Você já examinou os custos da gestão de contratos em seu escritório jurídico? Confira um estudo de caso e descubra como economizar tempo e dinheiro com o software de gestão de contratos da Juridoc.

Aprenda a calcular a economia em sua gestão de contratos

Neste artigo, vamos explorar um estudo de caso de gestão de contratos em um escritório jurídico que ao eliminar os principais desafios relacionados à criação, revisão e gerenciamento obteve uma economia de quase 80%.

Depois de conferir o nosso infográfico que ilustra o cálculo da economia e os problemas que afetam o desempenho da maioria dos advogados, você vai poder acompanhar em detalhes o estudo de caso.

Por fim, poderá utilizar o nosso simulador de economia para descobrir o quanto é possível economizar em seu escritório jurídico ou empresa.

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Os problemas que o jurídico precisa eliminar para economizar

Desperdício de tempo, perda de produtividade e processos baseados em papel são significativos quando se trata de gerenciamento de documentos.

Por isso, ilustramos abaixo esses três desafios com dados de alguns estudos e pesquisas que apontam o quanto esses problemas podem ser frustrantes.

Acompanhe e veja o quanto simples atividades de sua rotina de trabalho podem estar comprometendo a sua eficiência e fazendo você perder tempo e dinheiro.

1. Advogados desperdiçam mais de 6 horas por semana com documentos

Uma pesquisa da International Data Corporation (IDC) descobriu alguns dados surpreendentes sobre como  os profissionais da informação – incluindo os advogados – perdem tempo com atividades relacionadas ao gerenciamento de documentos.

Segundo a IDC, esses profissionais desperdiçam uma grande parte do seu tempo criando, editando, revisando e aprovando documentos. 

Tempo gasto com os desafios do gerenciamento de contratos: 

⇒ O relatório constatou que os advogados passam 11,2 horas por semana lidando com desafios relacionados à criação e gerenciamento de documentos. E pelo menos seis horas desse tempo são desperdiçados. 

⇒ Os profissionais de direito podem perder até 2,3 horas por semana pesquisando, mas não encontrando os documentos certos e outras 2 horas recriando documentos perdidos.

⇒ No total, o tempo perdido nas atividades de criação e gerenciamento de documentos custa às empresas 9.071 dólares por advogado ao ano ou uma perda de 9,8% na produtividade total da empresa.

2. Processos lentos e alta taxa de erros

Conforme um estudo do grupo Gartner, 65% dos profissionais da área jurídica identificam o tempo perdido em tarefas administrativas como seu maior ponto problemático.

Essa taxa é bastante significativa, por que a maioria dos escritórios jurídicos ainda conduzem seus processos de forma manual.

Procedimentos que desperdiçam o tempo dos advogados: 

• Contratos são gerados no Word
• Relatórios conduzidos em planilhas do Excel
•  As aprovações são feitas por telefone
• Documentos impressos em papel ou enviados via emails
• Informações passam pelas mãos de várias pessoas

Além de lento, esse tipo de processo evidencia uma alta taxa de erro.

Razões para erros no processo:

• Entrada de dados errados,
• Formulários manuscritos e ilegíveis
• Documentos preenchidos incorretamente
• Interpretação incorreta de comentários

Independente do motivo, o impacto por falta de conformidade pode prejudicial para os negócios, principalmente quando se trata de serviços jurídicos. Qualquer erro em um contrato é uma porta aberta para uma disputa judicial.

3. O problema do papel

O jurídico ainda é um dos setores que mais enfrenta dificuldades em separar as suas atividades do papel, embora existam muitas ferramentas que podem fazer isso.

A maioria ainda cria seus documentos a partir do Microsoft Word e não utilizam fluxos de trabalhos digitais e continuam imprimindo e armazenando toneladas de papel.

Razões para o jurídico repensar o uso do papel:

⇒ Segundo dados de um relatório 2018 da Legal Sustainability Alliance (LSA),  59 escritórios de advocacia usaram 4.073,45 toneladas de papel (cerca de 407 milhões de folha A4.

⇒ Esse número significa 191.836 toneladas totais de CO2 produzidas pelos 59 escritórios de advocacia que reportaram suas emissões à LSA.

Isso significa que a digitalização não deve ser vista apenas como uma ferramenta para melhorar a eficiência, produtividade e gerenciamento, mas também uma solução para resolver o problema da pegada de carbono gerada pelas atividades de rotina dos escritórios jurídicos.

Se você ficou surpreso com essas dados, continue lendo para acompanhar o nosso estudo de caso e aprender como usar a nossa ferramenta.

Estudo de caso

1. Problema – gestão de contratos baseada em processos manuais 

O escritório jurídico em questão sentia a necessidade de automatizar a criação de documentos, para otimizar a entrada de dados, assim como melhorar a conformidade do uso de termos e cláusulas.

Além disso, precisava reduzir o tempo gasto com a redação dos documentos legais, revisão ​​e arquivamento de seus documentos para focar mais no atendimento dos clientes.

Principais desafios relatados pela equipe jurídica: 

• Demora na elaboração de contratos
• Falta de visibilidade do progresso da aprovação
• Atrasos na aprovação
• Revisões prolongadas
• Rastreamento de contratos em pastas
• Falhas na troca de informações

3 problemas cruciais que precisam ser resolvidos: 

• Manter os dados do contrato sempre disponíveis para todos os envolvidos
• Otimização e  automação do fluxo de trabalho
• Acompanhamento  do status de cada documento

Agora veja como o escritório jurídico ao implementar o software de gestão de contratos Juridoc conseguiu dar um salto em sua eficiência e obter uma economia significativa.

2. Solução – Implementação do software de gestão de contratos

Com a implementação do sistema digital Juridoc para processamento eletrônico de documentos e ferramentas para acompanhar todo o ciclo de vida do contrato, os advogados obtiveram 80% no ganho de produtividade.

Graças a automação do fluxo de trabalho, os advogados mudaram o seu processo e passaram a cumprir as seguintes etapas do processo de contratos rapidamente.

Como a Juridoc ajudou em cada etapa do gerenciamento: 

1. Iniciar e solicitar: os advogados passaram a usar modelos de contratos ​​para otimizar o processo de iniciação e gerenciar uma biblioteca de modelos de contrato aprovados.

2. Rascunho e negociação: durante o processo de articulação e negociação, passaram a controlar os rascunhos por versão.

3. Revisão: as revisões começaram a ser realizadas em menos tempo porque todos os documentos relevantes eram facilmente localizados e processados.

4. Assinatura eletrônica: os advogados passaram a usar os recursos de assinatura eletrônica integrada.

5. Execução: obtiveram maior conformidade com prazos e tranquilidade ao gerenciar marcos, obrigações e resolver problemas com atribuições e notificações automatizadas.

6. Gerenciamento: o gerenciamento se tornou muito mais fácil, visto que as alterações, anexos e outros documentos relacionados passaram a ser vinculados ao contrato principal e os painéis dinâmicos ajudaram no  rastreamento do status, vencimentos e outros marcos.

7. Pesquisa e recuperação: a pesquisa avançada e as visualizações flexíveis ajudaram os advogados a garantir a pesquisa rápida de seus contratos, liberando tempo extra para outras atividades.

3. Cálculo de Economia – análise do perfil do cliente e resultados financeiros

Perfil do cliente: Escritório de advocacia localizado na cidade de São Paulo (SP), fundado em 2012.

Equipe: 4 advogados

Número de contratos: 400 contratos e documentos legais mensais  (média de 10 a 15 novos contratos mensais)

Tempo gasto por documento: 30 minutos/cada advogado

Economia mensal: R$ 6.296,00

Economia em um ano: R$ 75.552,00

Como foi realizado o cálculo de economia? 

⇒ Com a implementação do software de gestão contratos, os advogados eliminaram 24 minutos do tempo que passavam criando e revisando documentos. Ou seja, passaram a utilizar apenas 6 minutos por documento.

⇒Com base em um cálculo do salário de R$ 5 mil de um advogado, foi calculado o custo/hora e o quanto foi economizado eliminando o desperdício de tempo.

⇒ Também foi levado em conta a questão da conformidade, visto que se obteve uma redução de 1% de erros para uma taxa de apenas 0,33%. 

⇒Diante disso, para cada erro cometido, existe um custo no processo (litígios) que em média podem custar para um escritório jurídico cerca de R$ 500. 

⇒Ao somar todas economias realizadas, os advogados obtiveram um aumento de 80% em produtividade, 67% em conformidade e fizeram uma economia de 75% em recursos financeiros.

Por fim, além de eficiência e conformidade, ao eliminar tarefas intensivas ​​e repetitivas, os advogados economizaram tempo, custos com papel, colaboradores, arquivos físicos, entre outros recursos.

Nota: Essa taxa pode ser ainda maior, dependendo dos procedimentos adotados por cada escritório e o porte da organização.

Quer saber o quanto você economizaria ao automatizar os seus processos com Juridoc?  Você também pode fazer o seu cálculo de economia, utilizando o nosso simulador.

Veja como é simples e  fácil!

Como utilizar o simulador de economia Juridoc

Para simular a economia que você pode obter, siga as seguintes instruções:

1. Acesse o Simulador Juridoc
2. Faça uma cópia do arquivo.
3. Preencha a planilha com a quantidade de documentos gerenciados
4. Complete com o número de advogados e/ou colaboradores
5. Adicione o tempo gasto com contratos
6. Preencha o campo com a média do salário bruto das pessoas envolvidas no processo.

No final, você obterá:  

• Economia por documento
• Economia mensal
• Economia anual

E se você gostar do resultado, não esqueça de agendar uma demonstração.

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