasos do ciclo de vida do contrato.

# 3. Nomear as pessoas certas com notificações de contrato.

Visibilidade

#1. Configurar lembretes de tarefas e alertas automatizados

#2.Rastrear os estágios do ciclo do contrato

#3. Relatórios e análises em tempo real

Conformidade aprimorada

#1. Proteção das informações confidenciais das instituições escolares.

#2. Garantia do cumprimento das regras e regulamentos.

#3. Auditoria com um histórico de edição completo.

Produtividade

#1. Automatizar e agilizar os processos de contratação.

#2.  Auditar, rastrear e relatar quaisquer dados de contrato rapidamente.

# 3. Ciclos de fluxo de trabalho mais rápidos

Agende hoje mesmo uma demonstração e veja como o conjunto abrangente de soluções totalmente integradas da Juridoc ajuda a sua instituição a reduzir custos e otimizar o desempenho.

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