A gestão eficaz de contratos pode ser a ferramenta de maior desempenho das empresas. Do mesmo modo, avanços nas práticas de gerenciamento de contratos podem permitir maior produtividade para os escritórios contábeis.

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Como fazer a gestão de contratos em escritórios contábeis?

Se há uma coisa que a maioria das empresas tem em comum é o modo como elas gerenciam seus contratos. A grande maioria não segue um caminho claro depois que o contrato está assinado. E com os escritórios contábeis, não é diferente.

Talvez mais do que qualquer outro setor, a contabilidade bem-sucedida depende de uma dedicação constante e consistente para aumentar a eficiência.

No entanto, por mais que uma equipe trabalhe horas e horas focada, esses departamentos sempre concentram uma expressiva quantidade de documentos para lidar diariamente, consultar e arquivar, sem utilizar ferramentas baseadas em tecnologia que possam organizar e acelerar essas atividades.

Segundo algumas pesquisas recentes, 60% das empresas ainda usam e-mails para gerenciar seus contratos e uma taxa semelhante usa o Excel.

De fato, essas soluções podem ser extremamente limitadas em termos de acesso, visibilidade, segurança e outras necessidades essenciais de uma organização. A saber, cerca de 70% das empresas não conseguem sequer encontrar pelo menos um décimo dos contratos existentes.

Essa situação pode ser ainda mais estressante para os escritórios de contabilidade que precisam estar sempre prontos para pensar e agir rapidamente.

Portanto, garantir que a gestão seja eficiente é fundamental para a produtividade das equipes contábeis, que tem no tempo um dos seus recursos mais valiosos.

Então se você deseja melhorar a sua organização interna e oferecer um melhor atendimento aos seus clientes, confira em detalhes como uma solução de gestão de contratos pode levar o seu escritório a reduzir custos e aumentar a receita. Vamos lá!

Quais os principais benefícios de uma solução de gestão de contratos?

Todos sabem que para serem produtivos, os processos e sistemas devem ser simplificados.

Mas para isso os procedimentos de qualquer empresa devem ser claros e transparentes. Ao mesmo tempo devem permitir a atribuição de tarefas e responsabilidades específicas com segurança.

Por isso, cada vez mais as soluções que oferecem armazenamentos de contratos online e que permitem que as empresas monitorem o desempenho dos seus contratos têm se mostrado uma substituição promissora dos métodos manuais.

Paralelo a isso, automatizar os processos de contratos e documentos jurídicos melhora a segurança das informações confidenciais – um requisito cada vez mais importante para garantir a conformidade.

Do mesmo modo, a gestão eficaz permite que você crie, colabore e acompanhe o progresso de todos os seus contratos com clientes e fornecedores através de fluxos de trabalho organizados. Ou seja, elimina de seu processo os erros, trabalho manual e repetitivo.

Uma gestão completa, por exemplo, pode incluir: 

– Criação de propostas e contratos automatizados;
– Processamento de documentos e assinaturas digitais;
– Gerenciamento de fluxo de trabalho;
– Melhor comunicação e colaboração entre as equipes;
– Relatórios de desempenho.

Esses recursos descritos acima aumentam a eficiência e a organização, adicionando qualidade e agilidade aos serviços oferecidos pelos profissionais da área contábil.

Para ajudá-lo a entender melhor, listamos abaixo 7 benefícios para a sua organização. Confira!

Benefício 1 – Aumentar a produtividade

As ferramentas e os recursos de um software de gerenciamento de contratos tanto para criação automatizada do documento como para geração de relatórios podem reduzir de forma significativa  a carga e o trabalho manual dessas tarefas vitais.

Além disso, a utilização de um sistema eficiente garante que as empresas permaneçam a par de datas e marcos importantes de todo os seus contratos. Ao fazer isso, as empresas podem cumprir suas obrigações contratuais rapidamente e sem contratempos em suas rotinas diárias.

Por exemplo, em vez de definir lembretes manuais de datas e tarefas importantes relacionadas ao contrato, é possível pode incorporar esses avisos nos próprios contratos, para que não seja necessário nenhum esforço adicional para manter suas responsabilidades.

Benefício 2 – Conformidade

Os contratos contêm termos e condições que exigem atenção e revisões contratuais constantes. Essas revisões e alterações devem ser monitoradas e comunicadas aos envolvidos no processo.

Com uma solução de gerenciamento, todo esse ciclo é aprimorado e ações apropriadas podem ser tomadas para evitar erros, dubiedade e ter total controle dos termos e cláusulas no que tange à conformidade com as regulações internas e também legais do contrato.

Benefício 3  – Redução das despesas gerais

De modo geral, os contratos estabelecem os termos e preços de uma série de produtos e serviços. E as empresas de qualquer setor devem saber quanto estão pagando e quanto estão cobrando.

Dessa forma, terão subsídios para comparar despesa e receitas, monitorar as renovações de valores e renegociar melhores condições que podem ajudar, inclusive, a realocar receitas.

Benefício 4 – Visibilidade

Uma solução de gerenciamento possibilita ter uma visão personalizada de todo o ciclo de vida do contrato e do trabalho e processos em andamento.

Com um maior poder de visibilidade, é possível aprimorar a comunicação interna e externa, agendar tarefas, organizar atividades e ter controle sobre o estágio de todos os contratos ativos.

Benefício 5 – Eficiência

Com um software de gestão é muito mais fácil manter processos claros e padronizados com fluxos de trabalho eficientes para liberar a equipe para tarefas mais direcionadas às exigências de seus clientes.

Além disso, quando há uma imagem clara de todo o ciclo de vida do contrato, é mais fácil entregar os serviços conforme os termos definidos no contrato, eliminando o risco de perdas e multas.

Benefício 6 – Colaboração

Com uma solução automatizada é possível melhor a colaboração e evitar equívocos e perda de tempo com uma comunicação ineficiente durante os processos, criando fluxos de trabalho de aprovação em segundos.

Benefício 7 –  Medir o desempenho

Ao implementar métricas de desempenhos é possível corrigir os problema e também evitá-los. Se você sabe como um contrato está sendo entregue e que não risco de desempenho insatisfatório, é sinal de que sua prestação de serviços está se movendo na direção certa.

Chegamos ao fim da nossa lista e se você gostou deste conteúdo e ficou entusiasmado com a possibilidade de organizar os contratos em seu escritório de contabilidade, saiba que um software de gestão pode fazer muito mais por você!

Baixe o guia sobre as melhores práticas de gerenciamento e descubra todos os benefícios e funcionalidades que podem ser úteis para a sua gestão de contratos. Não deixe de conferir!

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