Neste artigo, vamos mostrar como a gestão de contratos online ou digital ajuda a gerenciar todos os contratos e documentos relevantes de maneira fácil, rápida e segura.

Você poderá ver como os contratos podem ser gerenciados com segurança e eficiência ao longo de todo o ciclo de vida. Isso vai desde a criação (automatizada) de contratos, passando por modelos, até a aprovação e renovação do contrato. E através da gestão, incluindo arquivamento, monitoramento de prazos e relatórios.

Também vamos mostrar como a gestão descentralizada podem causar 5 problemas típicos que levam a um processo inconsistente.

Acompanhe.

[toc]

5 problemas típicos da gestão de contratos

Os contratos são documentos que exigem muito esforço para serem criados, organizados e monitorados. E isso se torna ainda mais complexo, à medida que as diretrizes legais e os requisitos de conformidade estão se tornando cada vez mais exigentes.

Diante disso, os responsáveis pelos contratos corporativos que ainda precisam lidar com arquivos impressos, programas de planilha, como o Excel, se deparam com problemas significativos, em função da falta de processos padronizados e a propensão a erros.

Por outro lado, o armazenamento físico também pode ser muito problemático. Os processos baseados em papel não requerem apenas um arquivo físico, que geralmente ocupa muito espaço, mas o gerenciamento de tais arquivos é desafiador, trabalhoso e requer muito tempo e recursos para se manter sob controle.

Estes desafios estruturais costumam criam 5 problemas típicos nas empresas, que veremos abaixo.

Problema 1: Consome muito tempo

O gerenciamento manual de contratos nas empresas consome muito tempo e muitos recursos.

Quando não visibilidade  geral dos contratos, termos e prazos, os funcionários têm que fazer pesquisas extensas em diferentes lugares.

Problema 2: Controle insuficiente, falta de conformidade

No contexto das auditorias de risco e conformidade, todas as etapas dos processos de contrato devem ser rastreáveis e as mudanças e decisões devem ser documentadas e verificáveis ​​- mesmo depois de anos.

Sem uma visão geral e rastreabilidade, não há prevenção ativa de risco e conformidade legal.

E somente a gestão digital de contratos pode satisfazer requisitos como processamento sistemático, monitoramento, avaliação e arquivamento.

Problema 3: Altos custos

Os funcionários e departamentos costumam não ter acesso direto e atualizado dos documentos e contratos. Logo não conseguem reconhecer prazos em tempo e cumpri-los

Por exemplo, isso significa que os contratos com fornecedores podem ser automaticamente estendidos, mesmo se não forem mais ideais para a situação atual.

Problema 4: Datas e prazos relevantes perdidos

A falta de transparência significa que datas e prazos relevantes são perdidos. Isso pode invalidar reclamações de garantia ou taxas extras.

Esse problema causa prorrogação indesejada de contrato e custos associados.

Problema 5: Riscos desnecessários

Devido à falta de transparência, o departamento jurídico e a gestão de riscos não conseguem apoiar as negociações dos contratos de forma significativa e os negócios podem resultar em litígios desnecessários.

Agora veja como a gestão de contratos online tenta neutralizar os problemas citados acima.

Solução online para todos os problemas

As empresas podem economizar muito tempo e dinheiro implementando uma solução digital para o gerenciamento de contratos.

Com a ajuda do software, todos os contratos podem ser salvos em um local central e criar um banco de dados facilmente pesquisável.

Por outro lado, as soluções de software também incluem funções de pesquisa que os usuários podem usar para pesquisar contratos específicos.

Isso torna muito mais fácil encontrar os respectivos contratos.

Os benefícios comerciais do gerenciamento digital de contratos: 

Benefício 1. Informações centralizadas

Graças ao arquivamento centralizado em toda a empresa, o gerenciamento de contratos digitais agrupa todos os contratos com informações de contexto relevantes.

Todas os dados armazenadas em um único lugar e não são distribuídas por sistemas diferentes. Os funcionários da empresa têm uma melhor base de informações e podem acessar contratos entre departamentos.

Em última análise, isso aumenta a velocidade dos processos de trabalho. As empresas, por exemplo, podem reagir de forma mais ágil e flexível aos requisitos e dúvidas dos clientes

Benefício 2. Controle de custos

Muitos contratos são renovados automaticamente se não forem rescindidos no prazo devido.

Com uma solução digital, os prazos e condições contratuais são transparentes em todos os momentos. Os funcionários são automaticamente lembrados de revisar, aprovar e cancelar contratos.

Benefício 3. Transparência

A gestão digital de contratos arquiva todo o histórico do contrato, incluindo a correspondência e todas as notas de arquivo, em formato à prova de auditoria.

Isso cria um maior nível de segurança nas questões jurídicas, pois as empresas podem comprovar a qualquer momento que estão cumprindo corretamente os contratos, negociações e decisões tomadas.

Benefício 4. Otimização de processos

A gestão digital de contratos facilita a elaboração de relatórios de avaliação de negócios, o que resulta indiretamente em vantagens de custos.

Visto que permite que você obtenha um melhor planejamento de liquidez e otimize seus processos com mais eficácia.

Benefício 5. Minimização de erros

A digitalização dos contratos evita o caos nos arquivos, pastas e caixas de correio, assim contratos incompletos.  os prazos não reconhecidos em tempo ou não cumpridos.

Para além disso, alivia o dia-a-dia dos negócios e ajuda a avaliar corretamente o valor, os riscos e as oportunidades dos contratos.

Por que você deve digitalizar a sua gestão de contratos?

A gestão de contratos é uma função central da sua empresa, que abrange questões operacionais e jurídicas e apoia todas as relações comerciais essenciais – de clientes e fornecedores a parceiros, funcionários e fornecedores.

No entanto, em muitas empresas esse gerenciamento continua sendo uma tarefa manual, baseada em papel que exige muita mão de obra e é ineficiente.

Quando as empresas digitalizam seus processos, elas identificam:

• Redução de custos e aumento da eficiência [66%]
• Minimização de erros e atrasos desnecessários [39%]
• Redução da quantidade de papel no processo [30%]

Portanto, será cada vez mais importante o gerenciamento inteligente e útil de contratos, como uma solução completa que ofereça os recursos certos para romper com as práticas ultrapassadas de gerenciar seus contratos.

E a razão para isso é óbvia: trabalhar digitalmente economiza tempo e dinheiro. Para saber mais, agende uma demonstração.

[:]

Artigos que possam ser de seu interesse

Como definir o capital social da sua empresa?

O capital social é um instrumento fundamental para o nascimento e a vida de sua empresa! Ele serve ao mesmo Leia mais

Como se tornar empresário sem ter sócios no Brasil ?

Você quer empreender sem se associar, mas não sabe ainda qual o modelo de empresa escolher ? Apresentamos neste artigo Leia mais