Home Office: saiba como manter uma boa comunicação com a sua equipe jurídica

O trabalho home office se tornou a única opção para boa parte das empresas, por conta da pandemia que o mundo está enfrentando atualmente. Isso inclui, inclusive, os escritórios de advocacia.

Como colocar em prática o trabalho home office?

Home office trata-se de uma modalidade de trabalho em casa que tem ajudado as organizações a se manterem ativas, evitando demissões em massa e perda considerável de receita.

Mesmo parecendo uma ótima saída para o momento atual, é natural que existam dúvidas na hora de colocá-la em prática. Isso acontece principalmente, porque ninguém estava preparado para essa mudança, que pegou todos de surpresa.

Se há a necessidade de adaptação, então, ela precisa ser feita da melhor maneira, incluindo não apenas o trabalho, mas também a comunicação entre os profissionais.

Dentro do escritório é mais fácil se organizar e se comunicar, afinal, é um ambiente que possui estrutura para isso, e os colaboradores estão próximos, trabalhando em equipe.

O home office também permite essa comunicação e a organização do trabalho remotamente. Mas, para isso, é preciso estar por dentro das possibilidades.

Neste artigo, vamos dar algumas dicas para que a comunicação entre os profissionais de um escritório de advocacia seja feita da melhor maneira.

Vantagens do advogado home office

Antes de começarmos com as dicas, é interessante falar um pouco mais sobre as vantagens dessa modalidade de trabalho, que antes era descartada por muitas organizações.

Um dos maiores benefícios do home office é a economia. Nessa modalidade, alguns gastos com o espaço de trabalho são economizados, inclusive os gastos com transporte.

Além disso, o profissional pode trabalhar o quanto quiser e nos melhores horários para ele. No caso dos advogados, que geralmente precisam acompanhar a rotina de alguns clientes, como empresas de automação industrial, é possível manter seu horário.

Mesmo assim, é importante ter uma rotina bem planejada e muita disciplina, para não prejudicar a produtividade e a própria imagem como profissional.

Ademais, o trabalho home office poupa tempo do profissional, que não precisa se deslocar ao escritório, principalmente quando trabalha em cidades muito grandes, como São Paulo.

O grande desafio dessa modalidade é o trabalho em equipe. Isso, porque as pessoas não estão acostumadas a trabalhar em casa, o que pode trazer algumas dificuldades na comunicação.

Nesse caso, é importante criar maneiras de se comunicar e também de manter o funcionamento do escritório em bom andamento, mesmo fora dele.

Dicas de comunicação entre a equipe jurídica

Antigamente, o telefone costumava ser o principal instrumento de comunicação entre as empresas e seus clientes. E, com certeza, isso não era diferente com os escritórios de advocacia.

Hoje em dia, com o avanço da tecnologia, existem outras maneiras que permitem que as organizações se comuniquem não apenas com seus clientes, mas também entre um colaborador e outro.

No caso dos advogados que trabalham em equipe, essas opções de comunicação são importantes, principalmente por conta do trabalho remoto.

Uma boa ideia é fazer locação de computadores SP para que os profissionais possam se comunicar facilmente por meio de uma mesma ferramenta – mas essa não é a única opção.

Algumas outras são:

1 – Usar plataformas de comunicação

Existem muitas plataformas gratuitas que podem ser utilizadas para o trabalho home office dos advogados, como:

Workplace

O Workplace é criado pelo Facebook e permite conectar todos os colaboradores, por meio de recursos como:

  • Grupos;
  • Chats;
  • Conferências;
  • Transmissão ao vivo.

Além disso, o escritório tem acesso a um feed empresarial, com suas próprias novidades. Então, por conta da pandemia do coronavírus, cerca de 30 mil organizações já aderiram ao uso do Workplace, que é gratuito.

Ele permite grupos de até 50 pessoas, 20 pessoas por ligação e 5 GB de armazenamento de arquivos. 

Portanto, em caso de digitalização de documentos trabalhistas, é possível armazená-los na plataforma.

Google Suite

O Google Suite tem a sua versão profissional que conta com G-mail, Google Documentos, Google Drive e Google Agenda. 

O grande trunfo da comunicação nesta ferramenta está na facilidade do compartilhamento de arquivos.

Os profissionais do escritório podem não só compartilhar e editar arquivos em tempo real, como também trabalhar com tabelas, textos e até apresentações em slides. Tudo fica armazenado na nuvem pelo próprio Google.

Uma de suas vantagens está também no fato de que muitas empresas usam essa plataforma. Por exemplo, um escritório de advocacia condominial pode se comunicar com seus clientes, no caso, condomínios, com muita facilidade.

Pelo fato de existir um grande número de empresas usuárias, é muito fácil trabalhar remotamente, atendendo os clientes perfeitamente.

Google Hangouts Meet

Também criado pelo Google, essa ferramenta é focada em videoconferências para reuniões de equipe. 

O link da chamada por ser enviado para qualquer participante, sem que seja necessário instalar nada.

Ou seja, a comunicação entre a equipe de advogados está garantida, sem dificuldades. Além disso, essa plataforma pode ser integrada ao Google Suite e pode ser usada, por exemplo, de acordo com o calendário de cada profissional.

Em sua versão gratuita, ele permite chamadas com até 250 pessoas e fazer transmissões ao vivo para até 100 mil usuários. Inclusive, todas essas atividades podem ser gravadas e armazenadas no Google Drive.

2 – Agendar reuniões preestabelecidas

Um dos grandes desafios do home office são as reuniões. Elas são importantes tanto entre a empresa e sua equipe quanto entre a empresa e seus clientes.

Essas plataformas de videoconferência facilitam essa atividade. Por exemplo, enquanto para um cliente a reunião por telefone é mais confortável, uma empresa de administração de bens pode se sentir melhor em uma videoconferência.   

É importante preestabelecer com o cliente a melhor maneira de fazer essas reuniões e também os melhores dias e horários. Mas as reuniões também possuem outra finalidade no home office: o feedback.

Quando os profissionais trabalham em casa, é natural que haja uma dificuldade maior em passar o feedback, tanto individual quanto em grupo.

Por isso, é importante usar ferramentas como o Google Agenda, que permite o agendamento dessas reuniões.

Por exemplo, se o gestor do escritório precisa dar um feedback em grupo, pode marcar a data no Google Agenda e compartilhar com toda a equipe, para que a reunião fique agendada.

Isso evita a necessidade de comunicação individual, seja por e-mail ou telefone, pois assim que o funcionário acessar sua conta do Google, terá acesso ao agendamento. Além disso, o Google avisa no dia da reunião e também no horário.  

Então, assim como é possível compartilhar com toda a equipe uma reunião de feedback, também é possível compartilhar com um único colaborador.

O feedback é muito importante para o home office, e é adotado tanto por empresas de outorga licenciamento ambiental quanto por escritórios de advocacia.

Por ser uma modalidade nova de trabalho para muitos profissionais que não estão acostumados, o feedback ajuda na organização das tarefas e também dá uma visão para o colaborador de como está a sua produtividade.

Por isso, também é importante criar um manual de procedimentos baseado na rotina de trabalho do escritório, que o profissional pode seguir em casa.

3 – Criar um manual de procedimentos

Muitos gestores têm receio de que seu funcionário não acompanhe bem a jornada home office – e isso é natural, pois é uma mudança brusca na rotina. Mas isso pode ser resolvido com um bom manual de procedimentos.

Um escritório de advocacia pode seguir um manual de procedimentos criado por uma empresa de segurança patrimonial e empresarial.  

Estes entendem que o trabalho home office continua envolto aos direitos trabalhistas da constituição e também quanto aos deveres por parte do colaborador.

Mesmo que o manual seja extenso, é ele que vai guiar o profissional em sua rotina de trabalho, permitindo que a rotina do escritório funcione normalmente de maneira remota.

O manual deve descrever a jornada trabalhista esperada pela empresa, ou seja, aquelas atividades realizadas no escritório e que também devem ser realizadas em casa.

Além disso, é importante que o escritório, assim como uma fábrica de calhas acompanhe o desenvolvimento de cada colaborador.

Portanto, não basta apenas criar o manual, é necessário acompanhar a nova rotina do profissional, que de início pode parecer um grande desafio.

Esse manual pode ser compartilhado entre os documentos que todos precisam ter acesso, ou pode, inclusive, ter formato e-book para facilitar a consulta.

Conclusão

O trabalho home office é uma possibilidade que veio como uma salvação para muitas empresas, e para os escritórios de advocacia não poderia ser diferente.

Com um pouco de organização e usando as melhores ferramentas, é possível fazer com que todos os profissionais trabalhem do conforto de casa, mantendo sua produtividade em alta e longe dos riscos da pandemia.   

Sobre o autor:

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.


Gostou deste conteúdo? Leia também: Trabalho remoto: um guia básico para o advogado home office

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