Existem aplicativos que a gente ama e que nos inspiram a fazer mais no dia a dia. E o software de gestão de contratos é exatamente assim. Aqui estão 4 razões que confirmam isso.

Por que não dá para viver sem o software de gestão de contratos?

Nesta postagem, vamos listar os 4 motivos pelos quais o software de gestão de contratos tem o potencial de mudar a maneira como você lida com seus principais ativos de negócios.

Em primeiro lugar, você verá como o software de gestão de contratos traz mais velocidade e eficiência aos seus negócios, à medida que permite que contratos sejam propostos, elaborados, revisados ​​e executados dentro de uma única plataforma.

Você também verá como duas ou mais partes podem compartilhar e colaborar em um contrato em tempo real e ver as alterações uma da outra à medida que revisões são feitas em um mesmo documento.

A segunda razão que vamos descrever para você está diretamente relacionado à capacidade de ter uma visão ampla, contínua e conectada de todo o seu processo de contratação.

No item 3, vamos abordar os benefícios que você conquista ao manter seus contratos organizados e armazenados na nuvem.

Por último, mas não menos importante, mostramos como todos os recursos de uma plataforma digital se conectam para que você obtenha mais conformidade e elimine os riscos relacionados aos contratos em sua gestão.

Dito isso, aqui estão 4 razões que justificam porque tantas pessoas e empresas não vivem sem essa solução.

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Razão 1 – Melhora a velocidade e a eficiência

Talvez tudo que você queira quando se trata de contratos é dar um basta no trabalho repetitivo e tedioso. E é exatamente isso que o software de gestão de contratos pode fazer por você.

Ele vai simplificar sua prática com a automação de documentos e fluxos de trabalho para a aprovação. Por sinal, existem pesquisas que apontam que os desafios de gerenciar documentos sem tecnologia podem roubar até 22% da produtividade geral das equipes.

Cada etapa do processo de contratação, por exemplo, gera notificações e alertas para todas as partes envolvidas e aumenta a velocidade e a eficiência do processo. 

O resultado são contratos de qualidade, armazenados eletronicamente em um local acessível apenas pelas partes com acesso. Além disso, todas as versões e atividades são claramente registradas.

Ainda quando se trata de simplificar o processo, a plataforma permite que os usuários acessem a qualquer momento e em qualquer lugar os dados corporativos em qualquer dispositivo.

Razão 2 – Melhora a Visibilidade

Para tomar as decisões corretas, os profissionais dependem de dados precisos e oportunos. E o sistema de gerenciamento de contratos ajuda exatamente neste ponto crucial para o andamento dos negócios.  

O software permite o acesso a informações para os usuários em todos os níveis de informações do contrato. Esses recursos permitem aumentar a visibilidade, a colaboração multifuncional e a prestação de contas. 

Todas as partes interessadas podem ter sempre acesso a um contrato ativo. E todas as revisões do contrato são registradas, criando uma trilha de auditoria, o que faz com que todos operem com mais confiança e segurança.  

Ademais, graças a visão mais ampla do que está acontecendo com os seus contratos, você poderá obter insights profundos sobre seus negócios e identificar as parcerias mais lucrativas.  

Isso é possível porque o sistema permite que os usuários acessem painéis personalizados, gerem relatórios rapidamente para tomar decisões mais rápidas e obter um tempo de ciclo mais curto.

E, à vista disso, os dados verificados e em tempo real oferecem a todos os usuários – financeiro, jurídico, vendas, entre outros, a visibilidade e os insights para transformar cada contrato em uma poderosa ferramenta de tomada de decisão.

Razão 3 – Oferece uma única fonte de dados

Se você está cansado de ter que acessar múltiplos meios de armazenamento e se depara com diferentes versões de documentos, assim como documentação duplicada, o repositório central de uma solução digital vai deixar o seu dia mais feliz.

Todos os recursos de colaboração que o armazenamento em nuvem permite simplificam a pesquisa, a criação e a administração de contratos do dia a dia.

Por outro lado, um repositório centralizado oferece uma fonte única de verdade e uma experiência mais gratificante ao gerenciar contratos.

Visto que acaba principalmente com a angústia de travar uma luta cada vez que você procura por uma informação em um documento.

A IDC descobriu que os profissionais que usam fluxos de trabalho baseados em papel gastam até 35-50% do seu tempo à procura de informações devido à falta de índice centralizado ou repositório de ativos.

Baseado no dado acima, observa-se que muito mais do que ter todos os seus contratos de ponta a ponta automatizados, sem papel e sem interrupções em toda a organização, você economizará grande parte do seu tempo.

Além de tudo, o armazenamento inteligente na nuvem transforma seus contratos em ativos, visto que uma única fonte de dados ajuda na sua organização.

E, por esse motivo, você terá todos os subsídios indispensáveis para para minimizar riscos, maximizar oportunidades, alcançar conformidade e gerar receita. 

Razão 4 – Aprimora a conformidade e reduz riscos

Você sabia que 60% dos litígios corporativos estão relacionados a disputas contratuais? E quando se trata de contratos, a melhor maneira de mitigar o risco é identificá-lo com antecedência e tomar medidas preventivas antes que o risco ocorra.

Neste âmbito, os relatórios de desempenho de contratos fornecem aos gerentes de contratos, jurídico, equipes de vendas, entre outros profissionais, como os do setor de RH, informações sobre os padrões do contrato, para que possam identificar gargalos nos processos e eliminá-los.

Os relatórios mostram, por exemplo, se seus contratos são renovados no prazo e se as obrigações são devidamente cumpridas.

Com uma plataforma abrangente de gerenciamento de contratos, as empresas podem monitorar o desempenho em relação aos contratos.

E, sobretudo, configurar alertas automatizados relacionados atualizações regulares do status do contrato para identificar e limitar o risco.

De acordo com a Associação Internacional Comercial e de Contratos (IACCM):

• 77% das empresas geralmente sofrem com o escopo e as metas quando a gestão de contratos é desestruturada.
• 55% experimentam problemas com as responsabilidades contratuais quando falta organização.
• 48% das empresas têm desafios relacionados às alterações de preços e prazos de entrega.

Entretanto, a digitalização de contratos tem o potencial de revolucionar a maneira como os contratos são elaborados, transacionados, alterados, armazenados e cumpridos para evitar exatamente todos os riscos listados acima.

Sem dúvidas, existem muitas outras razões que podem inspirar você a mudar para um gerenciamento digital de contratos.

Mas o objetivo deste artigo foi mostrar exatamente como uma plataforma pode conectar o seu processo de ponta a ponta e oferecer um amplo suporte para todas as suas necessidades de gerenciamento de contratos.

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É uma plataforma completa, desenvolvida especificamente para o controle e gerenciamento de contratos jurídicos. Você terá sempre tudo sob controle – incluindo as datas-limite e os prazos estabelecidos em cada um dos seus contratos.

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