02 Aug Trabalhe de forma mais eficiente utilizando modelos de contratos
Padronizado, mas adaptável! Vamos mostrar como trabalhar de forma mais eficiente com a versatilidade dos modelos de contratos.
Uso de modelos de contratos para economizar tempo e recursos
A agilidade e a eficiência no ambiente de trabalho são fundamentais para o sucesso de qualquer negócio. Encontrar maneiras de economizar tempo e recursos é essencial para alcançar uma maior produtividade e resultados positivos.
Uma abordagem inteligente e inovadora para otimizar a criação de documentos é o uso de modelos de contratos personalizáveis. Essa prática não se restringe apenas ao departamento jurídico, sendo aplicável em diversos setores.
Modelos de contratos – uma breve definição
Os modelos de contratos são documentos pré-elaborados que podem ser usados como base para a criação de novos acordos ou contratos comerciais.
Esses documentos geralmente incluem cláusulas e informações padronizadas que se aplicam a várias situações, permitindo que sejam adaptados conforme as necessidades específicas de cada caso. Essa abordagem oferece uma vantagem significativa, pois evita a necessidade de começar do zero em cada ocasião.
Independentemente do setor ou profissão, os modelos de contratos podem ser criados para atender a diferentes tipos de acordos, tais como:
- contratos de prestação de serviços;
- acordos de parceria;
- contratos de locação;
- contratos de compra e venda.
Ao ter um modelo como ponto de partida, é possível economizar tempo, evitar retrabalho e garantir a consistência nas informações e termos utilizados.
Exemplos de uso de modelos de contratos
Por exemplo, você e a sua equipe podem criar um modelo de contrato de prestação de serviços que inclua cláusulas padrão relacionadas a prazos de entrega, escopo do trabalho, forma de pagamento e direitos autorais.
Sempre que fechar um novo projeto com um cliente, pode utilizar esse modelo como base e adaptá-lo às especificidades de cada trabalho, como o nome do cliente, a descrição do projeto e o valor acordado.
Da mesma forma, um modelo de acordo de parceria pode ser criado com cláusulas sobre a divisão de lucros, responsabilidades de cada parte, propriedade intelectual e a duração do acordo. Dessa forma, quando encontrar uma empresa interessada em colaborar, poderá usar o modelo como ponto de partida e adaptá-lo conforme a negociação avança.
No setor imobiliário, a partir de um modelo de contrato de locação em mãos, você pode incluir cláusulas padrão sobre o prazo do contrato, valor do aluguel, regras de manutenção do imóvel e penalidades em caso de inadimplência. Sempre que um novo inquilino for encontrado, você pode personalizar o modelo de acordo com os detalhes específicos da locação.
Esses são apenas alguns exemplos de como os modelos de contratos podem ser padronizados, mas adaptáveis para atender a diversas situações. Eles oferecem uma base sólida para a elaboração de acordos comerciais, garantindo a economia de tempo e a consistência nas informações utilizadas.
Modelos inteligentes: a evolução na criação de documentos
Com o avanço da tecnologia, os modelos de contratos estão se tornando ainda mais inteligentes e adaptáveis. Plataformas como Juridoc permitem a criação de modelos inteligentes, que incluem elementos padrão e campos variáveis.
Os elementos padrão são as partes fixas do contrato, como informações da empresa, cláusulas gerais e disposições legais. Já os campos variáveis são espaços em branco que podem ser preenchidos com informações específicas para cada acordo.
Ao usar um modelo inteligente, o processo de criação de contratos se torna mais ágil e intuitivo. O usuário pode simplesmente preencher os campos variáveis com os dados relevantes, e o software se encarrega de inseri-los nos lugares corretos do documento final. Isso evita erros manuais, garante a precisão das informações e agiliza todo o processo.
Veja a seguir, como automatizar e editar seus modelos de contrato com facilidade usando o Juridoc.
Automatizando modelos a partir de contratos existentes
Com o Juridoc, você pode simplificar e acelerar o processo de elaboração de contratos, permitindo automatizar e editar modelos com um fluxo de alto volume, sem a necessidade de conhecimentos técnicos específicos.
Uma das principais vantagens do Juridoc é a possibilidade de automatizar modelos a partir de contratos existentes. Basta selecionar as variáveis relevantes em um contrato já existente e transformá-las em campos inteligentes com apenas um clique.
Por exemplo, ao ter um contrato de trabalho, você pode facilmente editar o modelo para atender às necessidades específicas de cada funcionário, tornando o processo mais ágil e eficiente.
Outro ponto importante é que você não precisa mais esperar dias para que um modelo seja atualizado. Com o Juridoc, você mesmo pode fazer alterações nos modelos instantaneamente, economizando tempo e agilizando o fluxo de trabalho.
Além disso, gerenciar o risco de forma eficaz é fundamental, e o Juridoc permite que você elabore seus contratos a partir de um questionário padrão abrangente. Isso ajuda a evitar erros nos contratos criados pelas suas equipes , garantindo que todos os aspectos legais e cláusulas importantes sejam considerados.
O Juridoc também facilita a inserção de cláusulas condicionadas automaticamente. Por exemplo, é possível configurar o sistema para incluir automaticamente uma cláusula específica quando o valor da transação ultrapassa um limite pré-definido.
Isso proporciona maior flexibilidade nos modelos, permitindo adaptações específicas para diferentes cenários.
Para contratos que envolvam informações e tabelas complicadas, o Juridoc também oferece suporte, permitindo a criação de modelos que incluam tabelas dinâmicas. Isso possibilita um maior detalhamento e precisão nos contratos, mesmo nos casos mais complexos.
Por fim, o Juridoc ainda permite que você defina fluxos de trabalho de aprovação para contratos importantes. Assim, contratos que ultrapassarem limites pré-definidos serão enviados automaticamente para validação das partes envolvidas, garantindo um processo de aprovação mais eficiente e seguro.
Passo a Passo para automatizar modelos de contrato com o Juridoc
Passo 1: Acesse o Juridoc
Visite o site do Juridoc e faça login ou crie uma conta, caso ainda não possua uma. Você pode experimentar a plataforma gratuitamente por 14 dias.
Passo 2: Escolha o Modelo de Contrato
Selecione o modelo de contrato que deseja automatizar e editar. Você pode utilizar uma variedade de modelos já utilizados pela sua empresa, como contratos de prestação de serviços, acordos de parceria, contratos de locação, dentre outros.
Passo 3: Automatize o Modelo
Com o contrato selecionado, identifique as variáveis relevantes que precisam ser adaptadas para cada caso específico. Com um único clique, transforme essas variáveis em campos inteligentes, permitindo a edição e personalização posterior.
Passo 4: Edite o Modelo
Utilize o editor intuitivo do Juridoc para fazer as alterações necessárias no modelo de contrato.
Adicione informações específicas, como nomes das partes envolvidas, prazos, valores e outras cláusulas relevantes.
Passo 5: Gerencie o Risco
Estabeleça um questionário padrão abrangente para garantir que todas as informações importantes sejam inseridas corretamente. Isso ajudará a evitar erros nos contratos elaborados pelas equipes comerciais e a minimizar riscos jurídicos.
Passo 6: Adicione Cláusulas Condicionadas
Configure o Juridoc para incluir cláusulas automaticamente quando certas condições forem atendidas.
Por exemplo, adicione uma cláusula específica para negociações que ultrapassem um limite pré-definido.
Passo 7: Inclua Tabelas Dinâmicas
Se o contrato exigir tabelas complexas com informações detalhadas, o Juridoc permite criar modelos com tabelas dinâmicas para facilitar a organização e apresentação dos dados.
Passo 8: Defina Fluxos de Aprovação
Determine os fluxos de trabalho de aprovação para contratos importantes e obtenha aprovações rapidamente. Deixe comentários para sua equipe e outras partes envolvidas numa negociação.
Passo 9: Salve e Compartilhe
Após concluir as edições, salve o modelo de contrato automatizado e compartilhe-o com sua equipe.
Todos os envolvidos poderão acessar o contrato atualizado e utilizá-lo conforme necessário.
Passo 10: Solicite uma Demonstração
Caso ainda não esteja familiarizado com todas as funcionalidades do Juridoc, solicite uma demonstração da equipe de suporte. Eles poderão fornecer orientações adicionais e esclarecer quaisquer dúvidas sobre o uso da plataforma.
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