Gestão de contratos – como enfrentar os 5 maiores desafios

Na era da digitalização, tudo deveria ser mais fácil e conveniente. Mas nem sempre essa é a realidade.

Os processos relacionados a contratos, por exemplo, costumam ser complicados. Ainda há muito papel, muito esforço e tempo perdido.

Na maioria das empresas, ainda existem muitas questões que precisam ser resolvidas como compartilhamento de informações, restrições de acesso e gerenciamento de datas de expiração.

Se você lida com contratos e enfrenta essas dificuldades diariamente, vamos apresentar aqui as medidas para operar sem problemas as principais tarefas do gerenciamento e aumentar a sua eficiência.

Sua gestão de contratos está no limite?

O gerenciamento de contratos é uma variedade de processos realizados durante o período de cumprimento do contrato, desde a solicitação até a conclusão do contrato.

Em vista disso, é uma tarefa extremamente importante que implementa vários procedimentos relacionados a contratos.

Os principais elementos deste processo são: 

  • Criação de contratos
  • Conformidade do conteúdo
  • Relato do status do desempenho
  • Cronograma do trabalho
  • Obrigações a serem entregues
  • Requisitos de  aprovação e revisão
  • Assinatura e arquivamento
  • Renovação do contrato

Entretanto, você pode estar se sentindo limitado em seu gerenciamento, porque:  

  • Não consegue encontrar imediatamente o contrato que procura
  • A gestão de prazos não é completa
  • Há omissões no procedimento de renovação
  • As informações não são compartilhadas ou utilizadas por estarem em papel
  • O gerenciamento envolve altos custos e muito tempo dos colaboradores

Se você considera que esses problemas fazem parte do dia a dia da sua empresa, continue lendo para descobrir como solucioná-los.

Desafio 1: Encontrar contratos facilmente

Na maioria das empresas, os funcionários não têm acesso ou pesquisam em diretórios errados. Se os contratos são gerenciados separadamente para cada departamento, leva-se muito tempo e esforço para encontrar o contrato e, na pior das hipóteses, ele poderá nem mesmo ser encontrado. 

  Principalmente em função dos seguintes problemas:

  • Local de armazenamento
  • Inconsistência na classificação temática dos contratos
  • Funções para pesquisa indisponíveis

Esses problemas são facilmente ratificados por alguns estudos realizados, como uma pesquisa da IDC  que descobriu que em processos de contratos baseados em papel, os funcionários gastam até 35-50% do seu tempo procurando informações devido a falta de armazenamento central e organizado.

A solução: funções de pesquisa

Para que um contrato seja facilmente encontrado e uma melhor capacidade de pesquisa, o sistema precisa oferecer armazenamento central e acessível a todos.

Neste sentido, o software de gerenciamento de contratos oferece a função de pesquisa para a localização rápida do contrato e com controle de versão.

Como funciona: 

Dependendo do sistema, a capacidade de localização não limita-se somente ao documento em si, mas também a parte de um conteúdo que o usuário deseja consultar.

Ou seja, é possível pesquisar não apenas por pesquisa de texto, mas também por condições específicas, o que torna a capacidade de encontrar contratos uma das funções mais importantes da gestão digital.

Desafio 2: Controle de prazos

Muitas vezes, os colaboradores responsáveis pela gestão de contratos ficam sobrecarregados com as operações do dia-a-dia e se esquecem de renovar um contrato com um cliente.

E quando não há controle de prazos, a chance de renegociar contratos é perdida, o que pode gerar custos desnecessários.

Por outro lado, um contrato que está expirando é sempre uma oportunidade de negociação. Ou seja, sem uma função de lembrete, as renovações são rapidamente esquecidas.

A Solução: gerenciamento de prazo/notificação

O aviso de prazos de expiração é uma função-chave do software de gerenciamento de contratos.

Uma solução inteligente não só avisa sobre vencimento de prazos, mas também pode ser configurado de tal forma que, dependendo do contrato ou tipo de contrato, seja definido quem deve ser avisado.

Como funciona: 

Por exemplo, com a função de avisar por e-mail ou alertar na hora de renovar seu contrato, você pode definir livremente o contrato, como renovação ou cancelamento automático.

O número de notificações, condições, data e hora, etc. podem ser personalizados de acordo com o tipo de negócio.

Por fim, as notificações podem ser definidas para departamentos específicos ou funcionários individuais, além de  aprovadores e pessoas responsáveis.

Desafio 3: Compartilhamento de informações

No caso do gerenciamento de contratos de vendas, além das equipes que negociam diretamente com parceiros de negócios, é necessária a confirmação e aprovação dos detalhes do contrato, procedimentos de liquidação, etc.

Portanto, os departamentos administrativos e financeiros também criam os contratos. Essa situação faz com que os contratos fiquem espalhados por toda a empresa.

Neste cenário, os funcionários dos diferentes departamentos envolvidos no contrato enfrentam dificuldades em partilhar as informações necessárias quando necessário.

Solução: configuração de fluxos de trabalho de aprovação

Com o sistema de gerenciamento de contratos, é muito mais fácil gerenciar contratos e documentos relacionados de forma centralizada e compartilhar documentos com várias pessoas.

Além disso, podem ser concedidos direitos de visualização para que os envolvidos no processo possam trabalhar de forma uniforme.

As equipes mesmo não estando presentes no mesmo local podem renovar automaticamente o contrato e compartilhar informações do contrato de forma mais segura e tranquila.

Como funciona: 

Ao criar um workflow, o usuário é informado automaticamente sobre a próxima etapa do trabalho e os processos do contrato são otimizados para uma colaboração mais eficaz.

Todas as alterações em um contrato são exibidas imediatamente no painel para que cada funcionário esteja sempre atualizado com as informações mais recentes e mantenha-se atualizado o tempo todo.

Em resumo, quando um contrato precisa ser revisado ou as informações de um novo acordo aprovadas, um fluxo de trabalho de aprovação padroniza o processo e praticamente trabalha para você.

Desafio 4: Proteção contra acesso não autorizado

Em tese, os dados do contrato são confidenciais. Portanto, é essencial que as empresas protejam essas informações de acessos não autorizados.

Mas a maioria das organizações ainda enfrentam muitos riscos associados à gestão da informação, visto que em um processo manual é um grande desafio impedir o acesso não autorizado ou definir restrições de acesso.

Logo, se o contrato for gerenciado em papel, existe o risco de vazamento de informações devido a perda, roubo ou visualização por terceiros.

Solução: Gerenciamento de acesso

Um sistema de gestão de contratos permite que as empresas usem procedimentos de autorização para definir qual funcionário tem acesso e a quais arquivos.

A ferramenta de autorização integrada ajuda a definir funções de usuário e regras para lidar com documentos de contrato.

Em um sistema inteligente, por exemplo, os tipos de contrato e fluxos de trabalho fornecidos podem ser adaptados individualmente.

Como funciona:

É possível padronizar as regras para uma ampla variedade de documentos, controle de acesso eficiente e protocolos transparentes ao longo do ciclo de vida.

Para cada tipo de contrato (ou para contratos individuais), ao configurar o sistema, existe a possibilidade de definir qual departamento ou grupo de pessoas tem acesso de leitura ou escrita aos documentos.

O sistema permite definir permissões detalhadas conforme necessário, como visualização, edição e aprovação de contratos. Como resultado, a divisão de tarefas torna-se precisa e os contratos podem ser gerenciados com segurança.

Desafio 5: Otimização de tempo e custo

Todos sabem que o processamento de contratos  em papel é demorado e caro e há custos e carga operacional que podem ser reduzidos e automatizados para processos mais escaláveis e seguros.

Pesquisas apontam que ao produzir manualmente apenas três documentos por semana, por exemplo, um advogado sênior poderia estar desperdiçando US $ 1.350 por mês em tempo de cobrança perdido versus o uso de automação.

Solução: automação e armazenamento sem papel

Um sistema especializado na gestão e operação de contratos e realiza a gestão centralizada de todas as informações contratuais.

Se o gerenciamento de contratos for feito de maneira adequada, mesmo no caso improvável de problemas, você pode economizar o trabalho e o tempo de procurar o contrato desejado, agilizar a resposta e melhorar a eficiência.

Como funciona:

Ao digitalizar contratos com o sistema baseado em nuvem, o espaço de armazenamento pode ser reduzido.

Mesmo que aumente o número de contratos, não é mais necessário ter um espaço especial para o arquivamento de contratos, o que leva ao uso eficaz do espaço dos escritórios.

Além disso, a tecnologia sem papel elimina muitos custos relacionados à matéria-prima, além da redução efetiva da utilização dos custos de mão de obra.

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