6 benefícios de gerenciar contratos e documentos na nuvem [uma nova forma de trabalhar]

Você já teve problemas porque não conseguiu encontrar o contrato que precisava?

Se você ainda experimenta esse tipo de contratempo, é muito provável que ainda esteja fazendo negócios no papel.

Embora você não esteja sozinho, nos últimos anos, um número crescente de empresas vem trabalhando com contratos digitais.

E espera-se que o número de contratos digitais ou eletrônicos cresça rapidamente, principalmente pela introdução do sistema para gerenciar contratos na nuvem.

Aqui, vamos apresentar para você o que é e quais os benefícios do gerenciamento de documentos na nuvem.

O que é um sistema de gestão de contratos baseado em nuvem?

“Nuvem” é um termo geral para serviços fornecidos online e todos os softwares que podem ser usados ​​na Internet.

Serviços gratuitos como o Gmail, assim como o Office 365 que é pago são exemplos de serviços baseados na nuvem.

Ao contrário dos sistemas convencionais de TI, os sistemas baseados em nuvem não exigem que o software seja instalado em um servidor ou computador pessoal.

Tudo que você precisa é um ambiente online para usar o serviço e um computador ou dispositivo designado para começar o a usar o aplicativo imediatamente.

Igualmente, uma ferramenta de automação para contratos e documentos jurídicos permite o gerenciamento centralizado na nuvem.

Quais as principais vantagens da gestão de contratos na nuvem?

Em todas as empresas, a gestão do conteúdo do contrato é necessária para compreender com precisão o prazo do contrato e o tempo de renovação.

Assim como a capacidade de tomar as medidas adequadas relacionadas à papelada associada à renovação e obter informações com alguma margem da expiração do contrato .

Para isso, é necessário gerenciar o período do contrato e o status de desempenho do conteúdo para realizar atividades corporativas planeadas e vantajosas.

É exatamente aqui que o sistema de gerenciamento de contratos tem vários méritos comerciais, como:

  •  Ferramentas que facilitam a criação de contratos com dados eletrônicos
  •  Gerenciamento de contratos em um banco de dados central
  • Alertas automáticos para datas e marcos críticos do contrato
  • Compartilhamento seguro de documentos

Portanto, quando se trata da introdução de um sistema de gestão de contratos, o trabalho contratual que costuma demorar uma semana pode ser reduzido para apenas um dia e os contratos necessários podem ser encontrados rapidamente e não há perda de tempo.

Principais diferenciais de um sistema de contratos na nuvem: 

  1. Informatização e gestão de documentos, etc.
  2. Pesquisa e navegação fácil
  3. Fluxos de Trabalho

Parece ótimo, não? Se você se manteve interessado até aqui, continue lendo e veja quais são os 7 principais benefícios de mudar para uma gestão totalmente online de seus contratos. 

1. Mobilidade: usar o sistema fora da empresa

Uma característica dos serviços em nuvem é que os usuários podem usar o sistema em um navegador da web e não necessariamente no ambiente interno.

Ou seja, se você tiver uma conexão com a Internet, não importa se você está dentro ou fora da empresa.

E com uma política de segurança adequada, o sistema de gerenciamento de contratos pode ser acesso de qualquer lugar, colaborando para promover o trabalho remoto.

Portanto, não importa qual dispositivo acessa o sistema de gerenciamento de documentos, você pode usar o sistema  em sua área de trabalho no escritório, em seu laptop em trânsito ou em seu tablet em casa.

Por exemplo, os vendedores que saem com frequência podem acessar o sistema interno de gerenciamento de contratos a qualquer momento, para recuperar e salvar documentos e propostas de vendas contendo informações do cliente a qualquer hora e em qualquer lugar.

Além disso, alguns softwares são disponibilizados como aplicativos para smartphones, o que facilita o uso em qualquer dispositivo.

2. Redução da carga e operação do sistema

Depois que um software é instalado, sempre é necessária a manutenção do sistema, como verificar o status operacional do servidor e monitorar o desempenho do programa.

Esses requisitos operacionais demandam altos recursos de gerenciamento e custos de mão de obra.

Mas quando isto se torna um serviço baseado em nuvem, o fornecedor do software fará a operação do sistema, de forma que a empresa usuária não precisará estar envolvida nestas tarefas.

Portanto, a carga de operação do sistema é reduzida e o sistema de gerenciamento de contratos pode ser introduzido  com custos mais baixos.

3. Garantia de segurança

Como a maioria das operações de sistemas de gerenciamento de contratos baseados em nuvem são realizadas pelos provedores de serviços, isso significa que a segurança também dependerá do provedor.

De fato, algumas pessoas ainda se perguntam se os serviços em nuvem que armazenam dados na internet são realmente seguros.

Então, os serviços em nuvem que lidam com dados importantes do cliente atendem os requisitos de segurança?

De maneira geral, a resposta é sim. Visto que o provedor de serviços constrói um sistema de segurança robusto para lidar com os dados de terceiros.

4. Redução dos custos de instalação do sistema

Os serviços baseados em nuvem, na maioria dos casos, não têm custos iniciais. Muitos serviços podem ser usados ​​imediatamente se você tiver um ambiente online e um computador pessoal, e o sistema de gerenciamento de contratos não é exceção.

Você contrata o serviço, inicializa-o para uso interno e implementa assim que um teste de curto prazo for concluído.

Já a implantação de um sistema de gerenciamento de documentos no local envolve uma variedade de tarefas que exigem mão de obra e custos de suporte, além de custos de licença para usar o software.

Entre essas operações, estão:

  • Servidor
  • Armazenamento
  • Manutenção de rede
  • Instalação de software
  • Ajuste de desempenho
  • Inicialização e teste operacional para instalar o software.

Em vista disso, o custo de implantação de um sistema de gerenciamento de contratos na nuvem pode ser reduzido significativamente, tornando-o uma boa escolha também para pequenas e médias empresas, que podem usufruir dos mesmos requisitos de funcionalidade e segurança das grandes empresas.

5. Armazenamento expandido

Outra vantagem dos serviços em nuvem é que o armazenamento pode ser expandido com muita facilidade e rapidez.

Não importa quantos contratos sua empresa precisa gerenciar, visto que na maioria dos casos a capacidade aumenta ano a ano, portanto, é possível expandir o armazenamento de acordo com a necessidade da organização.

De modo geral, se a empresa usuária comunicar ao provedor que precisa aumentar o armazenamento, isso será feito  automaticamente, sem a exigência de comprar um novo servidor.

6. Planejamento do custo mensal/anual

A maioria dos serviços baseados em nuvem são basicamente pré-pagos. Os custos mensais (anuais) são determinados de acordo com o número de usuários e planos.

Portanto, existe a vantagem de que os custos mensais (anuais) podem ser fixos e fica mais fácil fazer um plano de orçamento.

Além disso, ao contrário do ambiente local, não há custos operacionais, o que torna o cálculo das despesas muito mais fácil.

Então, ficou com vontade de converter o seu sistema de gerenciamento de contratos para a nuvem?  O que você acha de começar agendando uma demonstração da solução Juridoc?

Clique no botão  e aproveite esta oportunidade. Você pode mudar o seu sistema hoje mesmo : )

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