A gestão de contratos tem como desafio eliminar problemas na criação, organização e eficiência em todo o ciclo de vida do contrato.

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Por que a gestão de seus contratos pode ser um grande desafio?

Administrar a gestão de contratos com seus clientes, fornecedores e funcionários não deveria ser uma tarefa complexa e cheia de lacunas.

No entanto, para muitas empresas a gestão de contratos é desafiante e algumas falhas neste processo podem não estar somente corroendo o seu tempo e administração, mas também seus lucros e eliminando as chances de fechar bons negócios.

Mas por que isso acontece? Ou melhor, você é capaz de identificar exatamente o que está atrapalhando a sua gestão neste setor?  Você já percebeu que muitos riscos ocultos estão atrapalhando seu gerenciamento, mas ainda não sabe como  sair desse ciclo vicioso.

Cada vez mais você tem se deparado com falta de conformidade, fornecedores que não cumprem com as sua obrigações, multas por falta de cumprimento de prazos, renovações automáticas que deveriam ter sido avaliadas, entre outras avarias.

Enfim, você  investe tempo, esforço e dinheiro, mas não se chega a resultados sustentáveis? A resposta ou solução para isso pode ser mais simples do que você pensa.

Para começar a colocar sua gerência nos eixos, é preciso compreender os desafios comuns da gestão de contratos. Por conseguinte será mais fácil implantar um sistema de gerenciamento apropriado.

Para ajudá-lo, listamos 5 desafios do gerenciamento de documentos. Dessa forma, fica mais fácil avaliar como está a sua gestão e quais as práticas que você poderá adotar para resolvê-las. Vamos lá!

1 – Falta de objetividade ou propósito

Uma das maiores dificuldades na gestão de contratos é a falta de propósito e alcance das metas dos acordos firmados.

Sem objetivos definidos, os contratos dificilmente serão cumpridos. Mas essa é apenas uma parte da gestão do ciclo de vida de contratos. 

O cerne da questão, vai além! Por exemplo, quando um contrato é finalizado e assinado, qual é o seu destino? Onde e de que modo estão sendo arquivados? Você os consulta para saber sobre datas críticas e obrigações?

Caso seus documentos estejam formando uma pilha em algum local qualquer, sem a garantia de que são verificados para evitar gastos dispendiosos com renovações automáticas ou mesmo cancelamentos de serviços, sua empresa deve estar gastando mais do que o necessário.

Além disso, como você sabe se os seus fornecedores estão cumprindo suas obrigações? Em algum momento,você terá que averiguar o desempenho dos seus contratos ativos. 

Vale destacar que o gerenciamento de contratos não está relacionado apenas à cláusulas e condições. Essa prática tem alguns objetivos básicos, como a finalidade de que a sua empresa trabalhe da maneira mais econômica possível. E, com certeza, reduzir despesas é um propósito bastante relevante para as empresas que focam no crescimento em longo prazo.

2- Comunicação ineficiente entre as equipes

Outro problema muito comum no gerenciamento de contratos é a falha ou dificuldade na comunicação entre as equipes ou colaboradores envolvidos no processo.

É muito comum, que durante o processo de uma negociação, diferentes departamentos ou membros de uma equipe precisem revisar um contrato.

Sabemos que essa “olhada no contrato” deverá acontecer antes da redação final do documento. Logo, o que estará em circulação é apenas um rascunho. Mas um documento preliminar pode ser muito diferente do acordo finalizado. Isso significa que muitas alterações poderão ser realizadas sem uma trilha de auditoria. Além disso, quando o acordo for fechado, as pessoas envolvidas não estarão mais cientes dos requisitos finais.

Portanto, a falta de comunicação é um problema grave que pode atrasar seriamente o processo de conclusão de um contrato. Para evitar esse tipo de problema, o ideal é contar com um sistema de gerenciamento de contratos que tenha a capacidade de vincular os colaboradores necessários ao processo e configurar alertas para garantir que todos façam o que precisa ser feito.

3 – Obstáculos na execução do contrato

A execução do contrato pode ser um grande obstáculo. De modo geral, imprimir e enviar um contrato para a outra parte contratante para revisar e enviar de volta mostra-se um processo bastante ineficiente.

Como se não bastasse, o nível de envolvimento das partes podem ser bastante desigual. Enquanto uma tem urgência, a outra tem outras prioridades.

O ideal é contar com soluções que ajudem a acelerar esse processo e resolver qualquer divergência em tempo real antes das assinaturas.

Por isso, enviar um contrato por e-mail para a outra pessoa imprimir e retornar e assim por diante, pode arrastar as suas negociações além do previsto. Neste âmbito, o recurso de assinatura digital combinado a um  sistema de gerenciamento de contratos agiliza todo o processo.

4 – Falta de padronização

O uso de modelos de contrato, com linguagem padronizada, é uma maneira eficaz de obter consistência e gerenciar riscos. Além disso, economiza tempo e dinheiro ao departamento jurídico.

Quando se trabalha com modelos de documentos e contratos toda a equipe terá um maior conhecimento e  entendimento das obrigações contratuais, assim como mais facilidade para gerir as negociações.

Ao mesmo tempo, utilizar uma linguagem mais simples e clara tornará os modelos mais fáceis de usar, tanto para seus colaboradores como para seus clientes. É possível obter bons resultados e eficácia com modelos gerados sob a congruência e aprovação de seus departamentos jurídicos, de operações comerciais e RH.

5 – Não ter a tecnologia como uma aliada

O cenário de negócios está sempre mudando, e isso também significa que as empresas devem tentar acompanhar o panorama em evolução.

Por isso, toda e qualquer empresa determinada a melhorar o gerenciamento do ciclo de vida do contrato deve conhecer e adotar a tecnologia.

O uso de um software apropriado deve ser visto não somente como um facilitador, mas como uma abordagem mais ampla que incorpora políticas sólidas. 

Além de processos simples e eficazes que implicam em mudanças significativas para toda a organização.Em vista disso, a solução escolhida deve oferecer funcionalidade online, de pesquisa, relatórios e alertas, precisa ser seguro e fácil de usar.

A tecnologia de gestão de contratos escolhida deve padronizar, agilizar e automatizar todas as etapas – criação, negociação e a execução do contrato até a expiração.

Então, se você chegou até aqui, deve ter percebido que o gerenciamento de contratos requer um conjunto de habilidades complexas e é um tópico bastante amplo.

Mas à medida que você começa a perceber as trincheiras ou barreiras da sua gestão, fica mais fácil dar alguns passos na direção certa.

E se você tiver interesse em saber como fazer isso da melhor forma, que tal conhecer um pouco mais sobre a a solução de gestão de contratos da Juridoc? 

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