As obrigações contratuais são os compromissos legais que as partes assinantes precisam cumprir. E como você faz para não perdê-las?

Por que as obrigações contratuais são importantes? 

De modo geral, pode-se determinar se uma negociação está funcionando de acordo com os termos e condições mutuamente acordados, como marcos importantes de entrega, pagamento e muito mais.

Por exemplo, um contrato de vendas pode incluir obrigações de pagamento, entrega, qualidade das mercadorias, etc. E todas esses compromissos precisam ser cumpridos para obter o valor total de um acordo firmado. 

E é por meio do gerenciamento de obrigações que as organizações garantem que as partes contratantes cumpram os compromissos estabelecidos no contrato.

Entretanto, mesmo muitas empresas sabendo disso, a maioria dos documentos assinados acabam armazenados entre milhares de outros e muitas obrigações e responsabilidades ficam no esquecimento.

De fato, isso acontece porque é muito difícil gerenciar essas obrigações, principalmente quando as empresas confiam nos métodos manuais para armazenar dados do contrato. 

Ademais, os contratos geralmente contêm cláusulas de penalidade que precisam ser aplicadas sempre que obrigações específicas não são cumpridas por uma parte contratante.

Logo, a falta de gerenciamento adequado pode levar a perdas financeiras para uma organização, principalmente quando há um grande volume de contratos para acompanhar. 

E como o gerenciamento de obrigações contratuais não é algo que você faz uma vez e depois fica tranquilo, vamos mostrar neste artigo a forma mais fácil de nunca mais perder uma única obrigação em seus contratos.

O que ocorre quando há muitas obrigações contratuais para acompanhar?

Os gerentes de contratos ou gestores de setores jurídicos, de RH e vendas, entre outros profissionais e executivos, sabem que o contrato precisa ser executado continuamente, durante todo o ciclo de vida de cada contrato.

E acompanhar todas essas obrigações, sem nenhuma maneira de configurar alertas e lembretes, é um desafio constante. 

Para além disso, atualizar dados para marcos do contrato, cláusulas de penalidade e muito mais em planilhas é complicado e propenso a erros.

E mesmo que seja possível inserir todos os dados, pesquisá-los com eficiência ainda é um problema. Por outro lado, também pode existir falta clareza em relação à propriedade das obrigações de gerenciamento de obrigações contratuais para contratos específicos.

Como contornar esse problema com o software de gestão de contratos?

Os riscos envolvidos na falta de um prazo importante do contrato são reais e podem resultar em sanções financeiras, legais ou outras.

Neste sentido, o software de gestão de contratos oferece muitas opções e a flexibilidade para definir alertas únicos e baseados em regras para que você nunca perca nenhuma obrigação de contrato.

O sistema automatizado ajuda a gerenciar um número ilimitado de obrigações contratuais, oferecendo alertas configuráveis, lembretes. Além disso, o sistema serve também como um repositório seguro de todos os contratos e documentos e o controle se dá por meio de acesso definido pelo usuário.

Então, o primeiro passo para contornar esse problema é implementar um software de gestão de contratos e fazer ele funcionar para você. Basta configurar alertas para notificá-lo sobre as principais datas do contrato para que você nunca perca outra obrigação.

Você poderá configurar alertas automáticos com base em qualquer campo de data capturado no contrato, como  renovação ou vencimento, e o sistema enviará notificações para os destinatários designados. 

Aqui estão algumas formas que essa solução beneficia sua gestão de contratos: 

1 – Repositório central

Um repositório centralizado garante que todos os contratos e documentos de suporte sejam facilmente acessíveis. A pesquisa facilita a busca de qualquer contrato e a visualização dos dados de obrigação.

2 – Rastreamento no nível da cláusula

Toda cláusula que possui uma declaração de obrigação contratual pode ser capturada e elimina-se a necessidade de identificar obrigações página após página em um contrato.

3 – Integração com bancos de dados externos

A integração com bancos de dados e sistemas externos, como ferramentas de CRM, fornece uma visão holística do desempenho do contrato e seu impacto nos negócios. 

4 – Rastreamento de marcos de contrato

Marcos importantes de entrega, pagamento e muito mais podem ser facilmente rastreados, assim como cláusulas que preveem multas e penalidades.  

5 – Alertas e lembretes configuráveis

Alertas e lembretes configuráveis ​​sobre marcos de contrato futuros ou alcançados aumentam a visibilidade dos contratos.

Em resumo, a implantação da solução certa garante que as obrigações contratuais sejam gerenciadas com facilidade, o que, por sua vez, ajuda a obter o valor total de seus contratos e aumentar a lucratividade da sua empresa. 

Para obter mais informações sobre gerenciamento de contratos, entre em contato conosco pelo Chat. Teremos o maior prazer em responder às suas dúvidas e agendar uma demonstração grátis para você conhecer a solução para contratos da Juridoc.  

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