Manter seus contatos organizados pode ajudar a melhor de forma significativa a produtividade em seu escritório de advocacia. Tudo o que você precisa é de processos documentados e ajuda da tecnologia.

Como manter os contratos organizados em seu escritório de advocacia?

Nos escritórios de advocacia, quando se trata de contratos a organização é de grande importância para uma gestão eficiente. E também para tornar você e a sua equipe mais produtiva.

De modo geral, os contratos são documentos que agregam várias páginas e também têm vários documentos anexados. E para cada contrato há informações e prazos importantes que precisam ser cumpridos.

Logo, o modo como um escritório cria, revisa e gerencia seus contratos vai influenciar diretamente no desempenho da organização como um todo. Ou seja, organizar seus contratos – mesmo que pareça algo tão básico – pode trazer diversos benefícios.

Acesso fácil e de qualquer lugar aos dados do contrato, visibilidade das alterações, documentos sempre atualizados e melhoras para as práticas de criação, revisão e gestão mesmo após as assinaturas.

Aqui estão seis dicas para ajudar a garantir que seu escritório de advocacia tenha um repositório de contratos bem organizado.

1. Armazene todos os seus contratos em um local central

O primeiro passo para os escritórios de advocacia manterem seus contratos organizados é contar com um sistema central de armazenamento.

Com um sistema centralizado, você poderá manter seus dados e documentos seguros, organizados pelo cliente e acessíveis rapidamente.

Atualmente, todo o escritório pode por soluções acessíveis baseadas na nuvem, mais rápidas e seguras de usar do que os discos rígidos tradicionais ou redes inseguras de compartilhamento de arquivos.

Toda e qualquer empresa deve evitar o armazenamento de informações de contato em vários locais, especialmente escritórios de advocacia.

Vale notar que os melhores sistemas de gerenciamento de contatos acompanham todo o seu histórico de comunicação com um cliente e também permitem configurações de permissão que simplificam a garantia de acesso apenas às pessoas certas na sua empresa.

2 – Colete e simplifique a entrada de informações de seus clientes

A segunda dica é arquivar as informações de seus contatos o mais cedo possível. Com um sistema de gerenciamento  de relacionamento com clientes (CRM) , você pode armazenar informações para clientes e facilitar a entrada de informações.

Certifique-se de registrar sempre o nome, email, nome da empresa e número de telefone de um contato assim que tiver acesso a esses dados. Com campos de dados personalizados, como cargo ou tamanho da empresa, você garante todas as especificações de que sua empresa precisa para começar a criação correta de um documento.

Ao simplificar a entrada de informações, você não perde tempo com processos manuais e com erros relacionados aos dados dos seus clientes. 

Aliado a isso, tenha políticas e documentação claras em sua empresa. Práticas adequadas, com processos simples e com o menor número possível de etapas ajudam na organização.

Assim todos em uma equipe podem trabalhar seguindo as mesmas normas e práticas, visto que organização também depende de uma boa comunicação e alinhamento sobre o que fazer e como fazer as coisas, mesmo que sejam tarefas simples como arquivar dados de um cliente.

Também será importante estabelecer um esquema de nomeação de arquivos para os documentos carregados no sistema. Feito isso, basta seguir os protocolos de arquivamento designados para simplificar o salvamento e a localização de documentos.

3- Crie um sistema eficiente de pastas

Quer mais eficiência e rapidez, além de organização? Crie um sistema eficiente de pastas. De fato, isto vai ficar mais fácil depois de adotar um software de gestão de contratos jurídico.

Um sistema avançado pode ajudá-lo a organizar seus contratos com base nos clientes, no tipo de contrato ou no prazo do contrato.

Em alguns casos, você até poderá (se necessário) salvar um documento em mais de uma pasta para garantir que todos os dados relevantes estejam onde devem estar.

Da mesma forma, você poderá criar uma cópia principal e, em seguida, ter cópias adicionais somente leitura salvas em outro local. Por fim, quanto mais avançado for o sistema de pastas, mais fácil será manter seus contratos organizados.

4 – Controle compartilhamentos e acessos

Para manter a organização dos arquivos, uma dica é manter um compartilhamento seletivo. Por exemplo, o administrador pode conceder aos usuários individuais acesso a determinados dados e restringi-los de outros.

Para isso, é importante saber qual a função ou necessidade de cada membro da equipe para disponibilizar os acessos adequando para editar, imprimir, etc.

Essa prática que pode ser configurada facilmente quando há ferramentas de gestão de contratos disponíveis, ajuda a manter o repositório organizado, além de evita erros e alterações após a finalização de um documento.

5 – Descarte itens desatualizados

Quer evitar a desorganização em seu portfólio de contratos? Siga essa dica à risca: não hesite em descartar documentos desatualizados.

Não hesite em descartar itens que possam sobrecarregar o seu sistema. Exclua completamente tudo o que não será mais necessário.

Para facilitar, reserve uma pasta específica para versões antigas ou desatualizadas dos contratos e seus documentos relacionados.

Por conseguinte, agende limpezas regulares de dados. Você pode, por exemplo, organizar seus dados a cada bimestre, começando com a verificação de e-mails duplicados e versões de documentos incorretas ou desatualizadas.

6. Use a tecnologia para manter seus contatos organizados

Se você estiver usando muitas ferramentas sobrepostas, seu escritório de advocacia se tornará rapidamente ineficiente. Veja mais sobre isso, no artigo Por que você deve abandonar o Excel, SharePoint + Email para gerenciar dados do contrato?

Entretanto, o uso de algumas ferramentas bem escolhidas pode torná-lo mais produtivo e eficaz, principalmente se elas estiverem bem integradas. Utilizar, por exemplo, uma solução completa para gerenciamento de contratos integrada ao CRM que você já utiliza, pode aumentar até mesmo a lucratividade do seu escritório.

Além de pesquisas que apontam que as empresas que adotam a tecnologia para gerenciar seus contratos economizam até 2% de receita ao ano, um estudo do Aberdeen Group indica que as organizações do setor jurídico são capazes de reduzir o tempo de ciclo de criação e aprovação de contratos em 15% a 20% através do uso de um software que centralize os dados do contrato.

Por fim, esperamos que essas dicas ajudem você a aprimorar as estratégias de organização de seus documentos e aumentar a produtividade.

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