Uma parte essencial da gestão de contratos é lidar de forma adequada com as renovações. E esse processo pode ser aperfeiçoado com boas práticas e o uso de um software de gestão de contratos.

Por que renovar contratos é tão importante para uma empresa? 

Aprovar e renovar contratos estão entre as práticas de negócios mais comuns para grandes e pequenas empresas. E todos sabem que a renovação de um contrato pode exigir esforços tão grandes quanto o fechamento de uma nova negociação. 

Além das relações contratuais com clientes, também há a constante relação com os fornecedores. E cada vez que o termo de um acordo chega ao fim, é necessário partir ou não para a continuidade da relação comercial. 

Assim como é necessário garantir a renovação de contratos quando for oportuno, a renovações automáticas – sem revisão das condições e termos do acordo –  podem trazer contratempos para o negócio.

Por isso, neste artigo vamos dar algumas dicas e sugestões para tornar esse processo mais rápido e fácil. Acompanhe! 

1 – Fique atento às renovações automáticas 

É bastante comum, por exemplo, um contrato conter uma cláusula em que há um período limitado dentro do qual uma das partes podem encerrar ou notificar a outra de sua intenção de não renovar.

Mas o que acontece se esse prazo for perdido e um contrato que já não é mais interessante para a empresa for renovado por um período adicional? 

Com certeza, a empresa estará atrelada a um acordo que já não é satisfatório para os negócios e que poderá inclusive prejudicar sua receita.

Portanto, é essencial que os contratos sejam gerenciados de forma eficaz para que uma empresa não se torne vulnerável simplesmente porque não lida de forma adequada com essa etapa do processo. 

Principais motivos para gerenciar a renovação de contratos:

1 – Perder as datas de renovação do contrato de um cliente pode levar a uma perda de receita para a empresa.
2 – Não cancelar contratos de fornecedores dentro do período de rescisão ou renová-los a tempo pode ocasionar  a perda de serviços e aumento de custos.
3 – Caso não existir um controle sobre as datas importantes dos contratos, diminuem as chances de renegociar contratos. 

2 – Mantenha os contratos em um banco de dados centralizado

Um dos principais objetivos da gestão de contratos é garantir que todas as obrigações com clientes, fornecedores, prestadores de serviços e outras instituições estejam legalmente protegidas.

E tratando-se do escopo geral dos contratos, além de duração, prazo, descrição de bens ou serviços, o documento também abrange as opções de renovação ou renegociação. 

Mas todos sabem que é difícil controlar as datas de expiração e renovação, principalmente se não há um banco de dados centralizado.

Além disso, os processos tradicionais de gerenciamento não oferecem visibilidade suficiente dos contratos, o que costuma deixar margens para erros e atrasos. 

Mas felizmente existe uma maneira melhor de rastrear e gerenciar renovações de contrato. A solução está em um software de gestão  contratos ou CLM ( Contract Lifecycle Management).

Essa ferramenta serve como um banco de dados central para documentos e oferece mais transparência, o que permite estabelecer um processo de renovação simples e eficiente. 

3 – Aproveite os recursos das plataformas de CLM 

Um software de gestão de contratos gerencia documentos desde o estágio inicial até as assinaturas.

Dessa forma, os recursos que acompanham as datas de vencimento e enviam lembretes com antecedência são bastante úteis para o processo de renovação.

As notificações concedem tempo suficiente aos responsáveis ou gerentes de contratos para revisarem o desempenho das contratações anteriores e desenvolver uma estratégia de negociação. 

Confira abaixo os principais recursos do software CLM que ajudam na renovação de contrato: 

1 – Visibilidade e acompanhamento das aprovações 

Um software ajuda a acompanhar as aprovações em tempo real, o que garante que os contratos não expirem porque foram esquecidos na caixa de entrada de alguém.

Além disso, a automação substitui horas de acompanhamento manual e pesquisa ao mesmo tempo em que melhora a conformidade do contrato.

2 – Armazenamento na  nuvem 

Sem dúvidas, é muito mais fácil localizar contratos quando eles não são armazenados em diferentes arquivos. Por conta disso, armazenar contratos em um único local os torna mais fácil de rastrear e gerenciar.  

Com o CLM, é possível adicionar a data de expiração do contrato, o que possibilita verificar todos os contratos vencidos ou prestes a expirar com uma simples pesquisa. 

3. Notificações automáticas

Um sistema automatizado permite que os usuários configurem seus próprios painéis para ter acesso a informações  sobre a duração de cada ciclo, datas de expiração e renovação, entre outras métricas principais. E todos os envolvidos no processo podem receber notificações em tempo real.

4 – Revise seus contratos para obter melhorias

É importante destacar que durante a renovação de um contrato é preciso buscar também novas perspectivas na negociação.

Antes de uma renovação, deve-se identificar o que precisa ser alterado e as atualizações que devem ser feitas. Esse é o momento de remover os serviços que a sua empresa não precisa mais e fazer ajustes. E, inclusive, rever preços e benefícios.

Em resumo, o objetivo da renovação é averiguar o desempenho de contratos anteriores e buscar oportunidades de agregar valor à relação comercial para ambos os lados. 

De modo geral, todos os contratos devem ser avaliados pelo menos uma vez por ano. Essa prática oferece uma perspectiva sobre o desempenho e se a renovação deve ser considerada.

Logo, ter visibilidade de todo o ciclo de vida do contrato oferece o benefício de planejar com antecedência para identificar os acordos e relacionamentos comerciais que devem ser mantidos ou não. 

Por fim, esperamos que com as nossas dicas, você fique motivado para melhorar o seu processo de ponta a ponta e fazer uma gestão de contratos bem-sucedida na sua empresa. 

Toda organização precisa manter contratos e gerenciá-los pode ser um trabalho em tempo integral. Uma parte essencial da gestão de contratos é estar ciente dos contratos de renovação e renová-los o mais rápido possível para evitar interromper os negócios. Aqui estão três maneiras de garantir a renovação oportuna do contrato.

Toda organização precisa manter contratos e gerenciá-los pode ser um trabalho em tempo integral. Uma parte essencial da gestão de contratos é estar ciente dos contratos de renovação e renová-los o mais rápido possível para evitar interromper os negócios. Aqui estão três maneiras de garantir a renovação oportuna do contrato.

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