Confira como automatizar a gestão de contratos em sua imobiliária desde o ponto inicial de criação e durante todo o ciclo de vida do documento.  

Quais recursos você precisa para automatizar a gestão de contratos em sua imobiliária? 

Se você é do setor imobiliário, sua empresa deve lidar diretamente com locatários ou inquilinos e precisa gerenciar as funções de proprietários, como agendar e executar manutenção, cobrar aluguel, lidar com cobranças de aluguel vencidas.

Assim o gerenciamento exige conhecimento e entendimento da legislação, por conseguinte, você precisa ter controle e visibilidade sobre o portfólio de contratos. Por isso, o setor imobiliário exige certos recursos que vão além da capacidade de enviar, assinar e receber documentos eletrônicos.

O sistema de gerenciamento também precisa permitir que você e a sua equipe responsável pelos contratos rastreiem os dados do documento, gerem relatórios operacionais relacionados à contratação e automatizem notificações para garantir que o processo de contratação avance sem problemas. 

Portanto, um sistema de gestão de contratos completo e com recursos avançados permite que você acesse seus documentos a qualquer hora, em qualquer lugar, com facilidade. Ou seja, você sempre tem acesso aos seus dados, a qualquer momento e de qualquer navegador com conexão à Internet.

Além disso, o sistema de gerenciamento permite às imobiliárias escrever, aprovar e implementar contratos, cuidando de cada etapa do processo com mais eficiência e de forma mais ágil. 

Ao otimizar todo esse processo, as imobiliárias não apenas economizam tempo, mas a aumentam a receita. Estudos apontam que empresas em geral economizam 2% de sua receita anual, no mínimo, ao eliminar erros e não-conformidade com a gestão de contratos. 

Outro número interessante que deve ser observado pelo setor imobiliário – segundo dados levantados pelo grupo Goldman Sachs – é o de que a automação de contratos pode acelerar os ciclos de negociação em 50% 

Em suma, com a ajuda da tecnologia a contratação deixa de ser um processo difícil e complicado ao simplificar e melhorar a experiência do cliente em relação ao seu serviço. 

Recursos do CLM que otimizam seus negócios imobiliários

Os recursos do CLM (Contract LifeCycle Management) ou software de gerenciamento de contratos também agregam valor às transações comerciais imobiliárias à medida que reduzem a quantidade de risco durante a criação de contratos. 

Paralelo a isso, enquanto o processo se move, ao usar software automatizado, os agentes imobiliários podem se concentrar menos na parte administrativa do processo e mais no relacionamento e atendimento ao cliente.  

Abaixo, você confere mais sobre essa ferramenta que ajuda as agências imobiliárias a reduzirem custos operacionais ao padronizar e unificar todos os dados relevantes relacionados aos contratos imobiliários. 

1- Ferramentas para rastrear seus documentos

O software de gestão de contratos oferece uma gama de ferramentas que permitem às imobiliárias a rastrear não apenas a progressão do contrato, mas também os eventos relacionados ao cumprimento do contrato.

Segundo informações da International Data Corporation, a maioria dos funcionários administrativos gastam de 35 a 50% do seu tempo à procura de informações em contratos e documentos em geral. 

Com o CLM, o status e o local de um contrato são visíveis para todas as partes interessadas dentro da organização. Assim ao rastrear o estado de seus contratos e a entender onde estão as lacunas, você pode otimizar o processo.

2 – Integrações

A solução CLM oferece Interface com suas soluções comerciais existentes para conectar todos os seus processos de contratação e gerenciamento de documentos. 

Dessa forma, você altera e modifica seus contratos imobiliários e quaisquer subcontratos relacionados ou auxiliares durante todo o ciclo de vida de forma integrada. 

3 – Ferramentas de colaboração

Softwares como o da Juridoc, foram desenvolvidos para a criação de documentos colaborativos. Ou seja, você pode compartilhar documentos com vários destinatários para agilizar o processo de aprovação.  

Assim não é necessário esperar que cada uma das partes leia e aprove, proceso que resultar em atrasos e adiamentos, visto que com as atualizações em tempo real, qualquer alteração no contrato também pode ser aprovada com rapidez. 

4 – Alertas e notificações

Um sistema automatizado de gestão de contatos também ofereça alertas e notificações para cada parte quando é necessário alguma ação específica.  

Isso elimina atrasos e possibilita que o processo evolua sem problemas para a próxima etapa do processo. 

5 – Um lugar central para todos os contratos

Na maioria das vezes, os contratos são assinados, arquivados e esquecidos. Isso pode deixar uma empresa aberta a todos os tipos de problemas.

Segundo uma pesquisa da Ultria, 7% a 10% de todos os documentos de uma empresa são perdidos ou completamente arquivados incorretamente.

Pelo contrário, o software de gestão de contratos armazena todos os contratos que uma empresa precisa em um local central. Por conseguinte, o acesso a cada contrato é concedido às partes interessadas apropriadas, o que significa que os documentos estão, mas acessíveis. 

6 – Aprovações automatizadas com assinaturas digitais

O uso de assinaturas digitais  permite o rápido processo de aprovação que reduz os tempos de ciclo do contrato, além de custos. Mais do que isso, as assinaturas eletrônicas eliminam o uso do papel.

Ao usar uma solução automatizada, você garante um processo contínuo que pode ser feito eletronicamente e ajuda a determinar os fluxos de trabalho da sua equipe. 

Por fim, um dos principais benefícios da solução CLM (Contract Lifecycle Management) é que ela fornece às partes interessadas maior percepção do processo de contratação e uma análise mais abrangente das suas transações imobiliárias. 

Gostou deste conteúdo? Confira também o artigo 5 benefícios da gestão de contratos para o setor imobiliário. 

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