Aumente a produtividade do seu fluxo de trabalho. A automação de documentos permite que você crie, edite e compartilhe documentos facilmente.

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O que é automação de documentos?

A automação de documentos é o processo de criação, armazenamento e gerenciamento de documentos digitais. É uma ferramenta valiosa para qualquer organização que lida com grandes volumes de documentação, pois permite economizar tempo e reduzir custos.

Algumas das principais características da automação de documentos são:

Geração automática de documentos: a automação permite que documentos sejam gerados automaticamente a partir de dados preexistentes, o que reduz significativamente o tempo e o custo com processos manuais;

Otimização do fluxo de trabalho: a automação de documentos permite que os usuários criem, manipulem e gerem seus documentos de forma mais eficiente. Isso significa que as tarefas podem ser realizadas mais rapidamente, sem perder a qualidade. O software automatiza as operações e tarefas repetitivas e facilita o compartilhamento de informações entre os departamentos, o que torna o fluxo de trabalho mais produtivo.

Redução dos erros: ao automatizar o processamento de documentos, é possível diminuir significativamente a margem para erros. Todas as informações são armazenadas em um único lugar e podem ser facilmente acessadas por qualquer pessoa autorizada.

Acessibilidade: a automação de documentos torna os documentos mais acessíveis às pessoas que precisam deles. As informações podem ser facilmente compartilhadas entre todos os departamentos da empresa, o que permite um melhor planejamento e execução das tarefas.

Armazenamento seguro e organizado: os documentos ficam armazenados em um banco de dados central, de forma segura e organizada. Assim, é possível acessá-los facilmente quando preciso;

Processamento e workflows: os processos internos da empresa são otimizados com a automação de documentos, pois é possível criar fluxogramas (workflows) para cada etapa do processo, garantindo maior eficiência

Integração com outros sistemas: a automação de documentos pode ser integrada a outros sistemas já existentes na empresa, facilitando ainda mais o gerenciamento dos dados.

Controle de versões: permite acompanhar as alterações feitas nos documentos. Para isso, o software oferece ferramentas para a colaboração em grupo, como o compartilhamento de documentos e a realização de conversas em tempo real.

Principais benefícios da automação de documentos:

• economiza tempo e dinheiro eliminando a necessidade de impressão, digitalização e armazenamento de cópias em papel dos documentos.
• ajuda a proteger sua organização contra riscos relacionados à perda ou dano de documentos em papel.
• ajuda a melhorar o cumprimento das exigências legais, tais como políticas de retenção e requisitos de manutenção de registros.

Por que automatizar seus documentos?

Há muitas razões para automatizar seus documentos. Mesmo que o objetivo principal continue a ser livrar-se de tarefas repetitivas e aumentar as suas competências profissionais, este meio é também uma alavanca eficaz para:

Eficácia: crie um meio único para criar e armazenar seus documentos, compartilhar edições e alterações com sua equipe e oferecer aos seus clientes documentos de qualidade.

Impulsionar e (re)orientar os seus negócios: acelere o processamento de documentos, reduzindo erros e aumentando a produtividade. Permita que seus colaboradores concentrem-se em seus negócios principais.

Produtividade: seus documentos e contratos devem ser pensados de acordo com os seu objetivos.  A forma e o conteúdo podem, portanto, ser escaláveis, não sendo raro editá-los de acordo com os seus alvos.

Quem precisa de ferramentas de automação?

A automação de documentos é perfeitamente adequada às necessidades dos profissionais jurídicos, assim como departamentos de Recursos Humanos, escritórios de contabilidade, dentre outros setores.

É do interesse desses profissionais aproveitar a automação para:

• ajuda a gerenciar documentos e torná-los disponíveis aos usuários quando necessário, independentemente de onde eles estejam localizados.
• acessá-los de qualquer lugar a qualquer momento sem ter que se preocupar em perdê-lo ou esquecer onde ele está.
• garantir que os dados desses documentos permaneçam consistentes em todas as versões, o que significa que não haverá discrepâncias entre arquivos ou versões no que diz respeito ao seu conteúdo.
• a automação de documentos também facilita muito a colaboração com outras pessoas, permitindo que os usuários dentro de sua organização trabalhem juntos em projetos sem ter que se preocupar em perder o controle de suas atividades ou duplicar esforços desnecessariamente.

Versão ideal da automação de documentos

A automação de documentos ideal é caracterizada pelo uso de softwares e estratégias que permitem às empresas gerar uma receita significativa, além de oferecer um excelente retorno sobre o investimentos, uma vez que permite que processos sejam executados de forma mais eficiente e otimizada.

Isso inclui a criação, o armazenamento, o compartilhamento e a pesquisa de documentos digitais com o objetivo de:

• reduzir os custos operacionais;
• aumentar a produtividade; e
• melhorar  a qualidade do atendimento ao cliente.

É importante, portanto, analisar com cuidado as necessidades específicas da empresa antes de adquirir qualquer tipo de software, para garantir que estará investindo na solução certa. Soluções incompletas não oferecem perspectiva de longo prazo.

Como saber se a automação de documentos é um bom investimento?

Por exemplo, se você tem vários documentos para enviar a cada semana e todas eles parecem exatamente iguais, faz sentido usar o software para gerá-los em vez de gastar o tempo manualmente inserindo informações em cada um deles.

A automação de documentos também pode ajudar as empresas que estão sujeitas às exigências de conformidade regulamentar. Ou seja, se sua empresa lida com informações sensíveis, tais como números de cartão de crédito ou números do seguro social, então a automação pode garantir que estas informações não sejam armazenadas em um local não seguro onde possam ser acessadas por pessoas não autorizadas.

Há também vantagens para equipes que desejam reduzir sua carga de trabalho ou economizar dinheiro em determinadas despesas.

Aqui estão algumas perguntas que você pode considerar para ter certeza:

Seu processo atual é manual?

Se sim, é provável que você gaste muito tempo em tarefas que poderiam ser facilmente automatizadas.

Você precisa compartilhar documentos com outras pessoas?

Se sim, talvez você queira considerar automatizar seus processos para que você possa facilmente enviar documentos para outras pessoas e trabalhar em tempo real com elas.

O que seus funcionários fazem todos os dias?

Eles passam horas fazendo manualmente algo que poderia ser automatizado com software ou tecnologia?

Demora muito tempo para criar os documentos cruciais para seu dia a dia?

Em caso afirmativo, a automação de documentos pode economizar tempo, acelerando esses processos e liberando o tempo de seus funcionários para tarefas mais importantes.

Você está procurando maneiras de melhorar a eficiência?

As ferramentas de automação podem ajudá-lo a organizar as informações de sua empresa para que seja mais fácil de encontrar quando necessário.

Você tem vários locais ou departamentos dentro de sua organização?

Se sim, então talvez valha a pena considerar uma solução baseada na nuvem que facilite o acesso de todos em sua empresa a arquivos compartilhados de qualquer lugar.

Como a usar a automação de documentos de forma bem-sucedida?

O sucesso de um plano de automação de documentos é baseado em muitos componentes. No entanto, existem alguns princípios-chave para a construção de uma estratégia que escala e se adapta aos seus negócios.

Primeiro, a chave para um plano de automação bem-sucedido está na identificação dos processos que podem ser otimizados e na escolha das ferramentas certas para cada caso e a inclusão de todas as partes interessadas no processo e a definição clara dos objetivos a serem alcançados com a automação. Depois, é necessário analisar o impacto da automação na rotina dos colaboradores e escolher a tecnologia adequada.

Para ir mais longe, baixe este guia gratuito para saber como utilizar a automação:

Como escolher a ferramenta certa de automação de documentos?

Ao considerar um fornecedor, é importante escolher o software e a empresa que melhor se adequa ao seu negócio e aos seus objetivos.

Para ajudá-lo a escolher, aqui estão alguns recursos que podem ser úteis:

Interface de usuário

Esta é uma das características mais importantes deste tipo de ferramenta, pois desempenha um papel crucial em suas operações diárias. Você precisa garantir que a ferramenta de automação escolhida seja intuitiva, responsiva e fácil de usar.

Isso significa que não deve ser muito complicado de aprender, permitindo que você mude de um recurso para outro com o mínimo de esforço.

Preço

O custo de uma ferramenta de automação depende de vários fatores, como recursos de última geração, tipo de servidor (no local ou na nuvem) e capacidade.

Você pode descobrir preços razoáveis ​​verificando o que os desenvolvedores concorrentes cobram pelos mesmos serviços. Lembre-se de verificar se existem descontos ou ofertas que você possa se beneficiar.

Integração

Ao escolher uma ferramenta de automação para sua empresa, você também deve antecipar que ela pode funcionar perfeitamente com outros sistemas de TI já existentes. Por exemplo, garante a compatibilidade e a existência de gateways com seu sistema operacional ou seu software de gerenciamento de relacionamento com o cliente.

Fluxo de trabalho de automação de documentos

Um fluxo de trabalho é um cenário de sequências de comunicação acionadas por uma ação. Por exemplo, se um cliente em potencial precisar de um documento, isso pode desencadear um fluxo de trabalho com o envio de uma solicitação e a criação de um contrato a partir de um modelo.

Quanto mais um fluxo de trabalho for otimizado e personalizado, maiores serão as chances de sucesso de uma negociação.

Automação centrada em análise

A automação é uma estratégia centrada em análise. Essa estratégia usa todos os dados disponíveis sobre um documento para entender o que ele representa e fornecer as informações necessárias para fazer uma negociação, na hora e no prazo certo.

A automação de qualidade leva em consideração as mudanças nas expectativas dos clientes em potencial, bem como seus comportamentos e interações com sua empresa. Não se limita a criação de documentos e contratos.

Sobre a Juridoc

A Juridoc é uma das líderes de mercado em ferramentas de automação de documentos. Nosso software ajuda você a criar fluxos de trabalho automatizados poderosos com uma interface visual simples.

Automatiza tarefas repetitivas e ajuda sua empresa a crescer com, fluxos de trabalho personalizados, análises e muito mais.

Esta poderosa ferramenta de automação oferece diferentes ofertas abrangentes que permitem que cada negócio aumente sua receita e elimine sua dependência de tarefas manuais.

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