Reunimos uma lista abrangente de perguntas que você poderá responder sobre seus negócios para avaliar os seus recursos atuais de gestão de contratos.

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Você consegue responder essas 15 perguntas sobre os seus contratos?

Como está o seu método atual de gerenciamento de contratos? Respondendo as perguntas abaixo, você poderá avaliar melhor os seus processos e identificar as principais lacunas que estão afetando os seus negócios.

Se você tem conhecimento das respostas da lista de perguntas que vamos relacionar aqui, isso significa que você está agregando valor aos seus contratos e faz uso de um processo otimizado.

Caso contrário, está na hora de analisar melhor como a sua empresa deseja melhorar seus processos internos de contração para crescer sem riscos. Dito isto, seguem às questões.

1 – Quantos contratos sua empresa tem e qual o valor total desses contratos?

2 – Quais sãos os seus principais contratos  por valor / unidade de negócios / geografia?

3 – Quem é o responsável interno de todos os contratos?

4 – Existem contratos atualmente em aberto para serem assinados?

5 – Quais contratos serão renovados na próxima semana / mês / trimestre / ano?

6 – Quais processos precisam ser implementados para garantir que a empresa está  pronta para essas renovações e quando?

7 – Sua empresa corre o risco de perder renovações específicas?

8 – Existem contratos confidenciais em sua empresa e quem tem acesso para visualizá-los? 

9 – Quem tem controle sobre o acesso a contratos?

10 – Quais são as obrigações específicas contidas em cada contrato para ambas as partes e essas obrigações estão sendo cumpridas? 

11 – Sua empresa tem vários fornecedores que fornecem os mesmos bens ou serviços a preços diferentes?

12 –  Seus contratos estão em conformidade com as políticas do seu setor e com alguma nova legislação (por exemplo, LGPD?

13 – Os documentos são recebidos e armazenados de forma segura?

14 – Quanto tempo leva para assinar um contrato? 

15 – Você tem uma estratégia de gerenciamento de contratos?

Agora que já fizemos 15 perguntas para você, vamos mostrar a forma mais fácil de responder essas questões. Confira!

Como responder todas as perguntas que fizemos no início deste artigo?

Para todas as empresas, gerenciar contratos é uma tarefa bastante crítica e desafiadora. Até mesmo pergunta simples sobre datas de vencimento do contrato ou o localização da versão mais recente de um contrato podem ser difíceis de responder quando não há a implementação de uma solução baseada em tecnologia.

Alguns estudos de empresas e instituições do setor apontam várias falhas na gestão manual que tornam as empresas ineficientes em seus processos de negociação e contratação, sem que elas percebam.

Aqui estão alguns números para você tirar suas próprias conclusões:

• 7% a 10% de todos os documentos da empresa são perdidos ou completamente arquivados incorretamente. (Apptus)
• Processos de contratação ineficientes podem custar às empresas 9,2% de sua receita. (IACCM)
• 51% dos executivos e gerentes dos EUA de departamentos de vendas, RH, compras e jurídico citaram dificuldade em obter status e visibilidade no processo de documentos. (Adobe)
• 26% dos executivos e gerentes dos EUA de departamentos de vendas, RH, compras e jurídico afirmam que obter documentos revisados ​​e aprovados leva muito tempo. (Adobe)
• As empresas americanas gastam mais de US $ 120 bilhões anualmente em documentos em papel, embora a maioria desses formulários em papel esteja desatualizada em três meses. (UpState)
• 77% das empresas geralmente sofrem com o escopo e as metas quando a gestão de contratos é desestruturada. (IACCM)
• 55% experimentam problemas com as responsabilidades contratuais quando falta organização. (IACCM)
• 48% das empresas têm desafios relacionados às alterações de preços e prazos de entrega. (IACCM)

As estatísticas apontadas acima mostram o quanto as empresas lutam para identificar e resolver suas dores relacionadas a contratos. Entretanto, para maximizar a eficiência do fluxo de trabalho, muitas organizações começaram a usar softwares de gerenciamento de contratos.

Os mais avançados sistemas para gerenciar contratos são chamados de Software para Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato (CLM). A sigla CLM origina-se da nomenclatura em inglês Contract Lifecycle Management.

Essa ferramenta aprimora o gerenciamento de todos os contratos, além de melhorar seu rastreamento e negociação. Para as empresas e equipes de compras e vendas em geral,  ajuda a reduzir o risco da cadeia de suprimentos e garante a conformidade em todas as etapas do relacionamento de fornecimento.

Já para os advogados e departamentos jurídicos, essa solução ajuda a armazenar os dados do contrato, aumentar a capacidade de colaboração, oferecendo economia de tempo e custo, assim como melhora capacidade de tomada de decisão.

A mesma solução pode ser ainda utilizada pelos departamentos de Recursos Humanos,que colhem benefícios durante todo o processo de contração, treinamento e ao logo de toda a jornada do trabalhador.

Para obter mais informações sobre gerenciamento de contratos, leia também estes artigos relacionados: 

• Gestão de contratos: o que é, principais etapas do processo e benefícios
• Como escolher o melhor software de gestão de contratos para a sua empresa?
• 10 principais funcionalidades de um software de gestão de contratos 

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