Neste artigo, abordamos as melhores práticas para as 9 etapas do ciclo de vida do contrato.

Gerenciamento do ciclo de vida do contrato

Uma organização só pode extrair todo o potencial de seus contratos se esses documentos forem gerenciados ativamente. Entretanto, mesmo para uma empresa de médio porte, rastrear e gerenciar seus principais contratos manualmente ou mesmo em uma planilha do Excel, pode ser uma dor de cabeça.

Portanto, o objetivo de um processo estruturado de contratação é criar valor comercial e mitigar os riscos para o seu negócio, além de visar a produtividade e vazamento de receita.

Caso contrário, os contratos geralmente falham em atingir seus objetivos de reduzir os custos e limitar os riscos legais e de conformidade.

Por isso, quando se fala em gerenciamento eficaz de contratos não podemos pensar apenas no desenvolvimento de acordos e a assinatura deles, mas sim em uma série de ações que devem ser priorizadas desde os primeiros estágios do ciclo de vida destes documentos. 

Para identificar as melhores práticas, é útil dividir o ciclo de vida em fases e considerar como os desafios apresentados por cada cada etapa podem ser administradas com mais eficiência.

Os estágios do ciclo de vida do contrato

Etapa 1: Solicitação

Quando iniciam as discussões para fechar um acordo com um potencial parceiro de negócios, inicia o processo de preparação do contrato. Este é o momento de se concentrar nas razões do contrato.

Aqui está uma lista de tarefas que você deve concluir nesta primeira etapa: 

• Identifique as necessidades do parceiro ou fornecedor.
• Entenda o histórico do contrato e o relacionamento comercial.
• Estabeleça as metas do projeto, negócio ou transação proposta.
• Identifique e defina expectativas.
• Identifique, defina e descreva os termos para mitigar os riscos.
• Especifique as ações que ambas as partes precisam executar para cumprir o contrato

Etapa 2: Criação

Assim que os motivos para a criação de um contrato estejam totalmente estabelecidos, é hora de começar a redigir o documento.  Nesta etapa, os sistemas automatizados de gerenciamento de contratos  ajudam na linguagem, cláusulas, termos e condições pré-aprovados, sempre incluídos em todos os contratos, que aceleram os processos contratuais e reduzem o trabalho administrativo exigido pelo departamento jurídico.

Aqui estão as práticas recomendadas para a criação:

• O rascunho deve ser baseado nas informações de solicitação do contrato.
• O rascunho deve incluir todos os documentos relacionados necessários para cumprir o contrato, como cláusulas, termos e condições.
• Deve ser usada uma redação clara e específica para evitar ambiguidade ou mal-entendido.

Etapa 3: Negociação

A terceira etapa engloba a negociação para detalhar os termos e cláusulas do contrato. É aqui que ambas as partes devem se concentrar em documentar todas as alterações no contrato para obter um contrato final ou documento de comum acordo para aprovação formal.

Aqui estão algumas práticas para a fase de negociação:

• Revise os comentários sobre o rascunho, comparando versões e identificando as discrepâncias que requerem negociação.
• Negocie os termos e condições, determinando o que é aceitável para ambas as partes.
• Documente todas as alterações no contrato.
• Finalize as alterações, geralmente através de uma folha de termos ou carta de entendimento para garantir que todos aprovem os termos e condições antes de assinar o contrato final.

Etapa 4: Aprovação

Depois que todos concordarem com os termos do contrato, você poderá obter as aprovações finais.

Melhores práticas na etapa de aprovação:

• Verifique se você identificou quem precisa revisar o contrato.
• Tenha políticas e procedimentos para confirmar o processo de aprovação.
• Configure tarefas de aprovação e as listas de verificação ajudam a preparar o fechamento da transação.
• Mantenha registros de todos os fluxos de trabalho de pré-fechamento, reunião, memorandos e aprovação.

Etapa 5 – Execução

O contrato entra em vigor com essas assinaturas. Você pode simplificar o processo de assinatura com assinaturas eletrônicas, o que permitirá que você se mova mais rapidamente, acelerando negociações e receitas.

Etapa 7: Gerenciamento das Obrigações 

Depois que todos assinam o contrato, todas as partes precisam cumprir aos termos e condições do contrato. O não cumprimento de quaisquer medidas de desempenho, pagamento ou relatório pode violar o contrato e resultar em passivos ou rescisão do contrato.

Por isso, durante todo o ciclo de vida do contrato, você deve garantir: 

• O gerenciamento de obrigações ou gerenciamento de compromissos.
• Estar atento a quaisquer sinais de não conformidade, incluindo problemas de qualidade.

Etapa 8: Relatório e auditoria

Relatórios e auditorias ajudam a monitorar o andamento de um contrato e alertam sobre possíveis problemas de conformidade.

A dica é manter arquivos digitais e armazenamento em nuvem em um banco de dados para pesquisa. Assim fica mais fácil para você saber o que precisa rastrear e quando precisa de informações.

Etapa 9: Revisão e Alteração

Você pode usar as informações em seus relatórios para revisar seu progresso e identificar se você precisa fazer alterações no contrato.

Aqui estão algumas boas práticas para essa etapa:

• Se você conta com a ajuda da tecnologia, certifique-se de definir alertas antes que o contrato expire.
• Após relatórios de desempenho, você terá mais poder de decisão para considerar deixar o contrato expirar e encerrar o relacionamento ou partir para uma renovação.

A dica é confiar nos relatórios de desempenho para identificar as melhores oportunidades de negócios – e receita – que retornam ao ciclo de vendas.

Sabemos que o gerenciamento de contratos pode ser uma tarefa demorada, mas quando gerenciado adequadamente, pode ser uma das áreas mais lucrativas para construir relacionamentos comerciais e gerar receita.

Para saber mais como podemos ajudá-lo, envie um e-mail para hello@juridoc.com.br ou faça o seu cadastro na nossa plataforma. 

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