Neste artigo, analisamos como o processo e as ferramentas corretas de revisão de contratos podem reduzir os riscos e acelerar o ciclo sem o aumento de recursos.

Por que a revisão de contratos é um processo demorado?

Todos sabem que uma revisão detalhada de qualquer contrato é importante antes que uma organização assine e aceite os termos de um acordo, direitos e obrigações. E que toda a revisão tem como objetivo reduzir o risco legal do contrato. 

Em vista disso, o processo de revisão pode exigir horas de trabalho, visto que é uma atividade comum e necessária para a maioria das atividades. Muitos colaboradores de diversos setores passam horas e horas examinando propostas de vendas, contratos, faturas, etc.

Esse esforço é quase sempre entediante e demorado. Uma empresa leva em média leva 8 semanas ou mais para desenvolver e executar um novo contrato. E grande parte deste tempo é dedicado à revisão. 

Entretanto com o processo e as ferramentas corretas de revisão de contratos,  é possível reduzir os riscos e acelerar o ciclo de contratos. 

[Ao automatizar o fluxo de trabalho, a revisão legal de contratos e os tempos de aprovação, muitas empresas conseguir  reduzir pela metade o ciclo do contrato.]

De modo geral, os gargalos de revisão e aprovação de contratos legais costumam enfraquecer a produtividade das empresas. Além de ocasionar custos extras em função da má gestão de contratos.

Segundo a Forbes,  60% dos contratos com fornecedores são renovados sem o conhecimento dos compradores, porque eles esquecem de rescindir. E este é só um exemplo de pequenas omissões que podem resultar em sérias perdas de lucro.

Se você também acha que a revisão de contratos é um processo que precisa ser mais produtivo, acompanhe este artigo e veja gerenciar riscos, reduzir a sua carga de trabalho e fazer mais transações de negócios sem comprometer a qualidade. 

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Riscos comuns do contrato

De certo, se você administra uma empresa, você costuma trocar contratos o tempo todo. São contratos com seus clientes, parceiros de negócios, funcionários, fornecedores, fabricantes , entre outros.

A cada assinatura, você cria obrigações juridicamente vinculativas para os seus negócios. Para cada contrato, é preciso determinar se os termos do contrato são claros, justos e adaptados às necessidades específicas de sua empresa.

Aqui estão algumas das informações que precisam de atenção em uma revisão: 

• Marcos e cronogramas
• Obrigações e termos
• Prazos de conformidade
• Vencimentos e renovações

A revisão dos itens citados acima garantem que as partes entendam e identifiquem quaisquer riscos e problemas legais que possam estar contidos no contrato.

Entretanto, a revisão não é tão simples assim. Pelo contrário, os responsáveis pela gestão de contratos  lidam com vários desafios cotidianos.

Entre os quais se destacam:

• Diversas versões de um mesmo documento.
• Aprovações lentas
• Vaivém de documentos por emails
• Falta de visibilidade
• Muitas pessoas envolvidas no processo

E as lacunas no processo de revisão são responsáveis por diversos riscos, porque os contratos passam metodicamente por  ciclos de vida.  E cada estágio possui uma ou mais partes interessadas que revisam, aprovam ou concluem uma tarefa. 

Para saber mais sobre o ciclo de vida do contrato, confira este artigo também: Conheça as 9 etapas do ciclo de vida do contrato.

Como cada etapa exige uma ação diferente, os riscos podem ser difíceis de identificar e eliminar, quando existem falhas na comunicação e poucos ou nenhum recurso de automação. 

Aqui estão os riscos mais comuns do contrato: 

• Riscos de segurança –  estão relacionados a confidencialidade e a segurança das informações do documento. 
• Riscos de responsabilidade – obrigações,  garantias, disputas e litígios, violação de propriedade intelectual.
• Riscos de conformidade – conformidade com as regulamentações e responsabilidades legais (privacidade de dados).
• Riscos de receita – qualquer risco que podem levar a discordâncias de pagamento. 
• Risco de execução do contrato: termos, obrigações e pagamentos difíceis de ser cumpridos 

Qual a melhor forma de revisar contratos e eliminar riscos?

Em princípio, a racionalização do processo de aprovação do contrato envolve a identificação de possíveis áreas problemáticas que podem ocasionar operações lentas. 

Diante disso, manter os contratos organizados em um local seguro e usar modelos de qualidade são alguns dos primeiros passos para revisar contratos de forma mais produtiva e sem erros.

Aqui estão alguns passos para uma revisão eficaz:

• Reunir todos os seus contratos em um repositório central
• Manter o controle de versões
• Manter uma trilha de auditoria de todas as atividades do contrato
• Melhorar a comunicação e a colaboração 
• Dispor de todas as discussões, listas de tarefas, aprovações e alterações visíveis 
• Usar ferramentas para comentários em tempo real, sugestões e discussões interativas
• Manter relatórios e análises pós-assinatura

Conforme os passos listados acima, pode-se observar a importância de uma ferramenta automatizada para gerenciar contratos e mantê-los todos em um único local. 

Como a automação ajuda na eficiência e no fluxo de trabalho?

Ao usar uma ferramenta de gestão e colaboração de documentos como a Juridoc, evitam-se as armadilhas falta de visibilidade e tarefas manuais.

A plataforma para gestão de contratos monitora cada item de ação durante o ciclo de vida do contrato. Da mesma forma todas as revisões necessárias de qualquer parte são aplicadas automaticamente.

Esses recursos ajudam no controle de versão e acelera o processo de aprovação de contratos em geral.  Além disso, os benefícios de ter todos os documentos em um local central permitem que cada aprovador os receba em tempo hábil e saiba que todas as revisões já foram aplicadas. 

O sistema evita a necessidade de pesquisar incessantemente arquivos e utilizar a versão incorreta de um contrato.
Ao mesmo tempo, evita-se riscos desnecessários que podem ser facilitados pelo acesso indevido.

Aqui estão algumas coisas que um software de gestão de contratos pode oferecer: 

• Acesso centralizado e atualizado
• Contratos ativos disponíveis qualquer momento
• Permissões granulares de usuário 
• Atividade contratual visível que revela cada mudança
• Responsabilidade pelas atualizações e aprovações do contrato
• Comunicação e colaboração simplificada
• Ferramentas para organizar e categorizar os documentos
• Recursos de pesquisa para encontrar rapidamente um documento 

Com os benefícios listados, as empresas têm a oportunidade de acelerar a revisão e, por conseguinte, gerar economia e melhorar a lucratividade.

Mas sem a automação, a carga manual para categorizar contratos, monitorar marcos importantes acabam com a produtividade.

Algumas estatísticas interessantes que enfatizam tudo que analisamos até aqui: 

• A gestão ineficaz dos contratos de fornecedores pode causar 17 % a 40 % de vazamento de receita. [Fonte: KPMG Research]
• 60% dos litígios corporativos estão relacionados a disputas contratuais. [Fonte: Aberdeen Group]
• 77% das empresas geralmente sofrem com o escopo e as metas quando a gestão de contratos é desestruturada. [IACCM]
• Depois de adotar tecnologias como o software de gestão de contratos, as empresas podem aprimorar a eficiência em até 80%. [IACCM]
• Processos de contratação ineficientes podem custar às empresas 9,2% da receita de uma companhia. [IACCM]

Diante destes dados, é muito fácil perceber como a automação de revisão de contratos está mudando a maneira como as equipes trabalham. Além de impactar na receita das empresas.

Graças ao fato de que a tecnologia pode reduzir drasticamente o tempo e o esforço necessários para revisar contratos, reduzindo o tempo de pesquisa, o caos de lidar com a papelada e maximizar o valor de cada acordo.

Ainda em relação aos negócios, plataforma de gestão de documentos:

• Melhora a qualidade do serviço prestada
• Permite que os profissionais passem mais tempo em outras áreas importantes
• Reduzir a carga de trabalho
• Fazer transações mais rapidamente
• Gerenciar riscos de forma consistente

Conclusão

Para reduzir o risco legal do contrato, você não precisa mais horas de trabalho. Automatizar a revisão de contrato  economiza até 90% do tempo e custo desta operação, permitindo que as equipes se concentrem no trabalho estratégico.

Os escritórios de advocacia podem fornecer consultoria mais rápida e abrangente sobre os projetos de análise e revisão de contratos.

Já as equipes de vendas podem acessar automaticamente os principais pontos para encontrar praticamente qualquer informação de contrato relevante para seus negócios.

Por fim, a cada revisão todas as organizações podem garantir que seus compromissos com novos fornecedores, colaboradores e clientes sejam cumpridos, assim como avaliar o que não é mais relevante.

Para se concentrar em questões importantes e fechar negócios mais rapidamente, tudo sem comprometer a qualidade.

Para saber mais sobre a plataforma Juridoc e como sua empresa pode se beneficiar do software de gestão de contratos, visite www.juridoc.com.br.

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