62% das empresas ainda usam Excel, Share Point + email para gerenciar dados do contrato. Por que essa prática não é boa para você e por que a maioria deseja mudar para uma solução mais holística?

Por que a sua empresa não precisa ficar atrelada a processos fragmentados

Um dos maiores desafios do gerenciamento de contratos é encontrar uma solução para lidar com volumes de contratos que podem atingir as dezenas ou mesmo centenas de milhares.

Embora existam soluções de software econômicas que ajudam as organizações a gerenciar perfeitamente cada estágio do ciclo de vida do contrato, como o Contract Lifecycle Management (CLM), muitas empresas ainda insistem em ferramentas manuais como planilhas de Excel ou a combinação de ferramentas como Excel, Share Point + Email.

Em um primeiro momento essas ferramentas parecem não apresentar problemas, mas elas podem causar muita ineficiência, principalmente quando comparadas as ferramentas modernas e poderosas de CLM que estão surgindo no mercado de contratos.

Uma recente pesquisa realizada pela plataforma ContractPodAi – divulgada também pelo Artificial Lawyer  – descobriu que 62% das empresas ainda estão usando Excel , SharePoint ou e-mail para gerenciar os dados de contrato de seus negócios.

O ContractPodAi realizou o estudo com 50 grandes departamentos jurídicos corporativos, que gerenciam mais de 10.000 contratos ativos.

Ou seja, as empresas ainda estão usando uma abordagem bastante manual para gerenciar seus dados e quanto maior o volume de contratos, maior o desafio que estes profissionais enfrentam principalmente quando se trata da aprovação e renovação destes documentos.

Por exemplo, 74% dos profissionais entrevistados desejam métricas e análises para avaliar melhor o desempenho do portfólio de contratos,

Já 64% desejam ferramentas de gerenciamento de contrato prontas para uso e interface amigável.

Em princípio, somente uma solução holística ou completa e baseada em alta tecnologia como Inteligência Artificial (IA) pode oferecer esses benefícios. Acompanhe-nos e descubra.

CLM: vantagens de uma solução única e econômica

Mesmo pequenas empresas que almejam, no mínimo, manter seus contratos organizados não alcançam seus objetivos com as planilhas de Excel, visto que estudos já apontaram que a maioria das organizações costumam perder 10% dos seus contratos, dada a dificuldade de localizá-los.

Mas hoje em dia, nem mesmos as pequenas empresas precisam ficar atreladas a processos manuais ou fragmentados de gestão de contratos.

Além do mais,  o Excel não permite o gerenciamento completo do ciclo de vida do contrato, visto que não permite uma abordagem proativa para monitorar o desempenho do contrato ou otimizar melhor os termos no momento da renovação.

Por outro lado, quando há uma combinação, por exemplo, de Excel + SharePoint, o problema reside na falta de centralização e visibilidade do contrato. 

Visto que para muitas empresas, os contratos residem em muitos lugares diferentes. Eles podem, por exemplo, ser impressos ou arquivados em armários, pen drives, em algumas unidades de rede de departamento ou em um site do SharePoint. E quando cada departamento de uma empresa tem seu próprio processo para lidar com contratos, o potencial de erros e riscos é ainda maior.

Ou seja, as médias e grandes empresas que lidam com centenas de contratos ativos, não conseguem gerenciar um grande volume de documentos sem um sistema que permita acompanhar todos eles com ferramentas integradas e avançadas.

Quando o sistema é fragmentado, segundo a IACCM,  as empresas perdem 10% de seus lucros com a administração ineficaz de contratos.

Já as soluções de CLM mais avançadas foram desenvolvidas para aparar todas as arestas do gerenciamento de documentos.

Esse software de gestão de contratos ajuda a gerenciar a criação, execução e análise de contratos, maximizando o desempenho operacional dos seus negócios e reduzindo os riscos financeiros para a organização.

Ademais, garantem que as empresas cuidem de seus contratos levando em consideração que esses dispositivos são a  base para gerar receita.

Logo, garantem todas as ferramentas para uma negociação mais ágil, assim como assinaturas  em tempo hábil, ao mesmo tempo, que minimizam riscos, provendo que todas as obrigações sejam cumpridas, graças ao sistema acionável de alertas e notificações.

Como adotar as melhores práticas de gestão de contratos?

Quando se trata de contratos é preciso ter visibilidade do status ou versão claramente definida de um contrato durante o ciclo de vida deste documento.

Os dados do contrato podem e devem ser usados para medir mudanças, estágios de progresso e desempenho, principalmente para promover a integridade dos compromissos comerciais com fornecedores, clientes e nutrir as relações com os colaboradores.

Para além disso, a gestão de contratos concentra-se em questões como governança e conformidade, visto que processo eficiente ajuda a monitorar as entregas em relação ao contrato.

Do mesmo modo, as boas práticas estão relacionadas processo de tomada de decisão, quando ocorrem problemas, anormalidades ou violações.

Neste sentido, o CLM ajuda a rastrear as obrigações do contrato e auxilia na obtenção de relatórios sobre os principais resultados alcançados.

Em síntese,  tudo se resume na capacidade que uma organização tem de obter procedimentos para identificar, avaliar e mitigar riscos de forma mais precisa e rápida, sem processos que podem induzir a erros e equipes sobrecarregadas.

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