Até pouco tempo atrás, alguém imaginava que a TI em escritórios de advocacia seria capaz de reduzir toda aquela papelada utilizada durante os processos?

Pois é, esse foi apenas um começo da transformação digital no setor. No Brasil, o Processo Judicial Eletrônico (PJe), foi oficializado há apenas 9 anos.

Desde então, a tecnologia evoluiu a passos largos, trazendo outras possibilidades para facilitar a vida dos advogados.

Uma área que sempre valorizou tanto o papel, hoje se vê cada vez mais incentivada a migrar para soluções digitais.

Ainda há muito para inovar na TI em escritórios de advocacia. Por isso, aqui estão algumas novas possibilidades que você precisa conhecer.

TI em escritórios de advocacia levada a sério

Antes de tudo, vamos refletir um pouco sobre o papel da TI.

Quando falamos de TI em escritórios de advocacia qual é a primeira coisa que vem a sua cabeça?

Aqui estão algumas das minhas sugestões sobre o que você pensou:

• Caixa de e-mails;
• Internet;
• Programas para gerenciar processos;
• Videoconferência.

Ok, você não está totalmente equivocado. Porém, a ideia é que você olhe para a TI de uma forma diferente.

TI significa tecnologia da informação e não diz respeito apenas à utilização de recursos como esses citados.

Sua proposta é sobre como usar essas soluções para gerar, acessar, transmitir e gerenciar dados que sejam úteis para o negócio.

Sendo assim, mais importante do que se preocupar com as ferramentas que serão utilizadas, é se preocupar sobre como elas serão utilizadas.

Por exemplo, de nada vai adiantar implementar um software de gestão, se você não souber utilizá-lo.

Como ele poderá ajudá-lo a economizar tempo? Quais indicadores são possíveis extrair dele? Quais objetivos ele pode lhe ajudar a alcançar?

Resumidamente, a TI tem a ver com o que você consegue extrair das ferramentas e recursos. Isso é o que possibilita a inovação!

Se você absorver essa informação em sua mente, já temos meio caminho andado.

Agora sim, podemos seguir com as novidades que você deve incorporar em seu escritório.

1 – Serviços em nuvem

Os serviços em nuvem deixaram de ser uma tendência, para se tornar uma solução comum e acessível para qualquer negócio.

Ao invés de investir em recursos próprios, muitas empresas estão optando por contratar serviços em nuvem de parceiros especializados.

É possível ter acesso a e-mails, servidores, backups e até ferramentas como o Pacote Office, tudo online.

No caso dos servidores, por exemplo, a montagem de um Data Center próprio envolve muitos fatores, tais como:

• Compra de equipamentos;
• Espaço físico;
• Ar-condicionado especial;
• Manutenção periódica.

Todo esse processo gasta muito tempo e gera custos elevados para as empresas.

Em contraponto, por dispensar todos esses itens, o serviço de servidores em nuvem passou a se tornar cada vez mais atraente.

Além disso, não podemos deixar de mencionar sua principal vantagem: A disponibilidade dos dados em qualquer dispositivo.

Você pode acionar os seus documentos e arquivos sempre que precisar, não importa a hora e lugar.

Esse é um recurso de TI em escritórios de advocacia que será fundamental para poupar o tempo e dar mais flexibilidade aos advogados.

2 – Softwares de gestão

No meio da correria insana, que é a vida de um advogado, é preciso não se descuidar, para não deixar nenhum prazo passar.

Como em qualquer outro segmento, também existem softwares próprios para apoiar a gestão das atividades dos advogados do escritório.

Analisando algumas das opções disponíveis no mercado, podemos destacar vantagens como:

– Gestão de processos e casos;

– Agenda e controle de prazos;

– Busca de processos nos sites dos tribunais;

– Notificações automáticas sobre o andamento dos processos;

– Acesso às publicações do Diário Oficial;

– Criação de documentos padrões.

Sendo assim, listamos também algumas alternativas de softwares de gestão para escritórios de advocacia que você pode conhecer melhor.

– ADV Box;

– Aurum;

– Lawofice;

– SAJ ADV.

3 – Inteligência artificial

A inteligência artificial é a bola da vez, quando o assunto é tecnologia. Além do mais, ela já está invadindo a TI em escritórios de advocacia.

O Gartner, uma das principais consultorias de tecnologia do mundo, estima que, até 2021, a inteligência artificial gere US$ 2,9 trilhões em novas oportunidades nas empresas.

Imagine só o trabalho que seria poupado, se você pudesse automatizar os seus principais modelos de contratos? Pois então, a IA já tornou isso possível!

Inclusive, já existem escritórios que estão usando a inteligência artificial em suas operações, para atividades ainda mais avançadas, como é o caso do Urbano Vitalino Advogados.

Eles fazem uso do Watson, o robô de IA desenvolvido pela IBM.

De acordo com diretor-presidente do escritório, Urbano Vitalino Neto, os resultados são positivos:

“Ao fazer o cadastramento de informações no sistema do escritório, por exemplo, o índice de acerto humano é de 75%, com o Watson chega a 95%”.

Atualmente o robô auxilia o escritório em ações como:

• Indicação de subsídios;
• Informações sobre sentenças de casos parecidos;
• Dados de posicionamento de magistrados e dos tribunais;
• Legislação atual para os diferentes casos.

Aliás, o Tribunal de Ética e Disciplina da OAB-SP estabeleceu, recentemente, que o uso de recursos tecnológicos é sim compatível com a profissão.

Claro, desde que não coloquem em risco os dados do cliente, incentivem a mercantilização da profissão ou a captação imprópria de casos.

Utilizar o apoio da inteligência artificial pode diminuir possíveis falhas no processo, aumentando as chances de ganhar os casos.

4 -Suporte técnico de TI sob demanda

A evolução da tecnologia também impactou diretamente na qualidade dos equipamentos.

Os computadores de hoje são melhores e, por isso, costumam apresentar menos problemas do que os seus antecessores.

Isso quando a solução não está nas mãos do próprio usuário, com a ajuda de tutoriais e vídeos da internet.

Todo esse cenário fez com que a necessidade de suporte para esses computadores fosse se tornando cada vez menor.

Sendo assim, ter um profissional full time de TI em escritórios de advocacia acaba não sendo tão vantajoso. Já que ele pode ficar ocioso na maior parte do tempo.

Aproveitando essa oportunidade de mercado, surgiram opções de assistência técnica de informática sob demanda.

Assim, é possível solicitar um profissional de TI para o seu escritório apenas quando for, realmente, necessário. O horário quem define é você.

Essa alternativa já ajudou empresas a economizarem cerca de 25% no orçamento destinado para suporte.

EXTRA: A TI em escritórios de advocacia usada para o relacionamento com clientes

Esta é uma dica plus para o texto. Queremos ajudá-lo a usar a tecnologia para também se aproximar de seus clientes.

A evolução da tecnologia também mudou a relação entre ela e as pessoas. O que já está refletindo na área jurídica.

Uma fala de Josie Jardim, atual diretora jurídica da Amazon Brasil, resume bem a realidade atual:

“Para quem acredita que os escritórios vão estar aqui em dez anos, desse mesmo jeito, eles não vão. Vem aí uma geração que não está interessada no status quo, que desistirá de perguntar em um escritório e vai perguntar em comunidades procurando soluções, fazendo com que vocês percam clientes”.

Então, fica o conselho: Use a tecnologia a favor do seu escritório, se adaptando para conquistar esse novo cliente.

Nossa sugestão? Utilize a Inteligência artificial!

Simplifique a sua comunicação, com uma linguagem mais amigável, tendo o apoio da AI.

Você pode, por exemplo, disponibilizar um chat, em seu site, para solucionar dúvidas básicas de seus clientes.

As questões podem ser respondidas por um robô, programado para a função.

Dessa maneira, o seu escritório pode se tornar mais próximo dos clientes, conquistando sua confiança.

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