Como fazer uma boa gestão de contratos: guia definitivo [edição 2021]

Reunimos neste guia todas as informações do nosso principal e-book para você descobrir como fazer uma boa gestão de contratos e dominar o processo de criação, negociação e assinatura destes acordos. 

Gestão de contratos: o guia definitivo

Este conteúdo abordará tudo o que você precisa saber para fazer uma boa gestão de contratos.

Primeiro, você vai para você aprender o que é gestão de contratos. 

Logo após, você vai entender quais os principais desafios de gerenciar contratos e conhecer melhores práticas para  fazer uma gestão de contratos eficiente. 

Por fim, poderá mergulhar nos recursos e benefícios do software de gestão de contatos para descobrir como: 

  • Acelerar o ciclo de vida do contrato
  • Aumentar a produtividade
  • Gerenciar riscos e custos
  • Cumprir facilmente prazos e obrigações

Inicie agora sua jornada pelo gerenciamento de contratos : )

O que é gestão de contratos?

Gestão de contratos é o processo de gerenciar a criação, execução e análise de contratos para maximizar o desempenho operacional e financeiro de uma organização.

No entanto, mesmo que 80% das transações de uma empresa dependam da assinatura de um contrato, na maioria das vezes, os principais fatores de sucesso para uma boa gestão ainda são negligenciados. 

Um dos principais motivos para isso é o tempo e atenção que esses documentos exigem para serem criados e revisados, além da exigência de ter controle sobre obrigações e datas cruciais, como renovações e expirações do contrato. 

[Uma pesquisa da IACCM aponta que mais de 9% da receita de uma empresa pode ser perdida devido a má gestão de contratos.]

Sem dúvidas, gerenciar contratos é uma tarefa que exige uma grande dedicação de tempo, recursos financeiros e de pessoal.

Mesmo quando as equipes se esforçam para adequar a gestão, há sempre algum contratempos difícil de contornar. Mas a boa notícia, é que existe uma solução para cada um dos problemas que você e sua equipe podem estar enfrentando. 

Dito isso, vamos relacionar alguns desafios que podem estar afetando a sua gestão.

Principais desafios da gestão de contratos

Em média, uma empresa demora de 20 a 30 dias para criar, negociar e finalizar um contrato, de acordo com a Aberdeen Research.

Ao relacionar o dado acima com a quantidade de documentos e dados que as empresas lidam atualmente, pode se ter uma ideia do tempo e custos que envolvem cada assinatura de um contrato.

Mas esse é apenas um dos problemas iniciais, visto que depois as empresas lidam com dificuldades para arquivar e acessar dados importantes no meio da papelada. Além de perdem prazos e descumprem obrigações por falta de visibilidade. 

[Parte desses problemas se devem ao fato muitas empresas estarem presas a sistemas obsoletos, impressões em papel, envio de documentos importantes por e-mail e arquivos desconectados] 

Por isso, grande parte do segredo de fazer uma boa gestão de contratos é diagnosticar os obstáculos que fazem sua empresa perder receita. Confira na lista a seguir, 5 pontos prejudiciais. 

5 pontos que podem estar prejudicando a sua gestão

#1. Sua empresa enfrenta riscos financeiros constantes relacionados a ambiguidade nos contratos e falta de conformidade. 

#2. A falta de gerenciamento prejudica a sua capacidade de entregar seus serviços e /ou fornecer produtos a seus clientes. 

#3. Os problemas com litígios impactam diretamente no sucesso e nos lucros de uma empresa. 

#4. A falta de monitoramento contínuo e regular de cada contrato impede as equipes de alcançar o nível de eficiência apropriada. 

#5. Processos manuais e ineficientes resultam em negociações demoradas e refletem diretamente na receita da empresa. 

 Dados relacionados aos pontos citados:

  • 77% das empresas geralmente sofrem com o escopo e as metas quando a gestão de contratos é desestruturada.
  • 48% das empresas têm desafios relacionados às alterações de preços e prazos de entrega.
  • 55% das empresas experimentam problemas com  as responsabilidades contratuais quando falta organização.
  • 92% dos funcionários ainda revisam e colaboram em documentos por email.
  • Os trabalhadores gastam em média 50% do tempo criando e preparando documentos.

Fonte: IACCM e PDF em Nitro

Como fazer uma boa gestão de contratos?

A única saída para o grande número de contratos que as empresas, mesmo as pequenas e médias, enfrentam atualmente, é investir na automação.

A automação é a forma mais simples e econômica de buscar a eficiência sem dispersar tempo e dinheiro. 

[Estudos mostram que as empresas perdem entre cinco a quarenta por cento do valor de um negócio devido a processos ineficientes de contrato.]

Hoje, existem soluções para gerenciar o do ciclo de vida do contrato que se utilizam de tecnologia avançada não somente para criar, assinar e armazenar esses documentos. 

Mas também para rastrear dados do contrato e ajudar as empresas a tomarem decisões mais rápidas e acertadas ao negociarem novos acordos. 

10 principais aspectos que definem uma boa gestão de contratos: 

  • Eficiência em todo o processo que pode ser medida por maior lucratividade;
  • Eliminação de processos manuais e armazenamento físico;
  • Redução do tempo que os colaboradores passam revisando e renovando contratos;
  • Mais visibilidade e controle do progresso e status dos processos;  
  • Os dados obtidos por meio de análises e relatórios ajudam na prestação de contas;
  • Manutenção de contratos por períodos mais longos;  
  • Evita a falta de responsabilidade das partes envolvidas no acordo. 
  • Oferece maior segurança em relação ao cumprimento dos prazos acordados; 
  • Permite a prevenção de riscos;
  • Decisões baseadas em dados e análises.

Agora que você já sabe o que é uma boa gestão de contratos, vamos fazer um rápido resumo das melhores práticas que devem ser aplicadas para conquistar todos os pontos acima. 

Resumo das melhores práticas aplicadas à gestão de contratos

Integrar técnicas e estratégias voltadas para inovação e economia. Dessa forma, sua empresa estará gerenciando de forma produtiva seus contratos ativos, sem sobrecarregar os colaboradores. 

Ter todas as suas informações em um local seguro elimina o trabalho manual demorado, como arquivar e recuperar documentos.

⇒ Conectar as equipes com o objetivo de discutir e revisar os contratos em andamento para atender às obrigações de forma online de qualquer lugar. 

Combinar tecnologias de informação, incluindo a captura inteligente e gerenciamento de  conteúdo. 

⇒ Manter pessoas, processos e documentos em um só lugar para garantir que as mudanças sejam bem gerenciadas. 

Reduzir o consumo de papel e o impacto ambiental por meio de uma plataforma de gerenciamento de ciclo de vida de contrato.

Funcionalidades e recursos do software de gestão de contratos

O software de gestão de contratos, também conhecido como solução Contract Lifecycle Management (CLM) é um aplicativo projetado para resolver os principais problemas do processo de contratação. 

Além de receita direta e benefícios de custo, o software ajuda as equipes a economizarem tempo com a atividades operacionais e cortar os ciclos de contratação pela metade. 

[Com a implementação de uma solução, segundo a Aberdeen Research, os custos administrativos associados aos contratos são reduzidos de 25% a 30%.] 

Reduzir o tempo gasto na revisão de contratos e na sua assinatura, através do uso de um sistema de gestão de contratos, pode reduzir significativamente custos associados e aumentar a receita. 


24% ⇔  Redução de Custos    34% ⇔ Aumento da Receita 14% ⇔ Redução de Riscos 


Aqui está a lista dos motivos mais citados por quem já utiliza essa solução: 

  • Qualidade do contrato;
  • Simplificação do processo de negociação;
  • Aprovações mais rápidas;
  • Capacidade de pesquisar dados arquivados instantaneamente,
  • Armazenamento em nuvem e centralizado; 
  • Controle completo de gerenciamento;
  •  Maior conformidade;
  •  Acessibilidade e colaboração em equipe.

Parece mágica, não? Mas isso é possível porque cada recurso do software de gestão de contratos foi projetado para resolver um problema.

De fato, é surpreendente a forma como essa tecnologia tem simplificado a complexidade de gerenciar contratos. E para mostrar exatamente como isso acontece, vamos publicar a seguir um diagrama das principais etapas do ciclo do ciclo de vida do contrato. 

As etapas do ciclo de vida do contrato 

Cada contrato tem um ciclo de vida. Da elaboração até expirar, o gerenciamento de contratos costuma passar por 9 estágios. Essas etapas podem ser facilmente gerenciadas quando o processo é automatizado.

 

 

As interrupções ou falta de digitalização durante as etapas apresentadas no diagrama acima podem trazer problemas ao longo de todo o processo do contrato:

  • Durante a criação manual de contratos em papel, o conteúdo padrão pode ser comumente esquecido ou usado de forma incorreta.
  • A comunicação por correio interno ou e-mail é insegura e ineficiente.
  • Prazos e obrigações podem ser facilmente descumpridos.
  • O arquivamento de documentos em papel torna a busca de contratos e a pesquisa uma tarefa demorada e complicada.
  • O processamento de contratos em papel está sujeito a erros difíceis de rastrear ou controlar.

Recursos do software para gerenciar cada etapa

Usar um sistema completo para ajudar em sua gestão significa, sobretudo, que não será mais necessário folhear as páginas dos contratos para encontrar suas opções de rescisão, condições de pagamento, duração de preço fixo, entre outras informações.

Ou seja, vai sobrar muito tempo que antes era dedicado a vasculhar planilhas e arquivos. Além é claro de reduzir  impressões, custos com revisão jurídica e disputas relacionadas aos riscos dos contratos.

E, claro, você vai contar com um banco de dados totalmente organizado e poderá tomar decisões mais inteligentes.

Listagem dos principais recursos: 

1. Ferramentas para a redação mais rápida de contratos editor rico de autoria e formatação de contratos

2. Alertas automatizados  recursos que permitem configurar alertas com base em qualquer campo de dados capturado no contrato.

3. Recursos para controle de alterações e controle de versão → funções de segurança personalizadas que permitem configurar o acesso e as permissões de usuários.

4. Fluxos trabalho de aprovação recursos de controle de alterações, versão automática, recursos de colaboração, como comentários e bate-papo.

5. Repositório para centralizar seus dados armazenamento centralizado de todos os documentos.

6. Painéis e relatórios visibilidade em todo o escopo de seus processos de contrato.

7. Assinaturas eletrônicas seguras e protegidas assinaturas digitais juridicamente vinculativas.

Por que usar um software de gestão de contratos?

O software de gestão de contratos é uma solução moderna que já atende um número crescente de clientes na maioria dos setores.

E  cada vez mais as empresas sentem a necessidade de garantir que estão gerenciando adequadamente o contrato durante toda a sua vida útil para não perder receita.

Antes de mais nada, aqui estão mais algumas estatísticas convincentes sobre gestão de contratos:

  • 60 a 80% das transações comerciais são regidas por contratos ou acordos. – Gartner
  • A maioria das organizações possui 20.000 a 40.000 contratos. – Price Waterhouse Coopers
  • Mais de 10% de todos os contratos executados são perdidos. – Faulkner

Portanto, o uso das ferramentas adequadas para rastrear e monitorar contratos afetará sua empresa de maneira positiva e fará uma grande diferença no gerenciamento de relacionamentos e gastos com seus fornecedores, clientes e colaboradores.

As razões mais importantes pelas quais você deve considerar utilizar uma ferramenta de gestão de contratos em sua empresa:

  • As datas de vencimento do contrato são sempre conhecidas;
  • O arquivo online substitui a documentação física;
  • Os contratos estão sempre disponíveis em qualquer lugar;
  • A organização economiza muito tempo e esforço;
  • Facilidade para elaborar propostas e documentos; 
  • Documentos dinâmicos e atualizados sempre disponíveis; 
  • Visibilidade completa em todo o processo, incluindo o tipo de contrato, status ou equipe;
  • Trilha de auditoria completa de alterações realizadas no documento;
  • Total controle e colaboração em todo o ciclo de vida do contrato;  
  • Relatório de dados para acompanhamento e tomada de decisões;
  • Garantia de conformidade no conteúdo do contrato;
  • Redução da quantidade de tempo que uma equipe gasta redigindo e gerenciando contratos;
  • Elimina-se erros e dados desatualizados na documentação;
  • Compartilhamento seguro de arquivos/documentos. 

Bônus – Dicas finais para alcançar seus objetivos

1. Documente a conformidade do contrato e os problemas de desempenho quando o contratado não for capaz de realizar o que foi acordado; 

2. Comunique-se regularmente com o contratado para identificar os problemas em tempo hábil. 

3. Esteja pronto para resolver problemas e chegar a um acordo, em vez de buscar soluções legais. 

4. Lembre-se que o gerenciamento da documentação é especialmente importante em casos de litígios.

5. Construa contratos que tenham disposições sobre alterações antecipadas, tais como preços de contrato, tempo de execução, extensão e renovações, ou outros termos considerados apropriados.

6. Registre  todos os problemas que causam o mau desempenho de seus contratos.

 7. Identifique meios flexíveis para resolver disputas como resolução informal de disputas por meio de colaboração e negociação, resolução alternativa de disputa ou ainda danos liquidados.

8. Acompanhe a vida do contrato, incluindo o histórico do contrato desde o estágio de planejamento até a conclusão do contrato.

9. Revise consistentemente o desempenho do contratado e avalie desafios, riscos e também os sucessos. desafios e os sucessos são etapas recomendadas.

 10. Considere como bem-sucedido um contrato quando todas as obrigações foram cumpridas, incluindo a conclusão de todas as tarefas legais, administrativas e gerenciais. 

Importante: Faça sempre uma lista de verificação de término do contrato para ser usada durante a revisão final com o objetivo de garantir que todas as etapas necessárias no processo de encerramento sejam concluídas.

Descubra mais sobre essas práticas e todos os benefícios do software de gestão de contratos e dicas exclusivas, fazendo o download do material completo.

E se você gostou deste conteúdo, não deixe de compartilhar! Com certeza, muitas pessoas vão ficar felizes ao descobrir que podem resolver todos os seus problemas relacionados a contratos com apenas alguns cliques : )

Related Post
2021: comece a gerenciar contratos preparado para o futuro

As empresas que desejam sobreviver no mercado não podem mais evitar um moderno sistema de gerenciamento de contratos e documentos. Leia mais

Gestão de contratos – como enfrentar os 5 maiores desafios

Na era da digitalização, tudo deveria ser mais fácil e conveniente. Mas nem sempre essa é a realidade. Os processos Leia mais

  • Readers Rating
  • Rated 4.8 stars
    4.8 / 5 (2 )
  • Your Rating


No Comments

Post A Comment